Convierte tareas repetitivas en procesos automáticos con plantillas
Cuando gestionas reservas, contratos o facturas, repetir siempre la misma información puede resultar tedioso y hacerte perder tiempo. Con las plantillas de documentos puedes automatizar gran parte de esa tarea: basta con definir un modelo y el sistema rellenará los datos de forma automática. Así ahorras esfuerzo, reduces errores y aseguras una comunicación coherente con clientes y propietarios.
Definiciones clave
Campos automáticos: datos extraídos de la base de datos (nombre del cliente, fechas de la reserva, importe pendiente). Se identifican entre almohadillas, por ejemplo: #cliente#.
Plantilla: modelo que combina texto predefinido con elementos que pueden ser modificados y rellenados.
¿Qué son las plantillas de documentos?
Las plantillas son modelos predefinidos que integran texto personalizado y campos automáticos. Esto permite generar documentos y mensajes de manera rápida y precisa.
Beneficios principales
Generar correos y documentos en segundos.
Mantener consistencia en la comunicación.
Ahorrar tiempo y reducir errores manuales.
Adaptar mensajes automáticamente al idioma del cliente o propietario.
Cómo acceder a las plantillas
Ingresa a
VRMS → Configuracióny selecciona «Plantillas» en la parte superior derecha del menú.En «Filtros», elige la categoría que necesites (reservas, propietarios, recibos, facturas, etc.).
Funcionamiento general
El sistema incluye más de 20 plantillas listas para usar. Puedes:
Personalizarlas: modificar el texto y añadir logo, imágenes o tablas.
Duplicarlas: crear una copia y adaptarla sin empezar desde cero.
Crear nuevas: recomendable solo si necesitas algo muy específico, ya que requiere mayor complejidad.
Consejo útil
Siempre que sea posible, parte de una plantilla preconfigurada. Es más rápido y seguro que empezar desde cero.
Idiomas
El sistema selecciona automáticamente la versión adecuada según el idioma del cliente o propietario. Solo necesitas personalizar el texto en cada idioma; los campos automáticos se rellenarán solos.
Plantillas de reserva web
Se envían automáticamente al turista tras una reserva online.
Incluyen variaciones según el método de pago elegido.
No pueden eliminarse ni pausarse, aunque sí modificarse para ajustar el contenido.
Solo permiten usar los campos asignados a esta categoría (Cliente Web, Forma de pago web, Propiedades web, Reservas web, Otros).
Buenas prácticas
Al trabajar con plantillas responde las siguientes preguntas:
¿Has duplicado una plantilla existente antes de crear una nueva?
¿El texto personalizado está adaptado a todos los idiomas que utilizas?
¿Has insertado tu logo e imágenes cuando corresponde?
¿Los campos automáticos son correctos y pertenecen a la categoría elegida?
El uso de plantillas en Harmony te permite ahorrar tiempo, reducir errores y mantener una comunicación clara y profesional.
Personalizarlas de acuerdo con tus necesidades asegura coherencia en cada interacción con clientes y propietarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo duplicar una plantilla de documentos en Harmony?
¿Cómo puedo duplicar una plantilla de documentos en Harmony?
Accede a Plantillas de documentos, selecciona la plantilla que quieras y haz clic en Duplicar. Luego podrás editar la copia sin modificar la original.
¿Es posible insertar tablas dentro de una plantilla de documentos?
¿Es posible insertar tablas dentro de una plantilla de documentos?
Sí. El editor de Harmony permite añadir tablas para estructurar la información de forma más clara.
¿Qué debo hacer si necesito una plantilla completamente nueva en Harmony?
¿Qué debo hacer si necesito una plantilla completamente nueva en Harmony?
Puedes crearla desde cero, aunque se recomienda duplicar una existente para ahorrar tiempo y reducir errores.
¿Puedo detener el envío automático de una plantilla de reserva web?
¿Puedo detener el envío automático de una plantilla de reserva web?
No. Estas plantillas siempre se envían automáticamente tras una reserva online, aunque sí puedes modificar su contenido para ajustarlo a tus necesidades.