Definiere deine Kommunikationsvorlagen je nach Buchungsstatus
Eine klare und automatisierte Kommunikation mit deinen Gästen hilft dir, Probleme zu reduzieren und das Gästeerlebnis von Anfang an zu verbessern.
Mit Avantio kannst du Vorlagen einrichten, die je nach Buchungsstatus automatisch versendet werden. Durch die Nutzung von dynamischen Feldern passt sich der Inhalt automatisch an jede Buchung an, ohne dass du ihn manuell bearbeiten musst.
Im Folgenden findest du die wichtigsten E-Mails, die du in deinem System eingerichtet haben solltest.
Buchungsbestätigung
Dies ist der erste Kontaktpunkt nach einer Buchung und hat direkten Einfluss auf das Vertrauen des Gastes.
Wann versenden?: Automatisch beim Eingang einer neuen Buchung, egal ob direkt oder über einen Kanal.
Ziel: Bestätigung, dass die Buchung registriert ist, und Sicherheit vermitteln.
Empfohlener Inhalt:
Name der Unterkunft, über „FELD: Unterkunft“;
An- und Abreisedaten, Anzahl der Gäste, über „BLOCK: Buchungsinformationen“;
Gesamtbetrag und Zahlungsübersicht, über „BLOCK: Zahlungsplanung“;
Stornierungsbedingungen, als Klartext oder „FELD: Buchung (Bedingungen der Buchung)“;
Kontaktdaten, über „BLOCK: Rezeption und Schlüsselübergabe“;
Personalisierte Informationen zur Unterkunft, über „FELD: Unterkunft (zusätzliche Hinweise)“.
Best Practices
Stelle diese E-Mail als automatischen Versand im Status „Buchung bestätigt“ ein. So stellst du eine sofortige Kommunikation ohne manuellen Aufwand sicher.
Stornierung der Buchung
Wenn eine Buchung storniert wird, ist es wichtig, die Details transparent zu kommunizieren.
Wann versenden?: Automatisch nach Eingang einer Stornierung.
Empfohlener Inhalt:
Name der Unterkunft;
ursprüngliche Buchungsdaten;
Buchungsnummer;
angewandte Stornierungsbedingungen;
einbehaltener Betrag, falls zutreffend;
erstatteter Betrag, falls zutreffend;
voraussichtlicher Rückerstattungszeitraum;
Kontaktdaten für Rückfragen.
Best Practices
Stelle diese E-Mail als automatischen Versand im Status „Buchung storniert“ ein, damit deine Gäste jederzeit informiert sind.
Zahlungserinnerung bei Banküberweisung
Diese E-Mail ist besonders hilfreich, wenn du mit manuellen Zahlungen arbeitest.
Wann versenden?: Wenn eine Zahlung aussteht, egal ob Anzahlung oder Restbetrag, mit der Zahlungsmethode „Banküberweisung“.
Ziel: An den offenen Betrag und das Zahlungsziel erinnern.
Empfohlener Inhalt:
offener Betrag, über „FELD: Buchung (offene Zahlung)“;
Zahlungsfrist, über „BLOCK: Zahlungsplanung“;
zusätzliche individuelle Informationen als Klartext.
Du kannst den Versand einige Tage vor Anreise planen und ihn nur für Buchungen mit dieser Zahlungsmethode aktivieren.
Fordere Gästedaten per Online Check-in an
Die Erfassung der Gästedaten vor Anreise erleichtert die Abläufe und hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Wann versenden?: Zwischen 7 und 3 Tagen vor Anreise.
Ziel: Pflichtdaten erfassen und den Check-in vorbereiten.
Empfohlener Inhalt:
Link zum Online Check-in-Formular, über „FELD: Online Check-in (Link)“;
Erinnerung an die erforderlichen Unterlagen, als Klartext.
Du kannst diese E-Mail sowohl im Bereich „Harmony“ als auch über Web → Online Check-in einrichten, je nach deinem Ablauf.
Informationen vor der Anreise
Diese Nachricht reduziert Rückfragen und verhindert Anrufe in letzter Minute.
Wann versenden?: Zwischen 1 und 3 Tagen vor dem Check-In.
Ziel: Alle wichtigen Informationen für die Anreise bereitstellen.
Empfohlener Inhalt:
genaue Adresse, über „BLOCK: Karte“;
Anfahrtsbeschreibung, über „FELD: Unterkunft (Google Maps-Adresse)“;
Zugangsinformationen, über „FELD: Unterkunft (zusätzliche Hinweise oder Türcode)“;
Telefonnummer, über „BLOCK: Rezeption und Schlüsselübergabe“;
Check-In und Check-Out-Zeiten, über denselben Block;
Grundregeln der Unterkunft, über „BLOCK: Zusätzliche Hinweise“.
Die Einrichtung dieser Nachricht hängt von zwei Faktoren ab:
Art des Check-Ins: Bei Selbst-Check-In empfiehlt sich der automatische Versand, da die Informationen meist standardisiert sind;
Anreisezeit: Bei flexiblen oder individuellen Abläufen kannst du den Versand manuell oder kombiniert gestalten und eine telefonische Kontaktaufnahme zur Schlüsselübergabe einplanen.
Auf Details achten
Überprüfe, dass alle Zugangsinformationen aktuell und klar sind. So vermeidest du Probleme am Anreisetag und verbesserst das Gästeerlebnis.
Willkommensmail – Anreisetag
Diese E-Mail ist optional, sorgt aber für eine persönliche Note und verbessert den Serviceeindruck.
Wann versenden?: Am Tag des Check-Ins.
Ziel: Erreichbarkeit und Unterstützung signalisieren.
Empfohlener Inhalt:
Willkommensnachricht als Klartext;
Erinnerung an die Kontaktmöglichkeit, über „FELD: Schlüsselübergabe (Telefon)“;
Wünsche für einen angenehmen Aufenthalt;
Aufforderung, kurz Rückmeldung zu geben, ob alles in Ordnung ist.
Bei längeren Aufenthalten kannst du diese Nachricht durch eine weitere während des Aufenthalts ergänzen.
Bewertungsanfrage nach Abreise
Diese E-Mail hilft dir, die Sichtbarkeit zu erhöhen und Vertrauen bei zukünftigen Gästen zu schaffen.
Wann versenden?: Zwischen 1 und 2 Tagen nach der Abreise.
Ziel: Positive Bewertungen fördern.
Empfohlener Inhalt:
Dank für den Aufenthalt;
Link zur Abgabe einer Bewertung, z. B. bei Google, dem Buchungskanal oder deiner Web;
Einladung zur Rückkehr;
Rabattcode für einen zukünftigen Aufenthalt, falls gewünscht.
Best Practices
Wenn du diese E-Mail in deinen automatischen Ablauf integrierst, verbesserst du direkt deinen Online-Ruf und erhöhst zukünftige Buchungen.
Jetzt, wo du die wichtigsten E-Mails definiert hast, kannst du sie in deinem System einrichten und deine Kommunikation automatisieren, um Zeit zu sparen und in jeder Phase der Gästereise einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich alle E-Mails je nach Buchungsstatus automatisieren?
Kann ich alle E-Mails je nach Buchungsstatus automatisieren?
Ja. Du kannst automatische E-Mails je nach Buchungsstatus wie „Buchung bestätigt“ oder „Buchung storniert“ einrichten, sodass das System die Nachrichten ohne manuelles Eingreifen versendet.
Muss ich in den Kommunikationsvorlagen dynamische Felder verwenden?
Muss ich in den Kommunikationsvorlagen dynamische Felder verwenden?
Es ist nicht zwingend erforderlich, aber sehr zu empfehlen. Dynamische Felder passen den Inhalt automatisch an jede Buchung an und vermeiden Fehler oder manuelle Anpassungen.
Wann sollte ich die E-Mail mit den Check-In-Anweisungen versenden?
Wann sollte ich die E-Mail mit den Check-In-Anweisungen versenden?
Üblicherweise wird sie 1 bis 3 Tage vor Anreise verschickt. Bei Selbst-Check-In empfiehlt sich die Automatisierung, bei individuellen Abläufen kann sie mit manuellen Nachrichten kombiniert werden.
Welche Vorteile hat eine Bewertungsanfrage per E-Mail?
Welche Vorteile hat eine Bewertungsanfrage per E-Mail?
Sie hilft dir, deinen Online-Ruf zu verbessern, die Sichtbarkeit deiner Unterkünfte zu erhöhen und Vertrauen bei zukünftigen Gästen zu schaffen.