Envoyez les informations requises de manière sécurisée et conforme à la loi

Si vous gérez des hébergements touristiques en Catalogne, la réglementation vous oblige à communiquer aux Mossos d'Esquadra les données de tous les voyageurs.
Depuis le VRMS, vous pouvez effectuer cette exportation de manière rapide, sûre et en conformité avec le Décret Royal 933/2021, qui fixe les champs obligatoires et le format d’envoi.

Avantages du module

Exportations sécurisées : le système ne génère que les données en attente et évite les doublons.
Contrôle des erreurs : il vous avertit des informations manquantes ou incorrectes avant l’exportation.
Historique disponible : consultez à tout moment les exportations déjà réalisées.
Gestion flexible : vous pouvez annuler une exportation et la régénérer.
Conformité légale actualisée : le module est adapté au Décret Royal 933/2021, incluant tous les champs requis.

Important : ce module s’applique uniquement aux entreprises possédant des hébergements situés en Catalogne. Pour le reste du territoire espagnol, il faut utiliser l’exportation Hospedajes (SES.Hospedajes).

Données requises par les Mossos d'Esquadra

Selon l’Annexe I du Décret Royal 933/2021, les Mossos exigent les données suivantes pour chaque voyageur :
Nom*
Premier prénom*
Deuxième prénom* (obligatoire si le voyageur est de nationalité espagnole)
Sexe*
Numéro du document d’identité*
Numéro de support du document* (obligatoire pour DNI ou NIE)
Type de document (DNI, passeport, TIE)*
Nationalité*
Date de naissance*
Lieu de résidence habituelle : adresse complète*, localité* et pays*
Téléphone fixe
Téléphone portable*
Adresse e-mail*
Lien de parenté entre voyageurs (obligatoire si l’un d’eux est mineur)

Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

Comment accéder à l’exportation

Dans le menu latéral du VRMS, allez à Rapports → Exportations et sélectionnez « Exportation aux Mossos d'Esquadra ».

Générez l’exportation étape par étape

1. Configurez les données d’exportation

Avant la première exportation, allez dans Configuration → Modifier et saisissez :

Le code d’entité émettrice et le nom de l’établissement, fournis par les Mossos.

Si vous ne disposez pas encore de ce code, demandez-le au commissariat de votre localité.

Dans le champ Code de l’entité émettrice, vous devez saisir l’ID policier de l’établissement enregistré auprès des Mossos. Cette information doit être indiquée aussi bien dans la configuration par défaut que dans la configuration personnalisée, si celle-ci est utilisée.

Les champs Utilisateur et Mot de passe correspondent aux identifiants d’enregistrement de l’entreprise ou de l’établissement auprès des Mossos.

Modalités d’exportation

Groupée : un seul code d’entité pour tous les hébergements (option par défaut).
Individuelle : un code d’entité différent pour chaque hébergement (à configurer dans le bloc « Personnalisé »).

Le système prend uniquement en charge les exportations de type 1 et 2 : les fichiers générés commencent donc par le chiffre 1 (données de l’établissement), puis continuent par le chiffre 2 (données des voyageurs).

2. Envoyez les données au moment approprié

Il existe deux types d’exportations obligatoires :

Enregistrement de réservations
- S’envoie lorsqu’une réservation passe à l’état Réservation ou Payé.
- Inclut uniquement les données du titulaire de la réservation.
- Doit être envoyé dans un délai maximum de 24 heures après la confirmation.
- L’envoi des données aux Mossos s’effectue manuellement.
  Pour cela, vous devez accéder à la liste des Exportations ou créer une nouvelle exportation depuis l’exportateur. À partir de là, vous pourrez générer le fichier correspondant, le télécharger, puis le téléverser manuellement dans le système des Mossos.
Fiche de voyageurs (contrats en cours)
- S’envoie à partir de la date du check-in.
- Inclut les données de tous les occupants de la réservation.
- Doit être envoyé dans un délai maximum de 24 heures après l’arrivée.
- Ce processus est semi-automatique.
  Vous devez d’abord générer l’exportation correspondante. Ensuite, depuis la Réservation elle-même, accédez à l’onglet Check-in Online. À partir de la date d’arrivée de la réservation, vous pourrez envoyer l’exportation directement aux Mossos.

Le VRMS n’envoie pas automatiquement les informations : vous devez effectuer manuellement l’envoi de l’enregistrement de réservations et l’envoi semi-automatique de la fiche de voyageurs.

3. Vérifiez les données incluses dans l’exportation

Voyageurs de plus de 14 ans : tous les champs requis par les Mossos sont inclus.

Voyageurs de moins de 14 ans : seuls les champs suivants sont exportés :

Premier prénom
Nom
Sexe
Date de naissance
Pays ou nationalité
Date d’arrivée

4. Activez l’envoi semi-automatique avec le Check-in Online

Si vous avez activé le module Check-in Online, vous pouvez permettre l’envoi semi-automatique de la fiche de voyageurs :

Depuis la fiche de réservation, en un seul clic, vous envoyez les données directement aux Mossos.
Il n’est pas nécessaire de télécharger ou de téléverser manuellement les fichiers.

Pour l’activer, accédez au module Check-in Online et, dans le bloc Envoi semi-automatique aux Forces de Sécurité, activez l’option correspondante.

5. Consultez l’historique des exportations

Dans Exportations réalisées, vous pouvez :

Consulter toutes les exportations générées.
Annuler une exportation : les enregistrements seront marqués comme non exportés et inclus dans la prochaine exportation.

6. Gérez les erreurs avant de finaliser l’exportation

Le système vérifie automatiquement les données avant de compléter une exportation et vous avertit en cas d’informations manquantes ou de formats incorrects.

Depuis l’écran d’erreur, vous pouvez accéder directement à l’enregistrement concerné et le corriger immédiatement.

Bonnes pratiques

Configurez correctement tous vos hébergements dès le départ (codes et noms).
Vérifiez régulièrement l’historique des exportations et annulez celles contenant des erreurs pour les renvoyer manuellement.
Activez le Check-in Online pour simplifier l’envoi aux Mossos.

En suivant ces étapes, vos exportations seront toujours à jour, sans doublons et conformes à la réglementation en vigueur.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre la modalité groupée et la modalité individuelle ?

La modalité groupée utilise un seul code pour tous les hébergements, tandis que la modalité individuelle attribue un code distinct à chaque établissement.

Le VRMS envoie-t-il les données directement aux Mossos d'Esquadra ?

Non. Vous devez télécharger le fichier et le téléverser manuellement sur la plateforme des Mossos, sauf si vous avez activé le Check-in Online avec l’envoi semi-automatique.

Que puis-je faire si je me trompe lors d’une exportation ?

Vous pouvez l’annuler depuis l’historique. Les enregistrements seront marqués comme non exportés et inclus dans la prochaine exportation.

Que se passe-t-il pour les voyageurs de moins de 14 ans ?

Seuls les champs minimaux requis sont inclus : nom, premier prénom, sexe, date de naissance, pays ou nationalité, et date d’arrivée.

Comment se configure et comment fonctionne le champ « Compteur » ?

Le champ Compteur indique le nombre de fichiers ou d’Exportations déjà téléversés précédemment sur Mossos.

Pour le configurer correctement, vous devez saisir le numéro correspondant au dernier fichier / à la dernière exportation envoyé(e).

Par exemple, si 5 Exportations ont déjà été téléversées sur Mossos, vous devez indiquer le numéro 5 dans le champ Compteur.

Si aucune exportation n’a encore été téléversée, la valeur doit être 0.

Une fois configuré, chaque fois qu’une nouvelle exportation sera réalisée depuis Avantio, le compteur se mettra à jour automatiquement.

Quelle est la différence entre la configuration par défaut et la configuration personnalisée ?

La configuration par défaut est utilisée lorsque l’agence dispose d’une seule entité ou d’un seul établissement enregistré auprès des Mossos pour tous ses logements. Dans ce cas, il suffit de compléter uniquement le bloc de configuration par défaut.

La configuration personnalisée est utilisée lorsque l’agence dispose de plus d’une entité ou d’un établissement enregistré auprès des Mossos. Dans ce cas, il faut d’abord saisir les données d’une entité / d’un établissement dans la configuration par défaut, puis ajouter le reste des entités une par une dans les lignes de la configuration personnalisée.

Les données saisies dans le bloc par défaut sont choisies par le Property Manager. Habituellement, le premier établissement enregistré auprès des Mossos est utilisé comme configuration par défaut.

Exportez les données des voyageurs aux Mossos d'Esquadra depuis le VRMS