Gérez vos communications avec les propriétaires rapidement et depuis un seul endroit
Le système Avantio permet plusieurs modes de communication centralisée avec vos propriétaires. Vous pouvez imprimer, télécharger ou envoyer par e-mail les contrats et documents de règlement directement depuis le VRMS, sans avoir recours à des outils externes.
Il est également possible d’accorder au propriétaire un accès direct à ses documents de règlements et factures depuis son extranet propriétaire, à condition que les autorisations nécessaires aient été activées. Nous recommandons vivement cette option pour gagner du temps et renforcer la transparence.
Contrats
Si vous le souhaitez, vous pouvez imprimer ou télécharger le contrat d’un propriétaire au format PDF afin de l’envoyer en pièce jointe par e-mail.
Chemin d’accès : VRMS → Propriétaires → Contrats → Liste des contrats
Recherchez le contrat souhaité et cliquez dessus pour l’ouvrir.
Depuis le contrat, cliquez sur « Actions », puis sélectionnez « Voir le document ».
Dans le document ouvert, choisissez l’une des options suivantes :
« Imprimer » pour générer une copie papier.
« Télécharger en PDF » pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur et l’envoyer ensuite par e-mail.
Règlements
Vous pouvez également télécharger ou envoyer par e-mail les documents de règlement, soit à l’adresse du propriétaire, soit à d’autres adresses supplémentaires.
Chemin d’accès : VRMS → Propriétaires → Règlements → Liste des règlements
Recherchez le règlement souhaité (vous pouvez utiliser les filtres situés en haut à droite) et cliquez dessus pour l’ouvrir.
Depuis la page du règlement, cliquez sur « Voir le document ».
Dans le document ouvert, choisissez parmi les actions suivantes :
« Imprimer » pour générer une copie papier.
« Télécharger en PDF » pour l’enregistrer sur votre appareil.
« Envoyer le document » pour l’envoyer directement par e-mail en pièce jointe.
Lorsque vous cliquez sur « Envoyer le document », une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de :
Cocher la case d’envoi au propriétaire et/ou ajouter manuellement une autre adresse e-mail.
Sélectionner un modèle d’e-mail existant, le modifier via le bouton « Éditer » ou en créer un nouveau avec « Ajouter un modèle ».
Utiliser l’objet proposé par le système ou le modifier selon vos besoins.
Vérifier toutes les informations, puis cliquer sur « Envoyer ».
Autofactures
Vous pouvez gérer le téléchargement et l’envoi de ce type de factures depuis deux sections différentes :
1. Depuis les règlements
Chemin d’accès : VRMS → Propriétaires → Règlements → Liste des règlements
Recherchez le règlement souhaité (en utilisant les filtres, si besoin) et cliquez dessus pour l’ouvrir.
Dans le bloc « Documents comptables », localisez l’autofacture et cliquez dessus.
Dans la vue du document, cliquez sur l’icône de téléchargement (flèche vers le bas) pour enregistrer le PDF, ou sur l’icône d’imprimante pour l’imprimer directement.
2. Depuis les documents comptables du propriétaire
Chemin d’accès :
VRMS → Comptabilité → Facturation → Documents comptables du propriétaireRecherchez l’autofacture souhaitée (en utilisant les filtres).
Cochez la case à droite du document, puis cliquez sur le bouton « Actions » pour ouvrir le menu.
Sélectionnez « Imprimer » ou « Envoyer ».
Si vous choisissez « Envoyer », une fenêtre s’ouvrira pour :
Cocher la case d’envoi au propriétaire et/ou ajouter une autre adresse e-mail.
Choisir un modèle existant, le modifier ou en créer un nouveau.
Utiliser ou personnaliser l’objet proposé.
Vérifier les informations et cliquer sur « Envoyer ».
Extranet du Propriétaire : activez des permissions et évitez les tâches manuelles
Pour que le Propriétaire soit autonome dans la visualisation et le téléchargement des documents associés à son nom, vous devez d’abord lui accorder les permissions d’accès à cette section.
Compte rendu de gestion
« Consulter » : voir la liste et le détail des comptes rendus de gestion, avec option de téléchargement.
Facturation
« Consulter reçues » : voir et télécharger les factures reçues.
« Consulter émises » : voir et télécharger les factures émises en son nom ou au voyageur (« auto-factures »).
En accordant les permissions nécessaires, vous éviterez le téléchargement et l’envoi manuels de ces documents.
Vous pouvez consulter plus de détails sur les différentes permissions possibles pour les Propriétaires dans l’article suivant.
Unified Inbox : communication agence–Propriétaire
Il est également possible de communiquer avec le Propriétaire via Unified Inbox ; les messages envoyés au Propriétaire seront visibles dans l’Intranet des Propriétaires.
Agence → Propriétaire
Depuis le « Menu d’actions » de la barre supérieure, cliquez sur l’icône « enveloppe » pour ouvrir « Unified Inbox ». Dans la barre de recherche, saisissez le Localisateur de réservation ou le nom du Propriétaire. Sélectionnez le Propriétaire souhaité et saisissez votre message en texte libre ou via un Modèle (si vous utilisez un Modèle, assurez-vous que la vue de la réservation à gauche est la bonne).
Depuis la « Fiche de réservation », allez à l’onglet « Messages ». Dans le bloc « Historique des messages », cliquez sur « Nouveau message au Propriétaire ». Cette action ouvrira « Unified Inbox » avec l’acteur « Propriétaire », depuis lequel vous pourrez envoyer vos messages comme au point précédent.
Propriétaire → Agence
Depuis l’Extranet du Propriétaire : dans le « Menu d’actions » de la barre supérieure, cliquez sur l’icône « enveloppe » pour ouvrir « Unified Inbox ». Saisissez votre message dans le champ inférieur et cliquez sur l’icône flèche pour l’envoyer. Les messages ne sont pas associés à des Réservations ; s’il est question d’une réservation ou d’un logement précis, il est recommandé de le mentionner explicitement par écrit.
Depuis la « Fiche de réservation » lorsqu’il s’agit d’une réservation « Propriétaire » : Propriétaires → Réservation (statut Propriétaire) → cliquez sur la réservation pour ouvrir le panneau latéral. Dans le champ « Commentaires », saisissez votre message à l’agence en texte libre, cochez la case « Envoyer les commentaires par chat à l’agence » et cliquez sur « Enregistrer » pour envoyer le message. Les messages ne sont pas associés à des Réservations ; s’il est question d’une réservation ou d’un logement précis, il est recommandé de le mentionner explicitement par écrit.