Comprende cada estado de reserva y optimiza tu control operativo
Cuando recibes una reserva, no siempre pasa directamente a confirmada. Existen varios estados que te ayudan a mantener un control más detallado: prerreserva, confirmada y pagada.
Entender el significado de cada uno y saber cuándo cambiarlo es esencial para evitar descuadres y mantener tu calendario actualizado.
Qué significa una prerreserva
Una prerreserva es una reserva real (no una simple petición). Desde el momento en que entra en el sistema, bloquea automáticamente el calendario del alojamiento.
Por defecto, todas las reservas directas, ya sea desde portales o desde tu página web, se registran en el VRMS con estado de Prerreserva.
En el caso de Booking.com, Airbnb y VRBO, puedes activar una configuración especial para que esas reservas entren directamente como Confirmadas.
Consulta aquí cómo configurar reservas inmediatas para VRBO.Para Booking.com y Airbnb, contacta con nuestro equipo para solicitar la activación de esta funcionalidad.
Además, si trabajas con Harmony o Avantio Payments, puedes automatizar el proceso para que una Prerreserva se convierta en Confirmada de forma automática.
Beneficios de la prerreserva
Permite revisar los datos de la reserva antes de confirmarla.
Garantiza el bloqueo inmediato de las fechas en el calendario.
Facilita la confirmación directamente desde la ficha o Planning.
En algunos portales, como VRBO, puedes decidir si las reservas entran como Prerreserva o directamente como Confirmadas (Instant booking).
Cuándo cambiar de prerreserva a confirmada
Se recomienda confirmar una prerreserva cuando hayas revisado los datos y recibido el primer pago.
De este modo, mantienes mayor control y evitas confirmar reservas sin respaldo económico.
Cómo confirmar una prerreserva
Abre la ficha de la reserva:
VRMS → Listado de reservas → Reservas; o bien, accede a «Planning».Selecciona la opción «Confirmar».
El sistema te permitirá enviar un correo de confirmación al turista.
El estado de la reserva cambiará automáticamente a «Confirmada» en la ficha, en el listado de reservas y en el planning.
Cuándo pasar una reserva confirmada a pagada
El último paso llega cuando has recibido el importe total de la reserva (alojamiento + extras). En ese momento, debes cambiar el estado de «Confirmada» a «Pagada».
Esto te permitirá:
Llevar un control financiero más preciso.
Realizar un seguimiento claro dentro del VRMS.
Evitar errores en la contabilidad.
Consejos útiles
Confirma las prerreservas solo después de revisar los datos y verificar que se ha recibido el primer pago.
Mantén los estados actualizados para ahorrar tiempo en conciliaciones y reportes.
Usa el estado «Pagada» únicamente cuando el pago esté completo.
Errores frecuentes
No confirmar prerreservas a tiempo: puede generar confusión con los huéspedes o bloquear fechas innecesariamente.
Marcar reservas como pagadas antes de recibir el importe total: puede desordenar tu contabilidad y dificultar las liquidaciones.
Checklist: de prerreserva a pagada
Revisa la prerreserva
Comprueba los datos y asegúrate de que el calendario está bloqueado.
Confirma la prerreserva
Verifica que se haya recibido el primer pago.
Cambia el estado a «Confirmada».
Envía el correo de confirmación al huésped.
Controla los pagos pendientes
Haz seguimiento de plazos e importes.
Registra cada abono recibido.
Marca la reserva como pagada
Solo cuando hayas recibido el 100 % (alojamiento + extras).
Cambia el estado a «Pagada» en el VRMS.
Ahora que conoces los distintos estados de una reserva, revisa tu planning y confirma las prerreservas que cumplan los requisitos.
Así ganarás en control, seguridad y podrás centrarte en lo más importante: ofrecer la mejor experiencia a tus huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Una prerreserva bloquea el calendario del alojamiento?
¿Una prerreserva bloquea el calendario del alojamiento?
Sí. A diferencia de una simple petición, una prerreserva bloquea automáticamente las fechas del alojamiento desde el momento en que entra al sistema.
¿Dónde puedo confirmar una prerreserva en el VRMS?
¿Dónde puedo confirmar una prerreserva en el VRMS?
Puedes hacerlo tanto desde la ficha de la reserva como directamente desde el planning.
¿Qué ocurre si no marco una reserva como pagada una vez recibido el importe?
¿Qué ocurre si no marco una reserva como pagada una vez recibido el importe?
La reserva seguirá figurando como Confirmada, lo que puede dificultar el control de pagos y la conciliación contable en tu sistema.
¿Las reservas de VRBO entran siempre como prerreservas en el sistema?
¿Las reservas de VRBO entran siempre como prerreservas en el sistema?
No necesariamente. Puedes configurar si deseas que las reservas de VRBO entren como Prerreserva o como Confirmadas (Instant booking).
¿Cuándo debo cambiar el estado de una reserva a pagada?
¿Cuándo debo cambiar el estado de una reserva a pagada?
Debes hacerlo cuando hayas recibido el 100% del importe correspondiente al alojamiento y los extras.