Vous pouvez configurer vos Règlements dans la section Propriétaires du VRMS. Dans le sous-menu, vous pouvez sélectionner la section Règlements, ce qui vous mènera à l’option Liste des règlements.

Qu’est-ce qu’un règlement ?

Un règlement fournit un détail du paiement final d’un propriétaire, expliquant comment les déductions ou ajouts ont abouti au montant total. Cela inclura tous les acompte ou dépenses applicables.

Veuillez noter qu’un règlement n’est pas un document fiscalement valable.

Informations sur la capture d’écran

Dans cette section, vous pouvez trouver les informations de base, c’est-à-dire le nom du propriétaire, l’ID du règlement, la date de paiement, etc. Le système récupère ces informations à partir de la réservation et attribue l’ID du règlement en fonction du nombre de règlements déjà émis avant celui-ci.
Dans cette section, s’affichent la ou les réservations qui ont été réglées avec leur ID de réservation correspondant. Vous pouvez cliquer sur le numéro d’ID et notre système vous redirigera vers la page de la réservation.
Ici, s’afficheront toutes les dépenses à déduire pour ce règlement. N’oubliez pas que cela doit avoir été indiqué avant de générer le règlement et doit être configuré dans le module contrat ou dans la section Dépenses à la charge du propriétaire.
Ici, s’afficheront également tous les acomptes à prendre en compte. Qu’ils soient déduits ou ajoutés dépend de ce qui a été configuré dans l’acompte.

Si vous avez sélectionné Agence vers Propriétaire, le montant sera déduit du paiement du propriétaire.

Si vous avez sélectionné Propriétaire vers Agence, le montant sera ajouté au paiement du propriétaire.
Dans cette section, vous pouvez émettre des auto-factures ou des avoirs d’auto-factures, en cliquant sur 'Facture'. Une fois émises, toutes les auto-factures ou avoirs d’auto-factures déjà associés à ce règlement s’afficheront ici.

Comment créer un nouveau règlement ?

Il existe deux façons d’émettre un règlement.

1. Vous pouvez cliquer directement sur ‘Créer’ depuis la Liste des règlements.

2. Ou vous pouvez cliquer sur "Régler" depuis la section "Logements en attente de règlement." Vous trouverez cette section dans la section Propriétaires, en sélectionnant règlements, puis en allant dans la section 'Logements en attente de règlement'.

Vous verrez une liste affichant l’emplacement du logement, son propriétaire et la date du dernier règlement.

Peu importe où vous l’émettez, tous les règlements émis apparaîtront dans la section Liste des règlements.

Lors de la création du règlement, veuillez noter que par défaut, le système n’affiche que les réservations confirmées et payées. Si vous souhaitez inclure d’autres types de réservations, vous devez ajuster les filtres :

Réservations annulées et pré-réservations

Si vous recherchez des réservations annulées, veuillez noter que vous devez appliquer les filtres pour qu’elles apparaissent.

Les pré-réservations ne peuvent pas être réglées.

Page principale de création des règlements

Informations sur la capture d’écran ci-dessous

1. Recherche par propriétaire

Ici, vous pouvez rechercher un logement ou un propriétaire en particulier. Commencez simplement à taper le nom du logement ou du propriétaire recherché et sélectionnez-le dans le menu déroulant.

2. Comment régler

Ici, vous avez deux options pour trouver les règlements que vous souhaitez émettre.

Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

Tous les éléments en attente – Cela vous montrera tous les règlements disponibles aujourd’hui selon les dates configurées dans votre contrat.
Par dates précises – Cette option vous permet de rechercher sur une plage de dates. Vous devez alors sélectionner une date de début et une date de fin, et notre système recherchera tous les règlements disponibles sur cette période.

Veuillez noter que la disponibilité des règlements affichés dépend entièrement de ce que vous avez configuré dans votre contrat.

3. État de la réservation

Dans cette section, par défaut, s’affichent les réservations confirmées et payées, mais si vous souhaitez que le système affiche aussi d’autres types de réservations, vous devez le sélectionner ici avant de cliquer sur ‘Aperçu’.

4. Période

Ce champ n’apparaîtra que si vous avez choisi de rechercher les règlements par dates précises dans le champ Comment régler.

Vous pouvez saisir une date de début et une date de fin en cliquant sur le champ et en sélectionnant la date dans le calendrier qui s’affiche.

5. Réservations à régler

Toutes les réservations que le système identifie comme disponibles pour être réglées apparaîtront ici. Dans cette section, vous pouvez vérifier tous les détails de la réservation avant d’émettre le règlement.

Vous pouvez voir les dates de la réservation, l’ID de la réservation, le montant total, la base de calcul, les taxes et la retenue à la source pour cette réservation si applicable.

6. Dépenses à la charge du propriétaire

Les dépenses n’apparaîtront ici que si :

Vous avez configuré dans le contrat qu’il y a des dépenses récurrentes pour chaque réservation
Ou si vous avez déjà créé des dépenses ponctuelles pour ce règlement.

Veuillez noter que si vous ne voyez aucune dépense ici alors qu’il en manque, vous devez vérifier si la dépense a bien été créée dans la section Propriétaires puis dans la section Contrôle des dépenses et paiements, pour retrouver cette dépense.

Si elle est correctement configurée dans le contrat mais qu’elle n’apparaît toujours pas, nous vous conseillons de contacter notre équipe Expérience Client.

7. Acomptes

Ici, tous les acomptes dont la date de prélèvement se situe dans cette période, qu’ils soient Agence vers Propriétaire ou Propriétaire vers Agence, apparaîtront ici.

Rappelez-vous que si c’est Agence vers Propriétaire :
Cela représente un paiement préalable effectué par l’agence au propriétaire en dehors du système Avantio. Par conséquent, il a été déduit du règlement actuel.

Et si c’est Propriétaire vers Agence :

Cela représente un paiement préalable effectué par le propriétaire à l’agence en dehors du système Avantio. Par conséquent, il a été ajouté au règlement actuel.

Astuce générale

Si vous avez du mal à trouver un certain règlement ou une dépense, rappelez-vous que les règlements affichés dépendent de la plage de dates configurée dans le Contrat.

Par exemple, nous vous conseillons d’utiliser une plage de dates couvrant plusieurs mois, voire une année entière, par exemple du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2025.

Vous pouvez choisir de régler toutes les réservations ou seulement certaines, en laissant le reste pour de futurs règlements. Il en va de même pour les dépenses et les acomptes.

Vous pouvez également marquer le règlement comme "non payé", indiquant que le virement n’a pas encore été effectué. Plus tard, vous pourrez le mettre à jour en "payé" une fois le paiement réalisé.

Comment le règlement est-il calculé ?

Voici l’ordre dans lequel notre système calcule les règlements, selon ce que vous avez configuré dans votre contrat actuel :

Étape 1 : Loyer de base

Le système commence chaque calcul en utilisant le loyer de base comme point de départ.

Décidez si vous devez utiliser le loyer de base avec ou sans TVA.

Étape 2 : Majoration portail, commission et dépenses récurrentes

Déduisez toute commission portail, dépense ou majoration portail.

Veuillez noter que vous pouvez soit déduire votre commission portail et vos dépenses du loyer, soit du paiement du propriétaire.

Étape 3 : Calcul de base du propriétaire

Selon que vous avez un contrat Direct ou Intermédiaire, notre système va :

A) Pour les contrats Directs : Calculer directement le paiement du propriétaire

B) Pour les contrats Intermédiaires : Déduire la commission de l’agence

Étapes finales

Déduisez toute dépense ponctuelle, commission portail ou retenue à la source si applicable

Remarque : Le pourcentage de retenue à la source correspond au montant déduit du montant net du loyer ou de tout extra.

Elle n’est applicable sur les dépenses que si vous sélectionnez l’option dans la configuration avancée que la retenue à la source s’applique.
Ajoutez tout extra, taxe de séjour ou acompte.

Dépenses ponctuelles vs Dépenses récurrentes

Les deux types de dépenses doivent d’abord être créés dans Propriétaires – Contrôle des dépenses et paiements – Dépenses à la charge du propriétaire.

Les dépenses récurrentes sont ensuite sélectionnées dans le contrat, tandis que toute dépense ponctuelle peut être créée séparément depuis Propriétaires – Contrôle des dépenses et paiements – Dépenses à la charge du propriétaire.

Exemples de calculs

Exemple 1 – Configurations de base

Voici un exemple de calcul :

Étape 1 : Le loyer de base est de 500 euros

Étape 2 : Nous déduisons la commission portail de 75 euros (500 - 75 = 425)

Étape 3 : Nous déduisons la commission de l’agence de 15 % + 21 % de TVA (soit 18,15 % de commission agence), ce qui fait 77,13 sur 425.

425 - 77,13 = 347,87

Étape 4 : Nous ajoutons l’extra du ménage final de 150 euros.

347,87 + 150 = 497,87

Total final du règlement propriétaire = 497,87

Vous pouvez consulter le calcul du système selon la configuration de votre contrat dans l’onglet Règlements propriétaires sur votre page de réservation :

Exemple 2 - Configuration avancée

Étape 1 : Le loyer de base est de 1200 euros

Étape 2 : Déduisez tous les montants déductibles, c’est-à-dire les dépenses, la commission d’agence, etc.

On commence par déduire la dépense du loyer : Il y a une dépense de 100 euros que l’on retire du loyer de base

Comme indiqué dans le contrat, la TVA n’est incluse ni dans le loyer ni dans les Extras, il faut donc trouver la valeur nette du loyer et des Extras, c’est-à-dire retirer la TVA de 10 %.

Le système retire les 10 % du loyer brut - dépense (1 100 € / 1,10 = 1 000 € de loyer net).

Ensuite, il faut calculer le paiement au propriétaire à 90 %, en retirant la commission d’agence de 10 % sur 1 000 € = 900,00 €.

Base de paiement au propriétaire = 900,00 €.

Étape 3 : On déduit la commission du portail du paiement au propriétaire (comme configuré dans le contrat) et on ajoute le reste des Extras en valeur nette.

900 - 75,82 € = 824,18

Il faut utiliser l’Extra en valeur nette - 100/1,1 = 90,90

824,18 + 90,90 (Extra en valeur nette) = 915,09 €

Total final du règlement propriétaire = 915,09 €

Où puis-je voir les règlements terminés ?

Lorsqu’un règlement est généré, le logement est retiré de la liste en attente et passe automatiquement sur la page principale 'Liste des règlements'

Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette section pour identifier les propriétaires à jour ou repérer d’éventuelles erreurs avant qu’elles ne génèrent des réclamations.

D’où le système tire-t-il les informations de mes règlements ?

Schéma du processus

N’oubliez pas que les informations affichées dans le règlement proviennent du nom de votre entité légale configuré dans Configuration - Société et seront également reprises sur toutes les auto-factures ou notes de crédit associées aux règlements émis.

Modèles de règlements

Une fois le règlement créé, vous pouvez choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour envoyer le règlement au propriétaire. Voici la liste des modèles disponibles :

Règlement propriétaire - Standard

Règlement propriétaire - Réservations séparées

Règlement propriétaire - Commission d’agence

Règlement propriétaire - Détails de réservation et réservations séparées

Règlement propriétaire - Détail des commissions agence et portail

Règlement propriétaire - Standard (avec détail TVA / taxes)

Règlement propriétaire - Commission d’agence incluant la TVA

Nous vous conseillons de les consulter pour voir lequel correspond le mieux à votre société.

Veuillez noter que si vous souhaitez modifier l’un de ces modèles, il n’est pas recommandé de modifier les informations du tableau car cela pourrait déplacer d’autres champs.

Si vous avez besoin d’un modèle affichant des informations plus spécifiques, vous pouvez consulter votre gestionnaire de compte pour voir s’il est possible d’en créer un pour votre société, mais cela peut entraîner un coût supplémentaire.

Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe Expérience Client depuis votre compte VRMS, nous serons ravis de vous aider.