Connectez WhatsApp Business à votre boîte de réception unifiée et facilitez la communication
L'intégration de WhatsApp Business dans l'Unified Inbox d'Avantio permet de centraliser dans le VRMS toutes les conversations avec les touristes, propriétaires et fournisseurs. Ainsi, il n'est pas nécessaire d'alterner entre les applications, le risque de perdre des messages est minimisé et la gestion de la communication opérationnelle est facilitée.
De cette manière, tous les canaux de messagerie utilisés pour gérer les réservations et opérations sont réunis sur un seul tableau de bord.
Définitions clés
Acteur : dans le contexte du VRMS, un acteur est tout interlocuteur avec lequel on communique via le système : touristes, propriétaires ou fournisseurs.
Property Manager (PM) : professionnel ou entreprise spécialisée dans la gestion intégrale de propriétés au nom de leurs propriétaires. Le PM coordonne les réservations, l'accueil des invités, la communication avec les fournisseurs et l'opération quotidienne des logements.
Comment connecter WhatsApp Business avec Avantio ?
Le processus est simple, mais nécessite de remplir quelques conditions clés : disposer d'un profil d'entreprise sur Meta, vérifier le numéro de téléphone et accepter le contrat de connexion. Chaque étape est détaillée dans cet article.
Comment fonctionne l'intégration
Une fois l'intégration activée, des boutons apparaîtront dans l'Unified Inbox indiquant une série d'actions à réaliser.
Bouton | Action |
Connecter le compte | Ce bouton s'affiche dans l'Unified Inbox lorsque vous n'avez pas encore connecté votre compte à WhatsApp. |
Ajouter un téléphone | Ce bouton apparaît lorsque :
WhatsApp nécessite l'ajout du numéro de téléphone complet, avec le bon indicatif de pays.
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Envoyer un modèle | Il est requis et obligatoire pour Meta d'envoyer un modèle pour initier une conversation avec tout acteur (invité, propriétaire, fournisseur).
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Indicateur de temps pour l'envoi de messages
L'envoi de texte brut est conditionné par la fenêtre de temps de 24 heures, qui commence à être comptée depuis la dernière interaction du destinataire avec votre message (et non depuis l'envoi du modèle).
Dans l'interface, cet état est affiché avec un compteur indiquant le temps restant avant la fermeture de la fenêtre.
Modèles de WhatsApp
Si le bouton « Envoyer un modèle » apparaît, vous devrez le sélectionner pour initier la conversation. En le faisant, un menu latéral s'ouvrira avec tous les modèles disponibles et vous pourrez choisir celui qui convient.
Attention aux détails
Les modèles de WhatsApp sont différents des modèles du système et peuvent être créés à la fois sur Meta et depuis l'Unified Inbox.
L'intégration avec WhatsApp n'accepte que les modèles avec du texte brut (sans variables, URL, etc.) et, pour ouvrir une conversation, seuls les modèles de type marketing et utilité sont compatibles.
Erreurs fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas envoyer de messages texte ? WhatsApp permet d'utiliser du texte brut pendant 24 h après que votre invité vous a envoyé un message. En dehors de ces 24 h, utilisez des modèles pour initier la conversation.
Types de modèles disponibles dans le système
Il existe quatre états possibles pour les modèles dans le système :
Acceptée → prête à être utilisée directement dans l'Inbox.
En attente → en cours d'approbation par Meta.
Incompatible → approuvée par Meta, mais ne fonctionne pas avec notre intégration.
Annulée → rejetée par Meta.
Création de modèles depuis l'Unified Inbox
Cliquez sur « Créer un modèle » dans l'Unified Inbox.
Sélectionnez le type (marketing ou utilité).
Attribuez un nom interne et rédigez le texte en brut.
Indiquez la langue.
Enregistrez et attendez l'approbation de Meta.
Formats compatibles avec l'intégration
Envoyer : texte, emojis, photos et PDFs.
Recevoir : texte, emojis, photos, PDFs, vidéos, audios, gifs, stickers, localisation et contacts.
Attention aux détails
Les sondages, réactions, réponses aux messages précédents, catalogues, appels et appels vidéo ne sont pas compatibles.
Les images multiples ne sont pas regroupées : elles s'affichent comme des messages séparés.
Panneaux
Les panneaux de l'Unified Inbox organisent l'affichage des messages et les informations liées à chaque acteur.
Panneau gauche
Le panneau gauche affiche un aperçu des messages WhatsApp, permettant d'identifier d'un coup d'œil le contenu le plus récent.
Panneau central
Le panneau central distingue entre deux types de messages :
Messages acceptés → s'affichent correctement dans l'Unified Inbox.
Messages non acceptés → une alerte apparaît avec le type reçu, la voie de WhatsApp et une notification d'incompatibilité. Dans ce cas, le PM doit contacter l'acteur (touriste, propriétaire ou fournisseur) et lui indiquer de renvoyer le message dans un format compatible.
Panneau droit
Le panneau droit n'apparaît que lorsque l'acteur est associé à une réservation :
Acteur lié à une réservation → affiche les informations de la réservation correspondante.
Acteur non lié (par exemple, un fournisseur) → le panneau droit ne s'affiche pas, car dans ces cas, il est associé à des tâches et non à des réservations.
Acteur/interlocuteur inconnu
Dans certains cas, les messages reçus par WhatsApp ne seront pas associés à un acteur dans le VRMS et apparaîtront uniquement avec le numéro de téléphone.
Le PM peut résoudre cela en liant le message à un acteur existant ou en créant un nouvel acteur dans le système.
Pour ce faire, il faut suivre ces étapes :
Dans l'Unified Inbox, sélectionnez le message de l'acteur inconnu.
Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le menu à trois points verticaux.
Choisissez l'une des deux options : « Ajouter existant » ou « Ajouter nouveau ».
Recommandations sur le numéro de téléphone
Pour optimiser l'intégration, nous recommandons :
Conserver le numéro actuel à des fins commerciales.
Créer un nouveau numéro exclusif pour un usage opérationnel et le lier au profil WhatsApp dans Avantio.
Pourquoi utiliser deux numéros distincts ?Dans l'Unified Inbox, il est conseillé de centraliser uniquement les messages nécessitant une action rapide (réservations en cours, demandes des propriétaires ou questions opérationnelles des fournisseurs). Le numéro commercial, étant publié sur le web ou sur les réseaux sociaux, reçoit souvent des demandes générales qui ne sont pas toujours liées aux réservations.
Conseil utile
Partagez le numéro opérationnel uniquement avec les acteurs existants (clients, propriétaires et fournisseurs) et utilisez le numéro commercial pour les demandes externes. Ainsi, vous pourrez séparer clairement les domaines commercial et opérationnel et éviter la perte de tâches critiques.
Attention aux détails
Les fonctions comme les catalogues, enquêtes, réactions, appels ou appels vidéo ne sont pas acceptées.
Les messages contenant plusieurs images s'afficheront séparément (non groupés comme dans l'application mobile).
Il est possible de connecter un seul numéro de téléphone à l'intégration.
Avec l'intégration de WhatsApp Business dans l'Unified Inbox déjà configurée, vous pourrez gérer les conversations plus rapidement et efficacement.
La prochaine étape est de créer vos premiers modèles et de commencer à répondre à vos acteurs de manière agile et professionnelle.
Questions fréquentes
Puis-je connecter plusieurs numéros WhatsApp à mon compte Avantio ?
Puis-je connecter plusieurs numéros WhatsApp à mon compte Avantio ?
Non. L'intégration avec l'Unified Inbox n'accepte qu'un seul numéro de téléphone par compte.
Que se passe-t-il si j'essaie d'envoyer un message texte simple après 24 heures ?
Que se passe-t-il si j'essaie d'envoyer un message texte simple après 24 heures ?
WhatsApp ne permet d'envoyer du texte simple que dans les 24 heures suivant la dernière interaction du récepteur. Passé ce délai, vous devrez initier la conversation avec un modèle approuvé par Meta.
Puis-je recevoir des notifications de messages WhatsApp sur plusieurs appareils en utilisant Avantio ?
Puis-je recevoir des notifications de messages WhatsApp sur plusieurs appareils en utilisant Avantio ?
Oui. Tant que la session est active sur chaque appareil et que vous avez activé les autorisations de notifications, vous pourrez recevoir les alertes en parallèle.
Comment puis-je savoir si un modèle WhatsApp est prêt à être utilisé dans l'Unified Inbox ?
Comment puis-je savoir si un modèle WhatsApp est prêt à être utilisé dans l'Unified Inbox ?
Dans le système, chaque modèle apparaît avec un état : Accepté, En attente, Incompatible ou Annulé. Seuls ceux marqués comme Acceptés sont disponibles pour l'envoi.