Gestiona con criterio las cancelaciones de reservas
Cancelar una reserva no se limita a hacer clic: implica liberar el calendario, comunicarte correctamente con el huésped y, en algunos casos, asumir comisiones de los portales. Conocer el procedimiento adecuado te permitirá actuar con seguridad y mantener una gestión ordenada.
Reservas que pueden cancelarse en el VRMS
En el VRMS puedes cancelar los siguientes estados:
Prereserva
Reserva confirmada
Reserva pagada
Periodo de garantía
Reserva de propietario
Cómo cancelar una reserva
Tienes dos formas de realizar la cancelación:
Desde el planning: localiza la reserva, haz clic con el botón izquierdo y selecciona Cancelar.
Desde la ficha de la reserva: abre el detalle de la reserva y utiliza la opción de cancelación.
Motivos de cancelación
Al cancelar, el sistema solicitará que indiques quién realiza la acción. Este paso es clave, ya que afecta a la aplicación de comisiones y políticas de cancelación.
Caso 1. Cancela el turista
Selecciona Turista cuando el huésped no pueda viajar. El sistema calculará automáticamente si corresponde penalización o reembolso según tus políticas de cancelación.
Caso 2. Cancela la agencia
Selecciona Agencia cuando la cancelación se deba a motivos internos (incidencias, overbooking, etc.). En este caso, no se aplica tasa de cancelación al turista.
Consejo útil
VRBO:
Si cancela la agencia → el portal mantiene la comisión de intermediación.
Si cancela el turista → no se cobra comisión.
Otros portales: cada canal tiene su propio procedimiento. Consulta la sección «Qué se sincroniza» en la ficha del portal dentro del Channel Manager.
Comunicación con el huésped
Antes de confirmar la cancelación, el sistema ofrece enviar un mensaje automático al turista. Es recomendable usarlo para mantener una comunicación clara y evitar malentendidos.
Consejo útil
Aunque el sistema envíe el mensaje, refuerza la información con un contacto directo y transparente.
¿Qué ocurre después de cancelar?
La reserva aparece en el listado como Cancelada.
Desaparece del planning y libera el calendario.
En reservas de propietario, el estado cambia a Cancelada propietario.
Recomendaciones:
Informa siempre al huésped con claridad.
Revisa las condiciones de cada portal antes de cancelar.
Documenta la razón de la cancelación para mantener un historial ordenado.
Errores frecuentes
Seleccionar el motivo incorrecto al cancelar (turista/agencia).
No enviar el mensaje de cancelación al huésped.
Checklist para cancelar reservas en Avantio
Asegúrate de seguir cada paso para evitar errores, comisiones innecesarias o bloqueos en el calendario.
Identifica el estado de la reserva:
Prereserva, Confirmada, Pagada, Periodo de garantía o Propietario.
Elige cómo cancelarla:
Desde el planning o desde la ficha de la reserva.
Indica quién cancela:
Turista → aplica políticas de cancelación.
Agencia → sin penalización para el huésped.
Revisa las condiciones del portal:
Especial atención a VRBO, que puede aplicar comisión a la agencia.
Envía el mensaje de cancelación:
Usa la opción automática o comunícalo manualmente.
Confirma el resultado:
En el listado aparecerá como Cancelada y el calendario quedará libre.
Ahora que conoces el proceso, revisa las condiciones de cada portal con el que trabajas para asegurarte de actuar siempre de la forma más adecuada, evitar costes imprevistos y conservar la confianza de tus huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si cancelo desde el VRMS una reserva de un portal?
¿Qué pasa si cancelo desde el VRMS una reserva de un portal?
El VRMS sincroniza la cancelación, pero cada portal aplica sus propias reglas. Consulta la ficha de sincronización del canal.
¿El calendario queda bloqueado tras cancelar?
¿El calendario queda bloqueado tras cancelar?
No. La reserva desaparece del planning y las fechas quedan disponibles.
¿Puedo revertir una cancelación?
¿Puedo revertir una cancelación?
No. Si necesitas recuperarla, deberás crear una nueva reserva.
¿Se cobra comisión del portal si cancela la agencia?
¿Se cobra comisión del portal si cancela la agencia?
En algunos casos sí, como en VRBO. Revisa siempre las condiciones del canal.
¿Las reservas de propietario también se pueden cancelar?
¿Las reservas de propietario también se pueden cancelar?
Sí. En ese caso el estado cambia a Cancelada propietario.