Définissez correctement la raison sociale de votre entreprise

Lors de la gestion de factures, chaque détail compte. Configurer correctement la raison sociale de votre entreprise garantit non seulement la validité légale et fiscale de vos documents, mais vous aide aussi à éviter des problèmes futurs avec l’administration fiscale, tout en apportant sérénité et conformité.
La bonne nouvelle, c’est que le système vous permet de créer et de gérer plusieurs raisons sociales facilement.

Qu’est-ce que la raison sociale

La raison sociale est le nom légal sous lequel votre entreprise est officiellement enregistrée et qui doit apparaître sur les factures émises en son nom.
Contrairement au nom commercial ou aux informations du propriétaire, la raison sociale est celle qui vous identifie auprès des autorités fiscales et figure sur tous les documents légaux et fiscaux.

Où trouver la raison sociale de l’entreprise

Vous pouvez accéder à la section Raison sociale et données de facturation depuis deux chemins différents :

Menu latéral → Configuration → Entreprise
Faites défiler jusqu’en bas de la page et ouvrez la section « Raison sociale et données de facturation ».
Menu latéral → Comptabilité → Facturation → Création et édition des données fiscales
Ce chemin vous conduit directement à la page de configuration de l’entreprise, où se trouve la section correspondante en bas de la page.

Comment créer une raison sociale

Pour créer une nouvelle raison sociale, allez dans la section Raison sociale et données de facturation sur la page de configuration de l’entreprise, puis cliquez sur le bouton « Nouveau ».

Lors de la création, portez une attention particulière aux champs suivants :

Raison sociale : indiquez le nom légal enregistré de l’entreprise.
Ce champ ne pourra plus être modifié après l’émission de la première facture.
Personne de contact : si vous disposez d’un représentant, vous pouvez ajouter ses informations dans ce champ.
CIF/NIF : saisissez le numéro d’identification fiscale associé à la raison sociale.
Une fois des factures émises, il ne pourra plus être modifié.
Adresse complète : veillez à bien la renseigner, car elle apparaîtra sur les factures et peut être obligatoire pour la facturation électronique.
Pays : détermine les taxes et types de TVA disponibles.
Par exemple, si vous sélectionnez l’Espagne, seuls les types de TVA espagnols apparaîtront dans les règles de facturation liées à cette raison sociale.
Raison sociale par défaut : si vous cochez cette option, la raison sociale sélectionnée sera automatiquement appliquée à toutes les nouvelles propriétés créées.

Séries et numérotation des documents

Vous pouvez également configurer les séries et la numérotation pour chaque type de document comptable disponible dans votre compte :

Vous pouvez créer autant de séries que nécessaire.
La numérotation se met à jour automatiquement en fonction du dernier document émis.
Vous pouvez personnaliser la numérotation initiale, à condition qu’aucun document n’ait encore été émis dans cette série.

Une fois qu’un document a été émis dans une série, il n’est plus possible de modifier sa numérotation ni de changer la série de ces documents existants.

Activer, bloquer ou supprimer des séries

Chaque série dispose d’un interrupteur (toggle) permettant d’activer ou de désactiver son utilisation.
Si aucun document n’a été émis dans une série, celle-ci peut être supprimée.
Une fois au moins un document émis, la série ne peut plus être supprimée, mais elle peut être bloquée.
Une série bloquée ne peut plus être utilisée pour émettre de nouveaux documents comptables.
Pour les contrats et les comptes rendus de gestion, il n’existe qu’une seule série (elle ne peut pas être activée ni désactivée).
Il doit toujours rester au moins une série active : il n’est pas possible de les bloquer toutes.

Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les entreprises, sauf celles disposant de la certification NF525, qui n’ont qu’une série unique.

Notes importantes

Vous pouvez créer autant de raisons sociales que nécessaire.
Il n’est pas possible de modifier le nom de la raison sociale, le CIF/NIF ni les séries de documents déjà émis.
Il n’est pas possible de supprimer une raison sociale si des factures ont déjà été émises avec celle-ci.
Si vous devez facturer au nom du propriétaire, vous devrez créer la dénomination sociale directement depuis sa fiche dans le système.

Erreurs fréquentes

Saisir incorrectement le CIF/NIF : il ne pourra plus être modifié après émission de factures.
Sélectionner le mauvais pays : cela entraînera l’affichage de types de TVA incorrects dans le système.
Oublier de définir une raison sociale par défaut, ce qui peut causer de la confusion lors de la création de nouvelles propriétés.
Ne pas inclure l’adresse complète, ce qui peut invalider des factures dans certains pays.

Foire aux questions

Puis-je avoir plusieurs raisons sociales dans mon compte ?

Oui. Vous pouvez en créer autant que nécessaire et choisir laquelle utiliser pour chaque propriété.

Que se passe-t-il si je dois changer le CIF/NIF d’une raison sociale ?

Vous ne pouvez le faire que avant d’émettre la première facture. Après cela, il ne sera plus modifiable. Vous devrez créer une nouvelle raison sociale avec le CIF/NIF correspondant.

Puis-je supprimer une raison sociale si des factures ont déjà été émises avec celle-ci ?

Non. Si des factures ont été émises, il n’est pas possible de la supprimer. Vous pouvez simplement cesser de l’utiliser.

Comment puis-je facturer au nom du propriétaire ?

Vous devez créer la raison sociale depuis la fiche du propriétaire dans le système.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de raison sociale par défaut dans mon compte ?

Les nouvelles propriétés seront associées à la raison sociale définie par défaut dans le compte.

Configurez correctement la raison sociale de votre entreprise et évitez les erreurs fiscales