Mejora la experiencia de tus turistas con correos automatizados
La gestión de reservas no se limita a confirmar fechas y pagos: la comunicación con los turistas es un factor decisivo que puede mejorar su experiencia, reforzar la identidad de tu marca y, en última instancia, aumentar tus ingresos.
En este artículo se explica cómo utilizar la categoría «Clientes» de las soluciones de Harmony para automatizar correos en momentos estratégicos del viaje: antes de la llegada, después del check-out y tras recibir una valoración.
Definiciones clave
Harmony: plataforma que permite configurar y automatizar envíos de correos electrónicos relacionados con las reservas.
Solución: regla automatizada creada en Harmony para ejecutar un proceso (ejemplo: envío de instrucciones a un turista).
Tags: etiquetas que permiten segmentar envíos de correos a grupos específicos de clientes, alojamientos, propietarios o portales.
¿Qué puedes hacer con una solución de tipo Clientes?
Esta categoría ofrece tres funciones principales:
Ofrecer servicios adicionales o enviar instrucciones al turista.
Conseguir más valoraciones de los turistas.
Premiar a clientes que han dejado valoración.
1. Ofrecer servicios adicionales o enviar instrucciones al turista
Una vez confirmada la reserva, puedes programar correos con indicaciones útiles sobre la llegada o con sugerencias de servicios extra.
Paso a paso
Ingresa a
VRMS → Harmonyy accede en «Dashboard» o en «Soluciones».Pulsa «Crear nueva solución» y selecciona «Clientes».
Elige la solución «Ofrecer servicios adicionales o enviar instrucciones al turista».
Define un nombre claro y selecciona el estado de reserva en el que debe aplicarse.
Elige el momento de ejecución: días antes o después de la entrada, con hora específica.
Configura las notificaciones: selecciona destinatarios (cliente, ocupante, propietario, agente), plantilla y posibles copias (CC o CCO).
Guarda la configuración y define si se aplicará solo a nuevas reservas o también a las ya existentes.
Atención a los detalles
La hora de envío corresponde siempre a la hora local de tu cuenta VRMS.
Si la reserva entra más tarde de la fecha programada, el sistema adapta automáticamente el envío al próximo ciclo de comprobación.
2. Conseguir más valoraciones de los turistas
Después del check-out, el sistema puede enviar un correo automático solicitando una reseña. Harmony permite reforzar esta acción con recordatorios para quienes aún no han respondido.
Cómo configurarlo
Define cuándo enviar el recordatorio: el mismo día del check-out o X días después.
Personaliza el contenido con un incentivo, como un descuento para futuras reservas.
Utiliza tags para segmentar a quién se envían los correos (por ejemplo, clientes VIP, alojamientos concretos o determinados portales). Recuerda que los tags añadidos en la solución deben coincidir exactamente con los configurados en el alojamiento, propietario o portal.
Errores frecuentes
Si tu cuenta no tiene web Avantio ni módulo de valoraciones activo, el envío a turistas de portales (como Airbnb) no funcionará.
3. Premiar a clientes que han dejado valoración
Cuando un turista dedica tiempo a dejar una reseña, agradéceselo automáticamente. Puedes enviar un correo de agradecimiento e incluir, si lo deseas, un código promocional.
Paso a paso
Crea la solución y ponle un nombre descriptivo.
Define cuándo debe enviarse el correo tras recibir la valoración.
Configura destinatarios, plantilla y copias (si es necesario).
Guarda la solución.
Consejo útil
Personaliza los mensajes: utiliza un tono cercano y plantillas alineadas con tu marca.
Segmenta con tags: evita envíos masivos irrelevantes.
Revisa la hora local: asegúrate de que los correos lleguen en un horario lógico para tus clientes.
La automatización de correos en momentos clave: antes de la llegada, después del check-out y tras recibir una valoración, permite optimizar la experiencia del turista, fortalecer la relación con tus clientes y mantener una comunicación eficiente que aporta valor tanto al viajero como a tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si una reserva se registra después de la fecha programada para un envío automático?
¿Qué ocurre si una reserva se registra después de la fecha programada para un envío automático?
El sistema ajusta la configuración y realiza el envío en la siguiente comprobación disponible.
¿Puedo enviar correos automáticos también a propietarios y agentes, además de los clientes?
¿Puedo enviar correos automáticos también a propietarios y agentes, además de los clientes?
Sí. Puedes configurar notificaciones adicionales con distintas plantillas y destinatarios.
¿Es posible usar días negativos o positivos al definir el momento de ejecución de un correo?
¿Es posible usar días negativos o positivos al definir el momento de ejecución de un correo?
Sí. Un valor positivo envía el correo X días después de la fecha configurada, mientras que un valor negativo lo programa X días antes.