Point de départ

Gérer les paiements manuellement peut augmenter le temps consacré à chaque réservation et générer davantage de points de suivi avec le client. Avantio Payments permet d’automatiser une grande partie de ce processus et de gérer les paiements par carte pour les réservations issues des portails, de votre propre site web ou créées manuellement.

Depuis la configuration, vous pouvez définir comment certains paiements sont traités, le niveau d’authentification à appliquer, ce qui se passe en cas d’échec de paiement, quand l’état d’une réservation doit changer et quelles communications le client reçoit pendant le processus.

De plus, Avantio Payments permet de gérer en toute sécurité les demandes de carte, les nouvelles tentatives de paiement et certaines opérations liées aux cautions.

Que vas-tu apprendre dans cet article ?

Tu apprendras à configurer les principales automatisations d’Avantio Payments, à appliquer des mesures de sécurité sur les paiements, à définir ce qui se passe en cas d’échec de paiement et à gérer les notifications reçues par le client.

Avantages

Réduit les tâches manuelles en automatisant les paiements, les nouvelles tentatives et certains changements dans les réservations.

Renforce la sécurité des paiements grâce à des options d’authentification et une protection contre les éventuels chargebacks.

Améliore la communication avec le client grâce à des notifications automatiques sur les paiements, incidents, autorisations et cautions.

Centralise la gestion des paiements dans la réservation et facilite le suivi de chaque opération.

Quand utiliser cette fonctionnalité ?

Tu devrais utiliser cette fonctionnalité si tu veux automatiser et standardiser la gestion des paiements par carte, réduire les interventions manuelles et définir à l’avance comment le système doit réagir dans différents scénarios de paiement.

C’est aussi particulièrement utile si tu veux renforcer la sécurité de certaines opérations ou tenir le client informé automatiquement tout au long du processus.

Avant de commencer

Il est conseillé de vérifier au préalable :

Que Avantio Payments est disponible et correctement configuré sur ton compte.

Comment tu souhaites gérer les paiements des réservations issues du site web, des portails et des réservations manuelles.

Quel comportement tu veux appliquer en cas d’échec de paiement.

Si tu as besoin de demander une authentification renforcée pour certaines opérations.

Quelles notifications tu souhaites que le client reçoive.

Pour utiliser correctement les flux de demande, d’autorisation ou de mise à jour de carte, il est nécessaire de disposer d’un site web, d’un moteur de réservations intégré ou d’un environnement sécurisé permettant d’afficher le formulaire de paiement et de tokeniser les données de la carte.

Il est également recommandé de vérifier au préalable les conditions de paiement et d’annulation de ton activité afin que la configuration d’Avantio Payments soit cohérente avec celles-ci.

Suis ces étapes

Accède à Configuration → Avantio Payments.
Va dans « Configuration Avantio Payments » et clique sur « Éditer ».
Vérifie la configuration de la sécurité des paiements (PSD2) et sélectionne le comportement souhaité :
- Sans double authentification : le client ne réalise pas de validation supplémentaire lors du paiement.
- Avec double authentification (SCA)* : une authentification renforcée est demandée pour augmenter la sécurité de la transaction (il est uniquement nécessaire de configurer cette option pour les paiements provenant du Channel Manager, car les Réservations manuelles et celles effectuées depuis votre site web sont traitées avec SCA par défaut)
Configure les automatisations de paiement selon le fonctionnement de ton activité.
Définis ce qui doit se passer en cas d’échec de paiement :
- Marquer la réservation comme échouée.
- Annuler la réservation.
Configure, si besoin, le changement automatique de l’état de la réservation :
- De « Pré-réservation » à « Réservation » lors du premier paiement.
- À « Payé » lorsque le montant total a été réglé avec succès.
Accède à la section « Avis au touriste » et vérifie les notifications disponibles :
- Avis de paiement.
- Autorisation.
- Paiement effectué.
- Paiement échoué.
- Nouvelle tentative.
- Annulation de réservation.
Vérifie aussi les avis liés à la caution, si tu utilises cette fonctionnalité.
Enregistre la configuration et teste son fonctionnement avec une réservation test ou lors du prochain flux de paiement concerné.

* Prévention des chargebacks : un chargeback est une demande de remboursement qu’un client adresse à sa banque afin de récupérer un montant débité sur sa carte qu’il considère comme inconnu, dupliqué ou frauduleux.

Dans le cas des cartes provenant de portails tels que Booking ou Vrbo, la réglementation prévoit que les encaissements soient traités sans autorisation préalable du client. Cela augmente le risque de chargebacks.

Avec la configuration PSD2 (Payment Services Directive 2) dans Avantio Payments, vous pouvez demander au client d’autoriser l’encaissement, renforçant ainsi la sécurité de vos transactions.

Résultat attendu

Une fois la configuration terminée, Avantio Payments pourra gérer automatiquement différentes étapes du processus de paiement selon les règles définies.

Selon ta configuration, le système pourra :

Traiter les paiements automatiquement.
Demander des autorisations au client.
Informer des paiements à venir.
Gérer les nouvelles tentatives en cas d’échec d’une opération.
Modifier l’état d’une réservation.
Notifier certains résultats de paiement.
Gérer les communications liées aux cautions.

Tu pourras consulter le résultat depuis la fiche de la réservation et l’historique des paiements correspondant.

Prochaines étapes recommandées

Après avoir enregistré la configuration :

Vérifie plusieurs réservations de différentes origines — site web, portail et manuelles — pour t’assurer que les paiements et les communications fonctionnent comme prévu.
Analyse dans les jours suivants les paiements échoués, les nouvelles tentatives et les demandes d’autorisation pour vérifier que la configuration correspond à ton fonctionnement.
Revois régulièrement les conditions de paiement et d’annulation pour qu’elles restent alignées avec les automatisations configurées.

Principaux champs et options

Sécurité des paiements (PSD2) : permet de définir si certaines opérations doivent demander une authentification renforcée au client.

Automatisation des paiements : détermine comment Avantio Payments doit traiter certains paiements.

En cas d’échec de paiement : définit ce qui doit se passer lorsque toutes les tentatives de paiement configurées ont échoué.

Changement d’état de la réservation : permet de mettre à jour automatiquement la réservation en fonction de l’avancement des paiements.

Avis au touriste : gère les communications automatiques liées au processus de paiement.

Nouvelles tentatives : permet de relancer un paiement lorsqu’il n’a pas été effectué correctement.

Avis de caution : informe le client sur les retenues, paiements et remboursements liés à la caution.

Limitations et points à prendre en compte

À noter :

Les modèles de notification d’Avantio Payments sont prédéfinis et ne peuvent pas être modifiés.

Les opérations issues de certains canaux peuvent avoir des exigences d’autorisation différentes.

Si tu configures l’annulation automatique après un échec de paiement, vérifie comment chaque portail connecté gère ce changement. Sur certains canaux, il peut être nécessaire d’annuler aussi la réservation manuellement depuis leur extranet.

Les paiements supplémentaires ne sont pas forcément traités automatiquement et peuvent nécessiter de passer leur configuration de manuel à automatique.

Si une caution est gérée via un outil externe, cette opération ne sera pas synchronisée automatiquement avec Avantio et devra être suivie manuellement.

Le remboursement d’une caution peut mettre plusieurs jours à apparaître sur le compte du client selon la banque.

Avant de modifier tes habitudes de gestion, vérifie toujours comment la configuration affectera les réservations de différentes origines ainsi que tes conditions de paiement et d’annulation.

Bonnes pratiques

Configure des règles de paiement simples et cohérentes avec tes conditions de réservation.

Réfléchis bien au comportement à appliquer après un échec de paiement.

Utilise l’authentification renforcée lorsque tu veux augmenter la protection contre d’éventuelles contestations de paiement.

Vérifie l’historique des paiements après avoir modifié la configuration.

Informe correctement le client sur les délais de remboursement d’une caution.

Utilise toujours les flux sécurisés d’Avantio Payments pour demander ou mettre à jour les données de carte.

Contrôle régulièrement les paiements échoués et les nouvelles tentatives pour détecter d’éventuels points de blocage.

Cas pratique

Imagine que vous recevez une réservation depuis un portail et que le premier paiement doit être effectué automatiquement.

Vous pouvez configurer Avantio Payments pour :

Traiter le paiement selon les conditions de la réservation.
Demander une authentification renforcée lorsque cela est nécessaire.
Informer le client si le paiement ne peut pas être finalisé.
Effectuer de nouvelles tentatives de paiement selon la configuration définie.
Changer le statut de la réservation une fois le paiement reçu.
Si toutes les tentatives échouent, marquer la réservation comme échouée ou l'annuler, selon l'option que vous avez définie.

De cette façon, une grande partie du suivi est automatisée et votre équipe n'a besoin d'intervenir que lorsque c'est vraiment nécessaire.

Erreurs fréquentes

Le client ne reçoit pas de demande ou d'avis : vérifiez le type de réservation, l'état du paiement et la configuration des notifications.

Le paiement ne se traite pas automatiquement : assurez-vous que l'opération est bien configurée en automatique et qu'elle correspond au type de réservation.

Un paiement échoue à cause de l'authentification : le client devra compléter correctement la validation demandée.

La réservation ne change pas de statut : vérifiez que l'automatisation correspondante est activée et que les conditions de paiement sont remplies.

Une annulation n'apparaît pas sur le portail : vérifiez la compatibilité du canal et effectuez l'annulation manuellement sur son extranet si besoin.

Une opération gérée en dehors d'Avantio n'apparaît pas dans le système : les transactions externes ne sont pas synchronisées automatiquement.

Si quelque chose ne fonctionne pas

Si la fonctionnalité ne se comporte pas comme prévu, vérifiez ces points avant de contacter notre service client :

Assurez-vous que la configuration d'Avantio Payments est bien enregistrée.
Vérifiez la provenance de la réservation et le type d'opération que vous essayez de traiter.
Contrôlez l'état du paiement, les automatisations configurées et l'historique des transactions.
Vérifiez si le paiement nécessite une authentification de la part du client.
S'il s'agit d'une annulation, vérifiez aussi le statut de la réservation sur le portail concerné.
Actualisez la page et vérifiez à nouveau le résultat.

Si le problème persiste, contactez notre service client en incluant des captures d'écran, la référence de la réservation, la date et le montant du paiement, la provenance de la réservation et le message d'erreur, s'il y en a un.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si un paiement est refusé ?

Si un paiement ne peut pas être finalisé, le système peut informer automatiquement le client et appliquer les tentatives de paiement configurées.

Avec Avantio Payments, jusqu'à trois nouvelles tentatives automatiques peuvent être effectuées dans les 72 heures suivant le premier échec, ce qui offre jusqu'à quatre opportunités de finaliser le paiement en comptant la tentative initiale.

À chaque nouvelle tentative, le client peut recevoir des informations sur l'état du paiement et, si besoin, des instructions pour mettre à jour son moyen de paiement.

Que se passe-t-il si le client ne complète pas l'authentification renforcée (SCA) ?

Si l'authentification demandée n'est pas correctement finalisée, le paiement est considéré comme échoué.

À partir de là, le comportement que vous avez configuré pour les paiements échoués s'appliquera, y compris les éventuelles tentatives automatiques.

Puis-je envoyer un lien pour que le client saisisse sa carte ?

Oui. Lorsque vous devez demander une carte, Avantio Payments peut envoyer au client un lien sécurisé pour qu'il saisisse directement ses informations dans le formulaire prévu à cet effet.

Ainsi, il n'est pas nécessaire de demander les informations de carte par des moyens moins sécurisés.

Combien de temps faut-il pour traiter un paiement automatique sur une réservation manuelle ?

Pour les réservations manuelles avec paiements automatisés, l'avis de paiement est envoyé environ 30 minutes après l'enregistrement de la réservation et le prélèvement est effectué environ 60 minutes après.

Si vous préférez ne pas attendre ces délais, vous pouvez configurer les réservations manuelles pour qu'elles ne soient pas automatisées et utiliser l'option « Demander la carte et encaisser » lorsque vous souhaitez lancer le processus.

Quand un paiement est-il traité pour une réservation de portail à régler le jour même ?

Lorsqu'une réservation provenant d'un portail est enregistrée et que le paiement doit être effectué le jour même, Avantio Payments traite le prélèvement environ 90 minutes après la synchronisation de la réservation.

Pour les réservations effectuées sur votre propre site web avec paiement immédiat, le paiement est traité pendant le processus de réservation.

Quand le client reçoit-il une confirmation de paiement ?

La confirmation est envoyée, entre autres cas, lorsque :

Le paiement ne nécessite pas d'autorisation directe du client.
Une première tentative a échoué et l'une des tentatives suivantes aboutit.

Puis-je utiliser Avantio Payments sans site web ni intégration ?

Pour utiliser les fonctionnalités d'Avantio Payments qui nécessitent de saisir, demander, autoriser ou mettre à jour une carte, il est nécessaire de disposer d'un environnement sécurisé capable d'afficher le formulaire de paiement et de tokeniser les données de la carte, que ce soit via un site web, un moteur de réservations intégré ou un autre système compatible.

Puis-je gérer une caution en dehors d'Avantio Payments ?

Oui, mais il faut savoir qu'une caution gérée via un outil externe ne sera pas synchronisée automatiquement avec Avantio. Son suivi devra être effectué manuellement dans le système.

Qu’est-ce que le Convertisseur de devises dans Avantio ?

Le Convertisseur de devises est un module qui permet de résoudre la limitation de certains portails qui n’acceptent pas la devise utilisée par votre agence. Il vous permet de :

Sélectionner la devise qui sera affichée sur chaque portail.
Maintenir vos prix cohérents et automatiquement actualisés en fonction du taux de change.
Visualiser les Réservations dans la devise de votre agence, même si le voyageur a réservé dans une autre devise.

Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous recommandons de consulter cet article.

Configurez Avantio Payments et automatisez vos encaissements en toute sécurité