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Gérez les paiements, cautions et cartes de vos réservations depuis le récapitulatif des paiements

Centralisez en un seul endroit la gestion des encaissements, des remboursements et des cautions, et gérez rapidement et en toute sécurité les cartes associées à chaque Réservation.

Écrit par Lisa

Contrôlez tous les mouvements financiers de votre réservation

Le Récapitulatif des paiements est la section de chaque réservation qui vous permet d'enregistrer et de consulter tous les mouvements financiers — encaissements, remboursements et cautions — qu'ils soient en attente ou déjà traités. Cet outil vous offre une vue d'ensemble complète et vous permet d'agir rapidement, sans quitter le système.

Si vous avez activé Avantio Payments, vous aurez également accès à différents modes de paiement en ligne (carte de crédit, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…), et depuis le récapitulatif vous pourrez effectuer des encaissements, remboursements, empreintes et libérations en toute simplicité.

Grâce à la fonctionnalité multi-carte, vous pouvez associer plusieurs cartes à une même réservation et les utiliser selon vos besoins.

Accédez à toutes les informations de paiement de vos réservations

  1. Accédez à VRMS → Réservations → Liste des réservations.

  2. Cliquez sur l'icône de vue complète pour ouvrir la fiche d'une réservation.

  3. Rendez-vous dans la section « Récapitulatif des paiements ».

  4. Dans cette section, chaque paiement affiche :

    • Date.

    • Montant.

    • Statut : en attente, encaissé par le portail, encaissé ou échoué.

    • Mode de paiement : virement, carte de crédit, espèces ou PayPal.

    • Type : automatique ou manuel, selon la configuration d'Avantio Payments.

  5. L'icône « Observations » vous permet d'ajouter des commentaires internes liés à chaque paiement.

Gestion des cautions

Dans cette section, vous pouvez également gérer les cautions, que ce soit sous forme d'encaissement ou de blocage sur carte, selon la configuration de votre supplément.

Les informations disponibles comprennent la date, le montant, le mode de paiement et le type de caution.

Cartes associées à la réservation

Le bouton « Voir les cartes » ouvre un panneau affichant toutes les cartes liées à la réservation (physiques et virtuelles).

  • Ajouter une carte : permet de la saisir manuellement dans un formulaire sécurisé.

  • Demander une carte : envoie un e-mail au client afin qu'il renseigne ses coordonnées bancaires de manière sécurisée.

La dernière carte ajoutée sera appliquée par défaut, mais toutes les cartes tokenisées resteront disponibles.

Identification et validité des cartes

  • Physique (bleue) : la vraie carte du client, accepte les débits sans restrictions. Valide depuis la tokenisation jusqu'à la date d'expiration, avec un maximum de 30 jours après le check-out.

  • Virtuelle ou VVC (jaune) : carte prépayée Booking.com ou Expedia avec un solde limité au montant de la réservation (hébergement + ménage). Valide depuis la date de validité jusqu'à 30 jours après le check-out.

Lorsque la carte ne permet plus de débit, le système affiche automatiquement le message suivant :

Carte non disponible

Vous ne pouvez pas effectuer d'opération car plus de 30 jours se sont écoulés depuis le check-out.

Actions disponibles sur les cartes

En cliquant sur Voir la carte et en sélectionnant la carte souhaitée, vous accédez au menu à trois points, où vous pouvez :

  • Valider la carte (pour les clients utilisant la plateforme de paiement SysPay).

  • Signaler la carte comme non valide pour les réservations Booking.com.

  • Voir la carte. Disponible uniquement si vous n'avez pas de plateforme de paiement intégrée. Dans ce cas, le système redirige vers Receptio by Syspay pour afficher les données complètes.

Dans ces cas, la carte apparaît uniquement tokenisée dans la liste et les modes de paiement, sans permettre de débits, transactions ni automatisation au sein du système.

Actions disponibles dans le récapitulatif des paiements

Ajouter un paiement

  1. Cliquez sur « Ajouter un paiement ».

  2. Une nouvelle ligne modifiable sera générée dans laquelle vous pourrez indiquer le mode de paiement.

  3. Le sélecteur affichera toutes les cartes tokenisées associées à la réservation.

  4. Lors de l'enregistrement, la ligne sera automatiquement triée par date (de la plus proche à la plus éloignée).

Ajouter un remboursement manuel

  1. Activez le mode édition.

  2. Cliquez sur l'icône à trois points (coin supérieur droit).

  3. Sélectionnez « Ajouter un remboursement manuel ».

  4. Une nouvelle ligne modifiable correspondant au remboursement sera ajoutée.

Points importants

  • Les cartes enregistrées n'apparaîtront pas dans la liste déroulante du mode de paiement, car les remboursements doivent toujours être effectués depuis la ligne de paiement d'origine.

  • Cela signifie que si vous souhaitez rembourser un montant, vous devez l'initier directement depuis le paiement et la carte spécifique avec lesquels il a été traité. Ainsi, chaque remboursement est associé au paiement correct et non de manière générique à n'importe quelle carte de la réservation.

  • Avec Avantio Payments, les remboursements ne peuvent plus être programmés : ils doivent être exécutés immédiatement.

Où puis-je consulter l'historique des paiements ?

Entrez dans le récapitulatif en mode édition, cliquez sur l'icône à trois points (coin supérieur droit) et sélectionnez « Voir l'historique ». Une fenêtre contextuelle s'ouvrira avec deux onglets : « Paiements » et « Cautions », où vous pourrez consulter tous les mouvements, actions effectuées et e-mails associés aux transactions de la réservation.

Comment gérer la caution ?

La gestion de la caution dépend du mode de paiement utilisé :

  • Modes autres que la carte de crédit : la ligne de paiement peut être modifiée sans restrictions.

  • Avec carte de crédit :

    • Si le paiement est en attente, vous pouvez modifier la ligne de paiement.

    • Si le paiement a déjà été encaissé, il ne peut être ni modifié ni annulé pour des raisons de sécurité.

Ajouter un remboursement ou une libération de caution

Si la caution est gérée par carte de crédit et que vous avez une plateforme de paiement active connectée à Avantio Payments, en mode édition vous pouvez choisir entre :

  • Encaisser ou rembourser la caution.

  • Encaisser ou libérer la caution.

Vous avez ainsi un contrôle total sur le montant bloqué dans la réservation selon vos besoins.

Comment effectuer un remboursement suite à l'annulation d'une réservation ?

La gestion des remboursements dépend du type d'annulation : manuelle ou automatique.

Annulation manuelle de la réservation

Pour annuler une réservation manuellement depuis le VRMS :

  1. Dans la liste des réservations, cliquez sur « Vue complète » pour ouvrir la fiche de la réservation.

  2. Dans la fiche, cliquez sur le bouton « Annuler ».

  3. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira avec les options d'annulation disponibles :

    • Remboursement total

      • Paiements par carte de crédit : une ligne de remboursement est générée pour chaque paiement existant.

      • Paiements hors ligne (virement, espèces, etc.) : tous les paiements sont regroupés en un seul remboursement en attente.

    • Remboursement partiel

      • Paiements par carte de crédit : les remboursements sont traités dans l'ordre inverse (du dernier au premier) jusqu'à couvrir le montant à rembourser.

      • Paiements hors ligne : si les remboursements en ligne ne couvrent pas la totalité, le système génère automatiquement un remboursement en attente pour la différence.

    • Sélecteur de mode de paiement

      • Si un paiement par carte existe, cette option s'affiche par défaut.

      • Si vous sélectionnez un mode hors ligne, un remboursement hors ligne en attente est ajouté.

Annulation automatique

Si la réservation est annulée depuis le portail, les lignes de remboursement seront générées automatiquement selon la politique d'annulation.

Tous les paiements en attente sont automatiquement annulés.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si la carte ne permet plus de débits ?

Le système vous avertit lorsque la carte n'est plus disponible pour les transactions.

Puis-je modifier un paiement déjà traité par carte de crédit ?

Non. Pour des raisons de sécurité, les paiements déjà traités ne peuvent être ni modifiés ni annulés depuis le récapitulatif.

Quelle carte est appliquée par défaut ?

La dernière carte ajoutée est toujours appliquée par défaut, mais vous pouvez utiliser n'importe laquelle des cartes tokenisées.

Les remboursements peuvent-ils être programmés ?

Non. Les remboursements par carte doivent être exécutés immédiatement.

Pourquoi le système ne me permet-il pas de demander une carte de crédit au client ?

Le système permet uniquement de demander la carte de crédit au client lorsqu'il existe des paiements en attente dont le mode de paiement enregistré est la carte de crédit.

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