Empieza ya: ¿qué implica liquidar una reserva cancelada?
Liquidar una reserva cancelada significa reflejar el efecto económico de la cancelación: cuánto se devuelve al viajero, qué parte queda como penalización y, de ser el caso, qué corresponde pagar al propietario. El tratamiento depende de si hubo pago previo y de si existe penalización.
Reservas canceladas sin pago
Si la reserva no fue abonada:
Puedes descartarla desde la ficha de reserva para que no aparezca en las liquidaciones.
También tienes la opción de incluirla en la liquidación (sin generar movimientos) para mantener un registro transparente.
Reservas canceladas con pago
Aquí hay dos situaciones:
Cancelación por parte del viajero
Si la política de cancelación aplica penalización parcial (por ejemplo, el 50 % del alquiler), se reembolsa la parte correspondiente al viajero y el resto puede convertirse en margen comercial de la agencia.
Si no hay penalización, se devuelve el importe completo y se anulan todos los asientos contables generados por la reserva.
Cancelación por parte de la agencia o del portal
Usualmente implica devolución íntegra al viajero.
El sistema anula los asientos contables relacionados: el pago al propietario y la comisión de la agencia quedan sin efecto.
Si parte de la penalización corresponde al propietario, conviene registrarla como pago a cuenta para mantener trazabilidad adecuada.
Casos ilustrativos
Caso 1: penalización del 50 % antes del check-in
Un viajero cancela dos días antes. Si la política aplica penalización del 50 %:
Se devuelve la parte correspondiente al cliente.
El resto se considera margen de la agencia.
No se paga nada al propietario, salvo pacto diferente en contrato.
Caso 2: cancelación sin penalización tras el check-in debido a error de la agencia
Se devuelve el importe total.
Se anulan todos los asientos, confirmación, pago al propietario y comisión de la agencia.
El resultado neto es que no queda saldo: como si la reserva no hubiese existido.
Errores frecuentes
No incluir pagos a proveedores (por ejemplo, limpieza) ya previstos.
Tomar reservas canceladas como si fueran confirmadas en la liquidación.
Para procesar cancelaciones sin errores:
Si no hubo pago: descártala o inclúyela sin movimientos.
Si hubo pago: devuelve total o parcialmente según política, registra penalizaciones y anula los asientos contables innecesarios.
Así evitarás descuadres en tus cuentas y mantendrás relaciones transparentes con propietarios y viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si la penalización de la cancelación corresponde al propietario?
¿Qué ocurre si la penalización de la cancelación corresponde al propietario?
Debe registrarse como pago a cuenta a su favor, para que aparezca en la siguiente liquidación.
¿Se deben mostrar reservas canceladas sin penalización dentro de las liquidaciones?
¿Se deben mostrar reservas canceladas sin penalización dentro de las liquidaciones?
Sí, puedes incluirlas como referencia aunque no generen movimientos, para mayor transparencia.
¿Qué hacer si ya pagaron al viajero a través del portal?
¿Qué hacer si ya pagaron al viajero a través del portal?
Debe registrarse manualmente el ajuste: el portal realiza la devolución y tú ingresas el movimiento que te afecte.
¿Qué sucede con los extras y tasas turísticas en una cancelación con devolución total?
¿Qué sucede con los extras y tasas turísticas en una cancelación con devolución total?
Se anulan junto con los demás asientos de la reserva para que no quede saldo pendiente.