Point de départ
Si tu utilisais Receptio powered by SysPay avant d’activer Avantio Payments, il est possible que tu aies encore des réservations avec des cartes enregistrées sur l’ancienne plateforme.
Depuis janvier 2021, et en raison des changements dans la réglementation européenne sur les paiements, ce mode de gestion des cartes est devenu obsolète pour les agences enregistrées dans l’Espace Économique Européen (EEE). Pour cette raison, les agences qui l’utilisent encore doivent migrer vers une plateforme de paiement intégrée.
En activant Avantio Payments, le fonctionnement des cartes change :
VRMS n’affiche plus directement les données des cartes, qu’elles soient nouvelles ou anciennes.
Les nouvelles cartes sont tokenisées et stockées en toute sécurité sur la plateforme de paiement intégrée.
Les encaissements sont désormais gérés depuis VRMS.
Les cartes précédemment enregistrées sur SysPay ne sont pas migrées automatiquement vers Avantio Payments.
Que vas-tu apprendre dans cet article ?
Tu apprendras à consulter les cartes enregistrées avant l’activation d’Avantio Payments, à retrouver correctement une carte sur SysPay et à demander une nouvelle carte au client si nécessaire.
Avantages
Garder le contrôle sur les réservations créées avant la migration.
Gérer les nouvelles données de carte de façon sécurisée.
Faciliter la transition vers Avantio Payments sans perdre le suivi des encaissements en attente.
Quand utiliser cette fonctionnalité ?
Tu dois suivre cette procédure lorsque tu as des réservations antérieures à l’activation d’Avantio Payments et que tu dois consulter la carte enregistrée sur SysPay ou demander au client une nouvelle carte pour effectuer un encaissement.
C’est aussi particulièrement important pour les réservations avec des paiements en attente dont la carte d’origine n’est pas disponible sur Avantio Payments.
Avant de commencer
Il est conseillé de vérifier au préalable :
Si la carte de la réservation a été enregistrée avant ou après l’activation d’Avantio Payments.
Si tu disposes d’un accès et des identifiants pour ton compte SysPay.
Si la réservation comporte des paiements en attente qui doivent encore être traités.
Il est aussi recommandé de vérifier s’il s’agit d’une carte classique ou d’une Carte Virtuelle (VCC) d’une OTA, car la procédure peut différer.
Suis ces étapes
Localise l’ancienne carte sur SysPay.
Connecte-toi à ton compte SysPay et accède à la section E-terminal.Recherche la carte en utilisant l’email du client.
L’adresse email est le critère le plus efficace pour retrouver la carte correspondante.Pour consulter l’email depuis VRMS :
Va dans VRMS → Réservations → Liste des réservations.
Sélectionne la réservation.
Clique sur Vue complète.
Va dans l’onglet Données.
Place le curseur sur la loupe à côté de la section Client.
Consulte l’email dans la fenêtre Détail du client.
Dans le cas des Cartes Virtuelles de Booking.com, l’email du client sera aussi le critère de recherche à utiliser.
Vérifie si tu as besoin d’une nouvelle carte.
Les cartes enregistrées sur SysPay avant l’activation d’Avantio Payments ne sont pas transférées vers le nouveau système.Si tu veux gérer l’encaissement depuis Avantio Payments, il faudra demander au client de saisir une nouvelle carte.
Demande une nouvelle carte depuis la réservation.
Accède à :VRMS → Réservations → Liste des réservations
Ensuite :
Ouvre la réservation en Vue complète.
Va dans Détail des paiements.
Clique sur Voir la carte.
Sélectionne Demander une carte.
Le client recevra un email pour saisir ses nouvelles informations de carte de façon sécurisée.
Résultat attendu
Une fois que le client a saisi la nouvelle carte, celle-ci sera disponible pour gérer les encaissements de la réservation depuis Avantio Payments.
Si le paiement a déjà une date programmée dans la ligne de paiement, l’encaissement sera traité selon cette programmation.
Tu pourras suivre l’avancement depuis :
Comptabilité → Facturation et Paiements → Liste des paiements en attente
Étapes suivantes recommandées
Après avoir demandé la nouvelle carte :
Vérifie la Liste des paiements en attente pour t’assurer que l’encaissement reste correctement programmé.
Contrôle la fiche de la réservation pour vérifier que la nouvelle carte a bien été enregistrée et que le paiement peut être géré depuis Avantio Payments.
Champs et options principaux
E-terminal de SysPay : permet de consulter les cartes enregistrées sur l’ancienne plateforme.
Email du client : critère principal pour retrouver une carte sur SysPay.
Demander une carte : envoie au client une demande pour enregistrer une nouvelle carte.
Liste des paiements en attente : permet de suivre les encaissements programmés.
Limitations et points à prendre en compte
À noter :
Les cartes enregistrées auparavant sur SysPay ne sont pas migrées vers Avantio Payments.
Avantio ne gère pas les utilisateurs ni les mots de passe de SysPay.
Tu auras besoin de tes propres identifiants pour accéder à la plateforme.
Les anciennes cartes ne peuvent pas être utilisées automatiquement depuis Avantio Payments.
Dans le cas d’une Carte Virtuelle (VCC) fournie par une OTA, tu ne pourras pas demander une nouvelle carte au portail.
Si une transaction automatique avec une VCC échoue, tu devras effectuer l’encaissement manuellement depuis ton compte SysPay, en utilisant les données de la carte correspondante.
Avant toute opération, vérifie toujours où la carte de la réservation est enregistrée.
Bonnes pratiques
Identifie d’abord si la carte appartient à SysPay ou à Avantio Payments.
Utilise l’email du client pour retrouver les anciennes cartes sur SysPay.
Demande une nouvelle carte si tu dois continuer à gérer les encaissements depuis Avantio Payments.
Suis les paiements en attente après avoir demandé de nouvelles informations.
Sois particulièrement attentif aux Cartes Virtuelles, car leur gestion dépend des conditions de l’OTA.
Cas pratique
Une réservation a été créée avant que l’agence n’active Avantio Payments et il reste un paiement en attente.
La carte d’origine est toujours enregistrée sur SysPay, elle n’est donc pas disponible directement sur Avantio Payments.
L’agence retrouve l’ancienne carte sur SysPay en utilisant l’email du client. Cependant, elle souhaite gérer le prochain encaissement depuis Avantio Payments.
Depuis le Détail des paiements de la réservation, elle sélectionne Demander une carte. Le client reçoit l’email, saisit une nouvelle carte et le système peut traiter l’encaissement à la date prévue.
Si la carte d’origine était une VCC d’une OTA et que l’encaissement automatique échouait, il ne serait pas possible de demander une nouvelle carte au portail. Dans ce cas, l’encaissement devrait être effectué manuellement depuis SysPay.
Erreurs fréquentes
Tu ne trouves pas la carte sur SysPay : utilise l’email du client comme critère de recherche.
L’ancienne carte n’apparaît pas sur Avantio Payments : c’est le comportement attendu, car les cartes ne sont pas migrées entre plateformes.
L’encaissement ne peut pas être effectué automatiquement depuis Avantio Payments : demande une nouvelle carte au client.
Tu ne peux pas demander une nouvelle VCC à l’OTA : effectue l’encaissement manuellement depuis SysPay si la transaction automatique a échoué.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Si tu ne parviens pas à retrouver la carte ou à gérer l’encaissement comme prévu, vérifie ces points avant de contacter notre service client :
Vérifie si la carte a été enregistrée avant ou après l’activation d’Avantio Payments.
Assure-toi d’utiliser le bon email du client pour la recherche sur SysPay.
Contrôle la réservation, la ligne de paiement et le statut de l’encaissement.
Vérifie s’il s’agit d’une Carte Virtuelle et si une gestion spécifique est nécessaire.
Mets à jour la fiche de la réservation et vérifie à nouveau les informations disponibles.
Si le problème persiste, contacte notre service client en joignant des captures d’écran, le localisateur de la réservation, le paiement concerné et l’email du client associé à la réservation.
Questions fréquentes
Puis-je continuer à consulter les cartes enregistrées avant l’activation d’Avantio Payments ?
Puis-je continuer à consulter les cartes enregistrées avant l’activation d’Avantio Payments ?
Oui. Les cartes enregistrées précédemment restent disponibles sur SysPay et peuvent être consultées depuis son interface avec tes propres identifiants.
Les anciennes cartes sont-elles migrées automatiquement vers Avantio Payments ?
Les anciennes cartes sont-elles migrées automatiquement vers Avantio Payments ?
Non. Les cartes enregistrées sur SysPay ne sont ni transférées ni synchronisées automatiquement avec Avantio Payments.
Si tu dois gérer un nouvel encaissement depuis Avantio Payments, il faudra demander au client d’enregistrer une nouvelle carte.
Que se passe-t-il si la carte est une Carte Virtuelle d’une OTA ?
Que se passe-t-il si la carte est une Carte Virtuelle d’une OTA ?
Si une transaction automatique avec une Carte Virtuelle échoue, tu ne pourras pas demander une nouvelle carte au portail.
Dans ce cas, tu devras effectuer l’encaissement manuellement depuis ton compte SysPay, en utilisant les données de la VCC enregistrées là-bas.