Optimisez vos processus d’arrivée et de départ
Un check-in bien organisé et un check-out clair font toute la différence dans l’expérience du voyageur. Ce module vous permet de configurer des instructions précises d’arrivée, de remise des clés et de départ pour chaque logement. Vous offrez ainsi une information complète à vos voyageurs et réduisez les doutes ou malentendus dans la communication.
Avantages de la configuration des règles de check-in et check-out
Facilite la communication avec le voyageur : tous les détails sont envoyés automatiquement.
Réduit les incidents et les questions répétitives.
Centralise les horaires, adresses et contacts en un seul endroit.
Garantit la cohérence sur l’ensemble de vos logements.
Que pouvez-vous définir dans les règles ?
Lors de la configuration du check-in et du check-out, vous pouvez indiquer :
Horaires du service client.
Horaires d’arrivée et pénalités en cas d’arrivée tardive.
Horaires de départ.
Langues disponibles.
Adresse d’arrivée ou de remise des clés.
Coordonnées de contact pour le jour d’arrivée.
Notes additionnelles (par exemple, taxe de séjour ou instructions particulières).
Étape par étape pour configurer le check-in et le check-out
1. Accédez au module et créez votre règle
Accédez à
VRMS → Logements → Check-in et check-out.Cliquez sur « Nouvelle instruction ».
2. Sélectionnez le mode de check-in
Choisissez parmi différentes options :
Réception (les clés se trouvent à la réception).
Personnel présentiel (quelqu’un accueillera le voyageur).
Code de porte.
Boîte de sécurité.
Instructions envoyées par e-mail.
Contact direct pour les instructions.
Autre méthode personnalisée.
Conseil utile
Utilisez des images claires du lieu de remise des clés (minimum 300 × 300 px et maximum 50 MB).
3. Configurez les horaires de service
Définissez des saisons avec date de début et de fin.
Il peut exister plusieurs saisons.
Définissez les horaires par jour de la semaine. Choisissez entre :
24 heures.
Ininterrompu (avec heure de début et de fin).
Fractionné (par exemple, matin et après-midi).
4. Définissez les horaires d’arrivée et de départ
Pour commencer, cliquez sur « Ajouter » à côté de Saisons.
Oui, il est possible de configurer par saison. Même si les horaires sont identiques toute l’année, assurez-vous de définir une saison du 1er janvier au 31 décembre.
Il existe trois types d’horaires au choix :
Horaire 24 heures.
Horaire ininterrompu (pour définir une plage horaire dans la journée).
Horaire fractionné.
L’horaire de départ et la pénalité pour arrivée tardive sont généraux pour chaque règle.
Attention aux détails
Booking.com, via Content API, ne permet qu’une seule saison d’horaire d’arrivée (par exemple : janvier–décembre, de 9 h à 18 h). Si vous utilisez plusieurs saisons dans VRMS, vous devrez reproduire la règle manuellement dans l’extranet de Booking.com.
5. Ajoutez des adresses alternatives
Vous pouvez enregistrer jusqu’à deux adresses supplémentaires pour la remise des clés (utile si vous utilisez un bureau central).
Données requises :
Nom de l’agence.
Pays, province et ville.
Adresse complète (type de voie, numéro, porte, étage et code postal).
Coordonnées GPS (latitude et longitude).
6. Complétez les données de contact
Indiquez la personne responsable, les langues dans lesquelles elle peut répondre, les e-mails et les numéros de téléphone (avec indicatif international).
Ces informations apparaissent également dans les modèles de confirmation envoyés au voyageur.
7. Ajoutez des informations supplémentaires
Comment s’y rendre : texte libre, visible uniquement sur les sites web (non sur les portails).
Notes additionnelles : instructions spéciales, taxe de séjour ou recommandations.
Langues : traduisez toujours dans toutes les langues que vous utilisez ; sinon, le champ apparaîtra vide pour le voyageur.
Bonnes pratiques
Traduisez toujours vos instructions dans toutes les langues que vous utilisez.
Joignez des images ou cartes pour aider le voyageur à trouver facilement l’emplacement.
Centralisez la remise des clés dans une règle par défaut si vous n’avez qu’un seul point de livraison.
Mettez à jour les notes lorsque les conditions locales changent (par exemple, taxe de séjour).
Avec un check-in et check-out bien configurés, vos voyageurs se sentiront accompagnés dès le premier instant et vous gagnerez en efficacité et en professionnalisme.
Foire aux questions
Puis-je configurer plusieurs points de remise des clés ?
Puis-je configurer plusieurs points de remise des clés ?
Oui. Vous pouvez définir une règle par défaut et, si besoin, plusieurs règles supplémentaires.
Que se passe-t-il si je ne traduis pas le texte des instructions ?
Que se passe-t-il si je ne traduis pas le texte des instructions ?
Le champ apparaîtra vide pour le voyageur dans cette langue, ce qui peut créer de la confusion.
Puis-je utiliser des images pour guider le voyageur lors du check-in ?
Puis-je utiliser des images pour guider le voyageur lors du check-in ?
Oui. Vous pouvez télécharger des images (maximum 50 MB), fortement recommandées pour indiquer les accès ou emplacements.
Comment les horaires configurés affectent-ils Booking.com ?
Comment les horaires configurés affectent-ils Booking.com ?
Booking.com ne permet qu’une seule saison d’arrivée via Content API. Pour des horaires plus complexes, vous devrez les configurer manuellement dans son Extranet.