Automatiza tus reservas y evita errores con confirmaciones y recordatorios
La gestión de múltiples reservas exige precisión y eficiencia. Los recordatorios y confirmaciones automáticas permiten reducir errores, evitar retrasos, disminuir el trabajo manual y, al mismo tiempo, transmitir mayor confianza a los huéspedes.
Con Harmony, es posible configurar automatizaciones en la categoría «Reservas», que se activan según el estado de la reserva y el tipo de pago.
Definiciones clave
Harmony: plataforma que permite configurar y automatizar envíos de correos electrónicos relacionados con las reservas.
Solución: regla automatizada creada en Harmony para ejecutar un proceso (ejemplo: envío de instrucciones a un turista).
Tags: etiquetas que permiten segmentar envíos de correos a grupos específicos de clientes, alojamientos, propietarios o portales.
Qué soluciones ofrece la categoría «Reservas»
Según tu configuración, dispones de una o dos soluciones:
Gestionar reservas pendientes de pago.
Confirmar automáticamente reservas con pago inmediato desde tu web (solo si cuentas con web Avantio o integración con métodos de pago inmediatos).
1. Gestionar reservas pendientes de pago
Cuando el sistema detecta que un huésped tiene un pago pendiente, puedes programar un recordatorio automático y personalizar el mensaje para indicar cómo completar la operación:
Avisar de que el cargo se realizará en la tarjeta en una fecha concreta (si tienes activo el módulo de almacenamiento de tarjeta).
Enviar un enlace genérico de pago (disponible solo para PayPal y Redsys Instant TPV).
Incluir instrucciones para realizar una transferencia bancaria.
Paso a paso
Accede a
VRMS → Harmonyy entra en «Dashboard» o en «Soluciones».Haz clic en «Crear nueva solución» y selecciona la categoría «Reservas».
Pulsa «Nueva configuración», crea la solución y asígnale un nombre descriptivo.
Selecciona el momento de ejecución (por ejemplo, 30 días antes de la entrada, a las 15:00). Puedes usar números positivos o negativos para indicar si la acción ocurre después o antes de la fecha prevista.
Configura las notificaciones: destinatarios, plantilla y posibles copias.
Define si se aplicará a reservas nuevas o también a las ya existentes.
Guarda la configuración.
Atención a los detalles
El sistema interpreta «mes» como 30 días naturales.
La hora de envío corresponde siempre a la hora local de tu cuenta VRMS.
Si la reserva se crea después de la fecha programada de envío, el sistema ajusta automáticamente el envío a la próxima comprobación.
2. Confirmar automáticamente reservas con pago inmediato
Si cuentas con una web Avantio o integración con PayPal o POS (excepto Avantio Payments), puedes automatizar la confirmación de reservas.
Cómo funciona
Cuando el huésped realiza un pago inmediato, el sistema:
Cambia automáticamente el estado de la reserva de «Pre-reserva» a «Confirmada».
Envía un correo de confirmación al huésped.
Paso a paso
Crea la solución en Harmony y dale un nombre claro.
Selecciona los métodos de pago que deben activar la automatización.
Define el momento de ejecución si deseas retrasar la acción (ejemplo: 2 días después de la reserva, a las 15:00).
Configura tags si quieres filtrar por propietarios, alojamientos o portales.
Personaliza las notificaciones y añade más si lo consideras necesario.
Indica si debe aplicarse solo a reservas nuevas o también a las existentes.
Guarda la solución.
Atención a los detalles
La fianza se considera un pago pendiente en este tipo de soluciones.
El cálculo del porcentaje de pago se realiza sobre el importe total de la reserva, incluyendo extras y tasas.
La automatización de confirmaciones y recordatorios de pago en Harmony simplifica la gestión de reservas y optimiza la comunicación con los huéspedes. Implementar estas soluciones reduce errores, mejora la eficiencia operativa y fortalece la confianza de los clientes en el proceso de reserva.
Consejo útil
Usa tags de manera estratégica: segmenta envíos para evitar saturar con correos innecesarios.
Asegúrate de que las plantillas sean claras: explica con detalle cómo realizar el pago para reducir dudas.
Combina confirmación y agradecimiento: un correo de confirmación puede incluir también información útil sobre la estancia.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si una reserva se crea después de la fecha programada para un envío automático?
¿Qué ocurre si una reserva se crea después de la fecha programada para un envío automático?
El sistema ajusta el envío y lo ejecuta en la siguiente comprobación disponible.
¿Qué diferencia hay entre usar días positivos y negativos al programar el momento de ejecución?
¿Qué diferencia hay entre usar días positivos y negativos al programar el momento de ejecución?
Un valor positivo programa el envío X días después de la fecha indicada, mientras que un valor negativo lo programa X días antes.
¿El cálculo de los pagos incluye solo el alojamiento o también extras y tasas?
¿El cálculo de los pagos incluye solo el alojamiento o también extras y tasas?
El sistema siempre calcula sobre el importe total de la reserva, incluyendo extras y tasas.
¿Puedo usar estas automatizaciones si mi cuenta tiene Avantio Payments?
¿Puedo usar estas automatizaciones si mi cuenta tiene Avantio Payments?
No. En ese caso, Avantio Payments gestiona directamente los cambios de estado y confirmaciones.