Point de départ
Les conditions de paiement et d’annulation influencent directement l’expérience de réservation de vos clients et la façon dont vous gérez vos encaissements.
Avec le module Conditions de réservation, vous pouvez définir comment les réservations effectuées sur votre web et sur certains portails sont confirmées et payées, quels moyens de paiement sont disponibles, quels montants sont encaissés à chaque étape et quelles pénalités s’appliquent en cas d’annulation.
Vous pouvez également appliquer une règle unique à tous vos logements ou créer des conditions spécifiques selon les besoins de chacun.
Que vas-tu apprendre dans cet article ?
Vous apprendrez à créer et configurer vos conditions de paiement et d’annulation, à définir les différents moments d’encaissement et à adapter les règles selon le logement, le montant ou la durée de la réservation.
Avantages
Définir clairement quand et comment vos clients doivent payer.
Adapter les conditions de paiement et d’annulation à différents logements.
Offrir une information transparente pendant le processus de réservation et réduire les malentendus.
Quand utiliser cette fonctionnalité ?
Vous devriez utiliser cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez définir ou modifier les règles de paiement et d’annulation de vos réservations, configurer différents acomptes ou moyens de paiement, ou appliquer des conditions spécifiques selon vos logements.
Vous pouvez aussi l’utiliser pour adapter les conditions selon la saison, le montant de la réservation ou sa durée.
Avant de commencer
Il est conseillé de vérifier au préalable :
Quel pourcentage vous souhaitez encaisser au moment de la réservation et lors des paiements suivants.
Quels moyens de paiement vous souhaitez proposer à vos clients.
Quels logements doivent partager les mêmes conditions et lesquels nécessitent des règles spécifiques.
Il est également recommandé de définir à l’avance vos politiques d’annulation et de vérifier si vous utilisez Avantio Payments, car certaines options, comme l’encaissement par carte, dépendent de l’intégration d’une plateforme de paiement.
Notez que les nouveaux logements adopteront automatiquement la règle définie comme valeur par défaut.
Suivez ces étapes
Créez une nouvelle condition de paiement et d’annulation.
Accédez à :VRMS → Réservations → Conditions de réservation → Liste
Cliquez sur Nouvelle condition de paiement et d’annulation.
Identifiez la règle et assignez les logements.
Dans Nom / Référence, saisissez un nom qui vous permettra de reconnaître facilement la condition.Ensuite, dans Sélectionner les logements, cochez les logements auxquels vous souhaitez appliquer cette règle et cliquez sur Suivant.
Configurez la confirmation et le paiement de la réservation.
Dans Comment les réservations sont confirmées et payées, définissez les différentes étapes de paiement :Étape 1 — À la réservation : indiquez le pourcentage à verser et sélectionnez le moyen de paiement. Si vous utilisez Avantio Payments avec carte bancaire, vous pouvez configurer un 0 % au moment de la réservation.
Étapes 2 et 3 : configurez les paiements restants jusqu’à atteindre le montant total.
Pour les paiements suivants, vous pouvez sélectionner :
Avant l’arrivée : indiquez combien de jours avant le check-in le paiement doit être effectué et le pourcentage correspondant.
À l’arrivée : configurez l’encaissement au moment du check-in.
Sélectionnez les moyens de paiement et enregistrez la configuration.
Définissez les moyens que vous souhaitez accepter, comme carte, virement ou PayPal.Indiquez également le bénéficiaire et le numéro de compte qui seront utilisés par défaut ou configurez des informations spécifiques pour certains logements.
Vérifiez toutes les informations et cliquez sur Enregistrer.
Résultat attendu
Une fois la configuration enregistrée, les réservations associées utiliseront les conditions de paiement et d’annulation définies pour leurs logements.
Les clients verront les moyens de paiement disponibles et les montants à régler selon le moment de la réservation.
Vous pourrez consulter et modifier ces conditions par la suite depuis :
VRMS → Réservations → Conditions de réservation → Liste
Prochaines étapes recommandées
Après avoir enregistré la configuration :
Vérifiez les logements associés à chaque condition pour vous assurer que les règles s’appliquent correctement.
Effectuez un test du processus de réservation pour vérifier que les pourcentages, dates et moyens de paiement affichés correspondent à votre stratégie.
Champs et options principaux
Nom / Référence : permet d’identifier facilement chaque condition.
Sélectionner les logements : détermine à quelles propriétés la règle sera appliquée.
Étapes de paiement : permettent de répartir le montant de la réservation à différents moments.
Moyen de paiement : définit les options disponibles pour le client.
Bénéficiaire et numéro de compte : indiquent qui reçoit les paiements.
Conditions d’annulation : permettent de définir des pénalités selon le moment de l’annulation.
Configuration avancée : permet d’adapter certaines règles selon le montant ou la durée de la réservation.
Limitations et points à considérer
À prendre en compte :
Si une réservation est effectuée avec moins d’anticipation que prévu pour un second paiement, le client devra régler 100 % de la réservation.
Les pourcentages de paiement sont calculés uniquement sur le montant de la location, pas sur les extras.
Les extras doivent être configurés séparément dans leur onglet dédié.
Les nouveaux logements utiliseront automatiquement la condition par défaut.
Les conditions configurées dans Avantio ne remplacent pas les politiques propres à tous les portails.
Avant de modifier des conditions déjà utilisées, vérifiez toujours quels logements et réservations pourraient être affectés.
Bonnes pratiques
Utilisez des noms clairs pour identifier facilement chaque condition.
Gardez une structure de paiement simple et facile à comprendre pour le client.
Évitez de créer plus de règles que nécessaire si plusieurs logements partagent la même stratégie.
Vérifiez le processus de réservation après avoir enregistré les modifications.
Communiquez clairement les conditions d’annulation sur votre web.
Révisez régulièrement les conditions pour vous assurer qu’elles restent adaptées à votre activité.
Cas pratique
Une agence souhaite encaisser 30 % au moment de la réservation et les 70 % restants 15 jours avant l’arrivée.
Pour configurer cela :
À l’étape 1, indiquez 30 % et sélectionnez les moyens de paiement disponibles.
À l’étape 2, sélectionnez Avant l’arrivée, indiquez 15 jours et configurez les 70 % restants.
Assignez la condition aux logements concernés.
Définissez les pénalités d’annulation selon le nombre de jours restants avant le check-in.
Si un client effectue la réservation, par exemple, seulement 10 jours avant l’arrivée, le système demandera directement 100 % du montant, car la date prévue pour le second paiement sera déjà dépassée.
Comment masquer le virement bancaire selon les jours restants
Si vous souhaitez éviter qu’un client sélectionne le virement bancaire lorsque la date d’arrivée est trop proche, vous pouvez utiliser l’option Masquer le moyen de paiement selon les jours.
À l’étape 1, indiquez le nombre de jours d’anticipation à partir duquel vous souhaitez masquer ce moyen.
Par exemple, si vous saisissez 5 jours, le virement ne sera plus disponible pour toutes les réservations effectuées à moins de cinq jours du check-in.
Une fois cette option configurée à l’étape 1, elle s’appliquera automatiquement aux étapes suivantes.
Configuration avancée
Vous pouvez appliquer des règles supplémentaires en fonction des caractéristiques de la réservation.
À l’étape 1, la section Configuration avancée est disponible par défaut.
Aux étapes 2 et 3, elle apparaîtra lorsque vous sélectionnerez Avant l’arrivée.
Depuis cet espace, vous pouvez utiliser :
Configuration selon le montant de la réservation.
Configuration selon la durée de la réservation.
Par exemple, vous pouvez indiquer que les réservations d’un montant inférieur à 100 € doivent être payées en totalité au moment de la réservation.
Vous pouvez aussi limiter certains moyens de paiement grâce à :
Masquer des options selon les jours.
Masquer des options selon le montant.
Configurez les conditions d’annulation
Dans la section Conditions d’annulation, vous pouvez définir différentes pénalités selon le temps restant avant le check-in.
Vous pouvez également définir la pénalité applicable en cas de no-show.
Par exemple :
Annulation entre 0 et 2 semaines avant l’arrivée → pénalité de 80 % du montant de la location.
Veillez à ce que ces conditions soient claires et bien communiquées au client pour réduire les doutes et les éventuels litiges.
Erreurs fréquentes
Le moyen de paiement attendu n’apparaît pas : vérifiez qu’il est bien sélectionné dans la condition et, pour la carte, que vous disposez d’une plateforme intégrée avec Avantio Payments.
Le client doit payer 100 % même si vous avez configuré plusieurs échéances : vérifiez l’anticipation avec laquelle la réservation a été effectuée.
Le pourcentage ne correspond pas au total de la réservation : rappelez-vous que les acomptes sont calculés uniquement sur le montant de la location.
Une règle s’applique à de mauvais logements : vérifiez les logements sélectionnés dans la condition concernée.
Le virement n’apparaît pas comme moyen de paiement : vérifiez si une restriction basée sur les jours restants avant le check-in est activée.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Si les conditions ne fonctionnent pas comme prévu, vérifiez ces points avant de contacter notre équipe d’assistance :
Assurez-vous que la condition est bien enregistrée.
Vérifiez que le logement concerné est bien associé à la règle correspondante.
Contrôlez les pourcentages, les jours avant le check-in et les moyens de paiement configurés.
Vérifiez s’il existe des règles avancées selon le montant, la durée ou les jours qui pourraient modifier le comportement.
Actualisez la page et vérifiez à nouveau la configuration.
Si le problème persiste, contactez notre équipe d’assistance et joignez des captures d’écran, le nom de la condition, le logement concerné et les dates de la réservation sur laquelle elle devrait s’appliquer.
Questions fréquentes
Puis-je configurer des conditions de paiement et d’annulation différentes selon la saison ?
Puis-je configurer des conditions de paiement et d’annulation différentes selon la saison ?
Oui. Vous pouvez utiliser l’option Nouvelle saison pour définir différentes périodes et appliquer des conditions différentes selon les dates sélectionnées.
Pourquoi je ne vois pas l’option de paiement par carte ?
Pourquoi je ne vois pas l’option de paiement par carte ?
Il est possible que tu n’aies pas encore intégré une plateforme de paiement avec Avantio Payments. Contacte ton spécialiste de l’implémentation ou notre équipe pour vérifier quelles plateformes sont disponibles pour ta configuration.
Comment sont calculés les pourcentages d’acompte ?
Comment sont calculés les pourcentages d’acompte ?
Les pourcentages sont toujours calculés sur le montant de la location, sans inclure les Extras. Ceux-ci doivent être configurés séparément.
Les conditions configurées dans Avantio modifient-elles les politiques d’Airbnb ou de Booking.com ?
Les conditions configurées dans Avantio modifient-elles les politiques d’Airbnb ou de Booking.com ?
Non. Airbnb et Booking.com conservent leurs propres politiques de paiement et d’annulation.
Actuellement, Vrbo peut utiliser les conditions de paiement et d’annulation configurées dans Avantio.