Automatiza tu día a día con Harmony
La gestión de propiedades implica tareas repetitivas que consumen tiempo y energía. Para simplificar este proceso, el módulo Harmony automatiza acciones clave y ofrece un control centralizado de las actividades realizadas. De este modo, permite visualizar tanto el ahorro de tiempo generado como el estado de las tareas en curso o completadas.
Definiciones clave
Harmony: módulo de automatización que centraliza la creación y gestión de reglas automáticas en Avantio.
Dashboard (Panel de control): sección que muestra las tareas en tiempo real, estadísticas y tiempo ahorrado gracias a la automatización.
Solución: regla automatizada creada en Harmony para ejecutar un proceso (ejemplo: envío de instrucciones a un turista).
Tarea: acción procesada o programada por Harmony como resultado de una solución configurada.
Estructura de Harmony
El módulo se divide en tres partes:
Dashboard
El panel de control ofrece una visión completa de lo que ocurre en segundo plano y un resumen de tus tareas (planificadas y completadas). Además, muestra el tiempo ahorrado gracias a la automatización.
Tareas en tiempo real: muestra las tareas ejecutadas o programadas. Para ver todas y comprobar el estado de una en particular, haz clic en «Ver todas las tareas», lo que lleva a la página de Tareas.
Estadísticas: presenta cifras reales sobre el rendimiento de Harmony:
Tiempo ahorrado.
Cantidad de tareas realizadas.
Número de soluciones activas.
Soluciones más utilizadas (por mes, semana o desde la activación).
Soluciones
Dentro de esta sección encontrarás tres categorías: Reservas, Clientes y Propietarios.
Reservas
Incluye por defecto la solución Gestionar las reservas pendientes de pago.
Si hay pagos pendientes, se recuerda al turista que debe completarlos.
Se puede informar si el cobro se hará automáticamente con tarjeta en una fecha concreta (cuando se disponga del módulo de almacenamiento de tarjeta).
Se pueden enviar enlaces de pago (solo con PayPal o Redsys Instant TPV) o instrucciones para transferencias bancarias.
Si tu web de Avantio o integración admite pagos inmediatos (PayPal o POS), podrás configurar la solución Confirmar automáticamente las reservas con pago inmediato desde tu web.
Esta opción no está disponible para empresas con Avantio Payments, ya que en ese caso la automatización se gestiona directamente desde dicho sistema.
Clientes
Tras confirmar la reserva, puedes automatizar el envío de servicios adicionales o instrucciones de llegada.
Esta configuración mejora la experiencia del cliente y ayuda a incrementar ventas.
Propietarios
Permite enviar un mensaje automático al propietario cuando se registre una reserva.
Puede configurarse para que se notifique únicamente en reservas confirmadas o también en pre-reservas.
Tareas
Aquí se listan todas las ejecuciones de las soluciones, tanto pendientes como completadas. Se divide en dos apartados:
Tareas en tiempo real: muestra las tareas ya ejecutadas o programadas. Si deseas ver todas y comprobar el estado de una en particular, haz clic en el botón «Ver todas las tareas», que te llevará a la página de Tareas.
Estadísticas: ofrece datos concretos sobre el rendimiento del sistema:
Tiempo ahorrado.
Cantidad de tareas realizadas.
Número de soluciones activas.
Soluciones más utilizadas, ya sea por mes, semana o desde la activación.
Paso a paso: cómo crear una solución o regla automática
Accede a
VRMS → Harmonyy entra en «Dashboard» o en «Soluciones».Haz clic en «Crear nueva solución», selecciona el tipo de solución (Cliente, Propietario o Reserva) y pulsa «Nueva configuración».
Asigna un nombre descriptivo y selecciona las condiciones de envío (estado de la reserva y tipo de pago).
Define el momento de ejecución: elige «Quiero elegir el momento de ejecución» y determina cuándo se enviará la notificación (por ejemplo, 30 días antes de la entrada, a las 15.00 h).
Ten en cuenta la hora local: los envíos se basan en la hora configurada en tu agencia.
Comprende la lógica de los meses: un mes equivale a 30 días naturales. Ejemplo: una tarea programada para 2 meses antes de la entrada (12/06/2023) se ejecutará 60 días antes, es decir, el 13/04/2023.
Asigna tags o etiquetas para organizar y filtrar reservas, propietarios, alojamientos y portales.
Ejemplo: si asignas la etiqueta «VIP» a un propietario y la incluyes en la solución, solo se enviarán notificaciones vinculadas a reservas de propietarios VIP.Nota: las etiquetas funcionan de manera inclusiva, no exclusiva.
Selecciona los destinatarios y la plantilla de mensaje a enviar.
Pulsa el icono correspondiente para ver la plantilla seleccionada.
Lista de soluciones
Todas las soluciones creadas estarán disponibles en la página «Soluciones», donde podrás visualizarlas, editarlas o eliminarlas fácilmente.
Buenas prácticas
Usa nombres descriptivos para identificar soluciones cuando tengas varias activas.
Realiza pruebas con tus propios correos antes de activar una solución.
Evita programar notificaciones demasiado próximas a la fecha de entrada, para prevenir confusión o retrasos en la entrega.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si programo una notificación un mes antes y la reserva se crea después?
¿Qué pasa si programo una notificación un mes antes y la reserva se crea después?
Harmony programa el envío en el momento de creación de la reserva y lo ejecuta en la siguiente comprobación.
¿Puedo configurar recordatorios para que se envíen a una hora concreta?
¿Puedo configurar recordatorios para que se envíen a una hora concreta?
Sí. Puedes establecer una hora exacta (ejemplo: 15:00 h), aunque el envío puede variar unos minutos según la cola de mensajes del sistema.
¿Harmony respeta la duración real de cada mes?
¿Harmony respeta la duración real de cada mes?
No. El sistema considera que cada mes equivale a 30 días naturales.
¿Qué ocurre si mi agencia trabaja en un huso horario diferente?
¿Qué ocurre si mi agencia trabaja en un huso horario diferente?
Harmony siempre toma como referencia el huso horario configurado en tu cuenta VRMS.
¿Es posible usar Harmony con reservas de Muchosol?
¿Es posible usar Harmony con reservas de Muchosol?
No. Las reservas de Muchosol no son compatibles con Harmony y deben gestionarse manualmente desde el VRMS.
¿Qué debo hacer si una tarea aparece con error en Harmony?
¿Qué debo hacer si una tarea aparece con error en Harmony?
Revisa la dirección de correo electrónico del destinatario y comprueba que el mensaje no haya sido bloqueado como spam.
¿Cada cuánto tiempo se actualiza la información mostrada en el Dashboard de Harmony?
¿Cada cuánto tiempo se actualiza la información mostrada en el Dashboard de Harmony?
Los datos se actualizan en tiempo real y además se agrupan en reportes semanales y mensuales.
¿Dónde puedo consultar el tiempo total ahorrado gracias a Harmony?
¿Dónde puedo consultar el tiempo total ahorrado gracias a Harmony?
En la parte superior del Dashboard verás un resumen con el total acumulado de tiempo ahorrado por las automatizaciones.