Comprende cada estado de reserva
Existen diferentes estados de reservas que puedes utilizar:
“Prereserva”: es una reserva real que bloquea automáticamente el calendario desde el momento que entra al sistema.
Te permite revisar los detalles y de haber recibido el primer pago. antes de confirmar.
“Confirmada”: normalmente cuando se ha recibido el primer pago (pago parcial), la reserva se registra con este status. Permite enviar email de confirmación al huésped, con todos los detalles.
“Pagada”: el paso final en el flujo de reserva, cuando se han recibido todos los pagos (alojamiento + extras).
“De propietario”: es un estado que indica que el alojamiento será ocupado por el dueño o por personas cercanas (familiares o amigos). Al igual que una reserva turística, bloquea el calendario para impedir nuevas reservas en esas fechas, y permite decidir si se aplican extras.
“Bloqueado”: para cerrar el calendario durante un determinado período de tiempo, ya sea por tareas de mantenimiento o por decisiones estratégicas con el propietario.
“StopSell”: para cerrar las ventas de una fecha en concreto en adelante, por ejemplo si no estás seguro de seguir trabajando con un alojamiento.
“Bajo petición”: contacta con nuestro equipo para solicitar la activación de esta funcionalidad, si en tu web no quieres reservas instantáneas.
Gestión operativa de los estados principales
En este artículo vamos a centrarnos en cómo gestionar los estados propios de las reservas: prereserva, confirmada y pagada.
Entender el significado de cada uno y saber cuándo cambiarlo es esencial para evitar descuadres y mantener tu calendario actualizado.
Qué significa una prereserva
Una prereserva es una reserva real (no una simple petición). Desde el momento en que entra en el sistema, bloquea automáticamente el calendario del alojamiento.
Por defecto, las reservas directas (de tu página Web) se registran en el VRMS con estado de Prereserva.
En el caso de Booking.com, Airbnb y VRBO, puedes activar una configuración especial para que esas reservas entren directamente como Confirmadas:
Consulta aquí cómo configurar reservas inmediatas para VRBO.Para Booking.com y Airbnb, contacta con nuestro equipo para solicitar la activación de esta funcionalidad.
Además, si trabajas con Avantio Payments, puedes automatizar el proceso para que una Prereserva se convierta en Confirmada de forma automática.
Beneficios de la prereserva
Permite revisar los datos de la reserva antes de confirmarla.
Garantiza el bloqueo inmediato de las fechas en el calendario.
Facilita la confirmación directamente desde la ficha o Planning.
En algunos portales, como VRBO, puedes decidir si las reservas entran como Prereserva o directamente como Confirmadas (Instant booking).
Cuándo cambiar de "Prereserva" a "Confirmada"
Se recomienda confirmar manualmente una prereserva cuando hayas revisado los datos y recibido el primer pago. De este modo mantienes mayor control y evitas confirmar reservas sin respaldo económico.
Si trabajas con Avantio Payments, puedes automatizar el proceso para que una
Prereserva se convierta en Confirmada de forma automática cuando haya un cobro mediante tarjeta.
Cómo confirmar una prereserva
Abre la ficha de la reserva:
VRMS → Listado de reservas → Reservas; o bien, accede a «Planning».Selecciona la opción «Confirmar».
El sistema te permitirá enviar un correo de confirmación al turista.
El estado de la reserva cambiará automáticamente a «Confirmada» en la ficha, en el listado de reservas y en el planning.
Cuándo pasar una reserva "Confirmada" a "Pagada"
El último paso llega cuando has recibido el importe total de la reserva (alojamiento + extras). En ese momento, debes cambiar el estado de «Confirmada» a «Pagada».
Esto te permitirá:
Llevar un control financiero más preciso.
Realizar un seguimiento claro dentro del VRMS.
Evitar errores en la contabilidad.
Cómo marcar una reserva como ‘’pagada’’
Opción 1: Desde una reserva individual
Abre la ficha de la reserva:
VRMS → Listado de reservas → Reservas;
o bien, accede a «Planning».Cambia el estado de "Confirmed" a "Paid"
Graba los cambios
Opción 2: Cambio masivo
Ve a la lista de reservas
Selecciona las reservas que quieres actualizar (máximo 10)
Elige la acción: Cambiar de confirmada a pagada
Confirma la acción en el modal que aparece
Consejos útiles
Confirma las prereservas solo después de revisar los datos y verificar que se ha recibido el primer pago.
Mantén los estados actualizados para ahorrar tiempo en conciliaciones y reportes.
Usa el estado «Pagada» únicamente cuando el pago esté completo.
Errores frecuentes
No confirmar prereservas a tiempo: puede generar confusión con los huéspedes o bloquear fechas innecesariamente.
Marcar reservas como pagadas antes de recibir el importe total: puede desordenar tu contabilidad y dificultar las liquidaciones.
Checklist: de prereserva a pagada
Revisa la prereserva
Comprueba los datos y asegúrate de que el calendario está bloqueado.
Confirma la prereserva
Verifica que se haya recibido el primer pago.
Cambia el estado a «Confirmada».
Envía el correo de confirmación al huésped.
Controla los pagos pendientes
Haz seguimiento de plazos e importes.
Registra cada abono recibido.
Marca la reserva como pagada
Solo cuando hayas recibido el 100 % (alojamiento + extras).
Cambia el estado a «Pagada» en el VRMS.
Ahora que conoces los distintos estados de una reserva, revisa tu planning y confirma las prereservas que cumplan los requisitos.
Así ganarás en control, seguridad y podrás centrarte en lo más importante: ofrecer la mejor experiencia a tus huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Una prereserva bloquea el calendario del alojamiento?
¿Una prereserva bloquea el calendario del alojamiento?
Sí. A diferencia de una simple petición, una prereserva bloquea automáticamente las fechas del alojamiento desde el momento en que entra al sistema.
¿Dónde puedo confirmar una prereserva en el VRMS?
¿Dónde puedo confirmar una prereserva en el VRMS?
Puedes hacerlo tanto desde la ficha de la reserva como directamente desde el planning.
¿Qué ocurre si no marco una reserva como pagada una vez recibido el importe?
¿Qué ocurre si no marco una reserva como pagada una vez recibido el importe?
La reserva seguirá figurando como Confirmada, lo que puede dificultar el control de pagos y la conciliación contable en tu sistema.
¿Las reservas de VRBO entran siempre como prereservas en el sistema?
¿Las reservas de VRBO entran siempre como prereservas en el sistema?
No necesariamente. Puedes configurar si deseas que las reservas de VRBO entren como Prereserva o como Confirmadas (Instant booking).
¿Cuándo debo cambiar el estado de una reserva a pagada?
¿Cuándo debo cambiar el estado de una reserva a pagada?
Debes hacerlo cuando hayas recibido el 100% del importe correspondiente al alojamiento y los extras.