Commencez dès maintenant à assurer la validité légale de vos factures

Lorsque vous gérez des factures au nom d'un propriétaire, chaque donnée doit être précise. Configurer correctement la raison sociale garantit que les documents ont une validité fiscale, évite les problèmes juridiques et apporte de la transparence tant au Property Manager (PM) qu'au propriétaire lui-même.

Qu'est-ce que la raison sociale d'un propriétaire ?

La raison sociale du propriétaire est le nom légal sous lequel les factures sont émises en son nom. Elle ne doit pas être confondue avec le nom commercial ni avec les données personnelles : c'est la dénomination qui identifie légalement les documents fiscaux émis pour ce propriétaire.

Si vous souhaitez configurer la raison sociale de votre entreprise (et pas seulement celle d'un propriétaire), consultez ce guide.

Où configurer la raison sociale d'un propriétaire

Il existe deux façons de créer ou d'assigner une raison sociale :

Depuis la fiche du propriétaire
- Dans la fiche, allez à la section « Données comptables ».
- Trouvez le champ « Raison sociale ».
- Si le propriétaire n'a pas de raison sociale créée, un lien « Nouveau » apparaîtra.
- En cliquant sur « Nouveau », vous serez dirigé vers la page de configuration pour créer la raison sociale du propriétaire.
Depuis la configuration de l'entreprise
- Allez à Configuration → Entreprise → Raison sociale et données de facturation.
- Dans la liste des raisons sociales, cliquez sur les trois points de l'élément souhaité.
- Sélectionnez « Assigner à propriétaire » et choisissez le propriétaire correspondant.

Attention aux détails

Chaque propriétaire ne peut avoir qu'une seule raison sociale assignée.
Une fois assignée, elle ne pourra pas être changée de propriétaire.

Comment créer une raison sociale (champs obligatoires)

Lors de la création d'une nouvelle raison sociale dans la fiche du propriétaire, complétez ces champs avec précision :

Raison sociale : nom légal enregistré.
- Ne peut pas être modifié après l'émission de factures.
CIF/NIF : numéro d'identification fiscale.
- Cette donnée est également définitive une fois les factures émises.
Adresse complète : apparaîtra sur les factures, elle doit donc être correctement rédigée.
Pays : crucial pour déterminer les taxes et les taux de TVA applicables.

Séries et numérotation des documents

Vous avez la possibilité de configurer des séries et une numérotation pour chaque type de document comptable :

Vous pouvez créer plusieurs séries selon vos besoins.
La numérotation se met à jour automatiquement avec chaque nouveau document.
Vous pouvez définir la numérotation initiale (seulement si aucun document n'a encore été émis dans cette série).
- Une fois les documents émis, la numérotation ne peut pas être modifiée ni la série changée.

Activer, bloquer ou supprimer des séries

Chaque série dispose d'un interrupteur pour l'activer ou la désactiver.
Si une série n'a pas de documents émis, elle peut être supprimée.
Si au moins un document existe dans la série, elle ne peut pas être supprimée, mais elle peut être bloquée.
Une série bloquée ne peut plus être utilisée pour émettre d'autres documents.
En ce qui concerne les mandats et les comptes rendus de gestion, il n'existe qu'une série unique (ne peut pas être activée ni désactivée).
Il est essentiel qu'il reste toujours au moins une série active : il n'est pas possible de toutes les bloquer.
Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les entreprises, sauf celles avec NF525, qui ne disposent que d'une série unique.

Où consulter les documents émis au nom du propriétaire

Tant les propriétaires que les gestionnaires peuvent consulter les factures émises au nom du propriétaire, bien que avec des permissions différentes :

Dans l'intranet du propriétaire
- Le propriétaire pourra voir et télécharger les factures émises en son nom (y compris les autofactures), s'il a activé la permission correspondante.
  Les permissions se gèrent depuis la configuration de facturation.
Dans le VRMS
- Accédez à Menu latéral → Comptabilité → Facturation → Documents comptables du propriétaire. Vous pourrez y voir :
  - Factures où le propriétaire est émetteur
  - Autofactures
    Cela offre une vision complète de toute la facturation du propriétaire.

Attention aux détails

Les propriétaires ne verront les factures que s'ils ont les permissions adéquates.
Dans le VRMS, toutes les factures seront toujours accessibles depuis le sous-module correspondant.
Chaque propriétaire ne peut avoir qu'une raison sociale assignée.
Il n'est pas possible de modifier la raison sociale, le CIF/NIF ni les séries de documents déjà émis.
Si un changement est nécessaire après l'émission de documents, il sera nécessaire de créer une nouvelle raison sociale.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si j'essaie de changer la raison sociale ou le CIF/NIF après avoir émis des factures ?

Il n'est pas possible de modifier ni la raison sociale ni le CIF/NIF une fois que des documents comptables ont été émis. Si vous avez besoin d'un changement, vous devrez créer une nouvelle raison sociale.

Puis-je supprimer une série de facturation qui a déjà des documents émis ?

Non. Une série ne peut être supprimée que si aucun document n'a été généré. Dans le cas contraire, elle ne peut être que bloquée pour ne plus être utilisée.

Quels sont les droits nécessaires pour qu'un propriétaire puisse consulter ses factures sur l'intranet ?

Le propriétaire pourra uniquement voir et télécharger les factures émises en son nom s'il a activé le droit correspondant dans la configuration de facturation.

Configurez la raison sociale de votre propriétaire et évitez les erreurs fiscales