Situación actual
Actualmente, las solicitudes y reservas que los huéspedes pueden hacer en Vrbo siguen flujos distintos, lo que dificulta su identificación y gestión si no se conoce cómo funciona cada tipo.
Los dos tipos son:
Request to book
Instant booking
¿Qué aprenderás en este artículo?
Aprenderás a identificar los distintos tipos de reservas y solicitudes de Vrbo para elegir los que mejor se adapten a las necesidades de tu negocio y sabrás cómo gestionar correctamente cada caso.
Ventajas de la Solicitud de reserva (Request to book)
Bloquea temporalmente las fechas para evitar solicitudes simultáneas (en el VRMS de Avantio aparece con estado ‘Prereserva’).
Al turista se le indica que dentro de un plazo de 24 horas le confirmarás o le cancelarás la petición, aunque, el sistema no va a iterferir si en 24 horas no actúas. La reserva seguirá registrada con estado ‘Prereserva’, bloqueando de esta manera el calendario.
Permite revisar cada solicitud antes de aceptarla, y de esta manera, tener tú el control sobre quién quieres que se aloje, y quién no.
Ventajas de la Reserva Inmediata (Instant booking)
Mejora la visibilidad de tus alojamientos.
Aumenta el número de reservas directas.
Ahorra tiempo en la gestión, ya que acorta el flujo de las reservas.
¿Cuándo deberías usar cada funcionalidad?
Usa la opción Request to book si tu alojamiento requiere una selección más cuidadosa del huésped o si prefieres revisar cada petición antes de aceptarla.
Usa la opción Instant booking si tu alojamiento se adapta a un público amplio y quieres maximizar las reservas, reducir la gestión manual y ofrecer una confirmación rápida.
La mejor opción dependerá de las características de tu alojamiento, de tu modelo de negocio y del perfil de viajero al que te diriges.
Conviene revisar previamente:
Las características y normas de tus alojamientos.
El perfil de viajero al que te diriges.
El nivel de control y automatización que necesitas.
La disponibilidad y configuración del calendario.
También es recomendable analizar la capacidad de tu equipo para responder a las solicitudes en menos de 24 horas.
Siguientes pasos
CASO A. Quiero trabajar con Request to book
No tengo que configurar nada, por defecto, las peticiones de mis huéspedes se registran en VRBO con estado ‘Request to book’ y se registran en el VRMS de Avantio con estado ‘Prereserva’, bloqueando el calendario.
Cuando recibas en el VRMS una prereserva procedente de Vrbo, deberás revisarla y seleccionar una de estas dos opciones:
Confirmar
Anular
Para ofrecer una buena experiencia al huésped, te recomendamos responder durante las 24 horas siguientes a la recepción de la solicitud. Vrbo informa al viajero de que recibirá una confirmación o cancelación dentro de ese plazo.
Si no realizas ninguna acción durante esas 24 horas, la solicitud no se confirma ni se cancela automáticamente. Permanecerá en estado Prereserva hasta que la gestiones manualmente desde el VRMS de Avantio.
Importante: la confirmación o anulación debe realizarse siempre desde el VRMS de Avantio. La información se sincronizará automáticamente con Vrbo. No se deberían gestionar estas acciones desde la extranet de Vrbo.
CASO B. Quiero trabajar con Instant booking
Activa la opción Instant Booking en la extranet de Vrbo.
Activa también la opción Instant Booking en los alojamientos correspondientes desde ChannelPRO de Avantio.
Una vez activada esta modalidad, las reservas de Vrbo se confirmarán automáticamente al huésped por correo electrónico.
Las reservas se registrarán en el VRMS de Avantio con el estado Confirmado.
Recibirás un correo electrónico con los detalles de cada reserva.
Importante: si necesitas cancelar una reserva confirmada, realiza siempre la cancelación desde el VRMS de Avantio. La información se sincronizará automáticamente con Vrbo. No se deberían gestionar estas acciones desde la extranet de Vrbo.
Resultado esperado
Habrás definido cómo se gestionarán las reservas en tu operativa diaria y elegido la opción que mejor se adapte a tu alojamiento, a tu equipo y al perfil de viajero.
Según tu elección, las reservas/peticiones de VRBO se mostrarán en el VRMS de una forma, u otra:
VRBO Request to book = VRMS Prereserva
VRBO Instant booking = VRMS Confirmado
Limitaciones y consideraciones
Ten en cuenta que da igual si trabajas con Request to book o con Instant booking, siempre que canceles sin marcar “cancelado por el turista”, VRBO te penalizará bloqueando tu alojamiento duranto los próximos 7 días y bajando su posicionamiento.
Es un funcionamiento específico del portal y no depende de Avantio.
La ventaja es que si trabajas con el Channel Manager de Avantio, la penalización monetaria por parte de VRBO no se aplica.
Buenas prácticas
Revisa con frecuencia tu bandeja de entrada de Request to book en VRBO y tus Prereservas en el VRMS de Avantio.
Analiza qué tipo de reserva / request te trae más beneficio.
Ajusta bien tus normal de la casa. De esta manera puedes mantener el control, por si reserva un turista que no cumple con las normas, puedes cancelar su reserva o petición con el botón 'cancelado por el huésped'.
Flexibiliza restricciones solo cuando tenga sentido comercial.
Caso práctico
Reto: Una agencia quiere cancelar un Request o un Instant booking sin ser perjudicado.
Análisis: La agencia detecta que el huésped ha reservado sin cumplir la edad min. de las normas de la casa para reservar.
Decisión estratégica: Puedes cancelar una reserva si el viajero incumple las normas del alojamiento o las políticas y condiciones aplicables. Para evitar que la cancelación afecte a tus métricas, pide al huésped que la solicite desde la sección ‘Mis viajes’ de su cuenta de su cuenta de VRBO. (Si cumple todas las normas, solo deberás cancelar la reserva cuando el propio huésped lo solicite, si no, VRBO te penalizará).
Resultado esperado: Has evitado una reserva que podría perjudicar tu negocio, sin que tu empresa se vea perjudicada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de la opción Reserva Inmediata a Request to book desde mi cuenta?
¿Puedo cambiar de la opción Reserva Inmediata a Request to book desde mi cuenta?
Sí, desactiva el Instant booking en tu ChannelPro de Avantio. Además, sigue estos pasos en tu extranet de VRBO para revisar que en el lado de Vrbo también se ha desactivado:
Inicia sesión en tu cuenta.
Selecciona el alojamiento deseado.
Haz clic en Alojamiento y luego selecciona Normas y políticas.
Selecciona Tipo de reserva.
Selecciona Reserva Inmediata o Confirmación en 24 horas.
Selecciona Guardar.
¿Cuánto tiempo tengo para aprobar una petición? Si ha pasado ya el tiempo, ¿qué pasará?
¿Cuánto tiempo tengo para aprobar una petición? Si ha pasado ya el tiempo, ¿qué pasará?
Para ofrecer una buena experiencia al huésped, te recomendamos responder durante las 24 horas siguientes a la recepción de la solicitud, porque Vrbo informa al viajero de que recibirá una confirmación o cancelación dentro de ese plazo.
No obstante, si no realizas ninguna acción durante esas 24 horas, la solicitud no se confirma ni se cancela automáticamente. Permanecerá en estado Prereserva hasta que la gestiones manualmente desde el VRMS de Avantio.
Trabajo con Request to book y quiero aumentar el número de mis reservas directas en VRBO, pero gestiono casas de alto estándar y tengo miedo de recibir reservas de huéspedes no deseados sin poder cancelar sin ser penalizado. ¿Qué me recomiendas?
Trabajo con Request to book y quiero aumentar el número de mis reservas directas en VRBO, pero gestiono casas de alto estándar y tengo miedo de recibir reservas de huéspedes no deseados sin poder cancelar sin ser penalizado. ¿Qué me recomiendas?
Te recomiendo a cambiar tu estrategia y usar la opción a Instant booking. ¡Ojo! Escribe y configura bien tus normas de casa para que, si un huésped que no cumple las normas haga su reserva directa, tengas el derecho de cancelar con la opción 'cancelado por huésped' y así, evitar ser penalizado por el portal.
¿Para un mismo alojamiento se puede activar request to book y a la vez instant booking?
¿Para un mismo alojamiento se puede activar request to book y a la vez instant booking?
No, tienes que decirte. No se pueden activar ambas opciones para un mismo alojamiento.
Puedo activar el Instant booking solo para algunos pocos alojamientos que selecciono o si lo quiero activar, lo tengo que activar para todos?
Puedo activar el Instant booking solo para algunos pocos alojamientos que selecciono o si lo quiero activar, lo tengo que activar para todos?
Puedes activarlo solo para algunos pocos alojamientos, si quieres.