Mit HTML-Vorlagen kannst du eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit deinen Gästen sicherstellen. Um das Beste daraus zu machen, ist es wichtig zu wissen, wie bestimmte Elemente funktionieren, wie sie angezeigt werden und was du je nach Versandkanal beachten solltest.

Im Folgenden erklären wir dir alle wichtigen Punkte, damit du deine Vorlagen sicher und klar gestalten kannst.

Wenn du mit Gästen aus verschiedenen Ländern arbeitest, kannst du deine Vorlagen in mehreren Sprachen erstellen. Aktuell enthält das System keinen automatischen Übersetzer, daher musst du den Inhalt in jeder gewünschten Sprache manuell anpassen.

So stellst du sicher, dass jeder Gast die Nachricht in der passenden Sprache und im richtigen Ton erhält.

Dynamische Felder ermöglichen es dir, automatisch Informationen zur Buchung, zur Unterkunft oder zum Gast anzuzeigen. Diese Felder hängen vom jeweiligen Modul im VRMS ab, in dem die Vorlage gespeichert ist.

Im Vorlagen-Editor erscheinen dynamische Felder in Kästchen und zeigen nur den Namen des Feldes an. Dort siehst du nicht den tatsächlichen Wert, sondern nur das Label.

Dynamische Felder können nicht manuell erstellt werden. Du kannst nur die Felder auswählen, die bereits im System gelistet sind.

Deshalb ist es wichtig, den Feldkatalog vor dem Erstellen deiner Nachricht genau zu prüfen, damit du den Inhalt entsprechend der tatsächlich verfügbaren Informationen strukturieren kannst.

Die Farbe der HTML-Vorlagen passt sich an die Unternehmensfarbe an, die in den Einstellungen deines Unternehmens festgelegt ist.

Wenn du die Farbe deiner Kommunikation ändern möchtest, musst du dies unter VRMS → Einstellungen → Unternehmensidentität tun.

Beachte, dass die Farbänderung global gemäß der eingestellten Farbe übernommen wird, nicht in der einzelnen Vorlage. So bleibt deine visuelle Identität in allen Mitteilungen einheitlich.

Im Editor kannst du verschiedene Formatierungsoptionen wie Überschriften, Schriftarten und Schriftgrößen verwenden.

Der Text sollte jedoch an die vorhandenen Optionen im Editor angepasst werden. Das stellt sicher, dass das Design mit verschiedenen Kanälen und Geräten kompatibel ist.

Wir empfehlen, den Inhalt mit den verfügbaren Stilen zu strukturieren und dabei auf Klarheit, visuelle Hierarchie und gute Lesbarkeit für den Gast zu achten.

Du kannst Bilder in deine Vorlagen einfügen, um die Kommunikation aufzuwerten. Bilder, die bereits in der Fotogalerie der Unterkünfte vorhanden sind, können direkt verwendet werden.

Wenn du ein anderes Bild einfügen möchtest, musst du es vorher auf einem Webserver hochladen und über die öffentliche URL verlinken.

Achte darauf, dass der Link zugänglich und stabil ist, da das Bild über diese externe Adresse angezeigt wird.

Einige Webseiten, die du nutzen kannst:

Nicht alle Kanäle verarbeiten HTML-Vorlagen auf die gleiche Weise. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie der Inhalt je nach OTA versendet wird.

Bei Kanälen wie Booking.com und Vrbo werden die Vorlagen aktuell als reiner Text versendet. Das bedeutet, dass das HTML-Design nicht erhalten bleibt und der Gast nur den Textinhalt erhält.

Bei Airbnb wird die Vorlage als Link verschickt. Der Gast greift über diesen Link auf den Inhalt zu, wobei das HTML-Design erhalten bleibt.

Wenn du diese Unterschiede kennst, kannst du Text und Aufbau der Nachricht je nach Kanal anpassen und so immer für klare Inhalte sorgen.

Das Unterschriftsfeld in der Vorlage dient dazu, den entsprechenden Platz für die Unterschrift einzufügen.

Aktuell gibt es im System keine Funktion zur Anforderung oder Verwaltung einer elektronischen Unterschrift. Das heißt, es wird keine automatische Aufforderung an den Gast gesendet, das Dokument unterschrieben zurückzuschicken, noch gibt es Anweisungen dazu.

Wenn du möchtest, dass der Gast ein Dokument unterschreibt und zurücksendet, musst du dies im Nachrichtentext manuell erklären.

Mit all diesen Hinweisen kannst du effektivere HTML-Vorlagen gestalten, die auf jeden Kanal zugeschnitten und mit deiner Unternehmensidentität abgestimmt sind. Teste sie vor der Aktivierung immer mit echten Buchungen, um das Endergebnis zu überprüfen.