Verwandle wiederkehrende Aufgaben in automatische Prozesse mit Vorlagen
Wenn du Buchungen, Verträge oder Rechnungen verwaltest, kann es mühsam sein, immer wieder die gleichen Informationen einzugeben – das kostet Zeit und Nerven. Mit Dokumentvorlagen kannst du einen Großteil dieser Arbeit automatisieren: Du legst einfach ein Muster fest und das System füllt die Daten automatisch aus. So sparst du Aufwand, vermeidest Fehler und sorgst für eine einheitliche Kommunikation mit Kunden und Eigentümern.
Wichtige Begriffe
Automatische Felder: Daten, die aus der Datenbank gezogen werden (Name des Kunden, Buchungsdaten, offener Betrag). Sie werden in Rautezeichen geschrieben, zum Beispiel: #kunde#.
Vorlage: Ein Muster, das vordefinierten Text mit Elementen kombiniert, die angepasst und ausgefüllt werden können.
Was sind Dokumentvorlagen?
Vorlagen sind vordefinierte Muster, die individuellen Text und automatische Felder kombinieren. Damit kannst du Dokumente und Nachrichten schnell und präzise erstellen.
Hauptvorteile
E-Mails und Dokumente in Sekunden erstellen.
Konsistente Kommunikation sicherstellen.
Zeit sparen und manuelle Fehler reduzieren.
Nachrichten automatisch an die Sprache des Kunden oder Eigentümers anpassen.
So greifst du auf Vorlagen zu
Gehe zu
VRMS → Einstellungenund wähle oben rechts im Menü „Vorlagen“ aus.Wähle unter „Filter“ die gewünschte Kategorie aus (Buchungen, Eigentümer, Quittungen, Rechnungen usw.).
Allgemeine Funktionsweise
Im System sind über 20 Vorlagen direkt einsatzbereit. Du kannst:
Sie anpassen: Text ändern und Logo, Bilder oder Tabellen hinzufügen.
Sie duplizieren: Eine Kopie erstellen und diese anpassen, ohne von vorne zu beginnen.
Neue erstellen: Nur empfehlenswert, wenn du etwas sehr Spezielles brauchst, da dies aufwendiger ist.
Nützlicher Tipp
Nutze möglichst eine bereits vorkonfigurierte Vorlage als Ausgangspunkt. Das ist schneller und sicherer als von Grund auf neu zu beginnen.
Sprachen
Das System wählt automatisch die passende Version je nach Sprache des Kunden oder Eigentümers aus. Du musst nur den Text in jeder Sprache anpassen; die automatischen Felder werden selbstständig ausgefüllt.
Web-Buchungsvorlagen
Werden nach einer Online-Buchung automatisch an den Gast verschickt.
Enthalten Varianten je nach gewählter Zahlungsmethode.
Können nicht gelöscht oder pausiert werden, aber du kannst den Inhalt anpassen.
Es können nur die Felder verwendet werden, die dieser Kategorie zugeordnet sind (Web-Kunde, Web-Zahlungsart, Web-Objekte, Web-Buchungen, Sonstiges).
Best Practices
Stelle dir beim Arbeiten mit Vorlagen folgende Fragen:
Hast du eine bestehende Vorlage dupliziert, bevor du eine neue erstellt hast?
Ist der individuelle Text in allen von dir genutzten Sprachen angepasst?
Hast du dein Logo und Bilder eingefügt, wo es passt?
Sind die automatischen Felder korrekt und gehören sie zur gewählten Kategorie?
Mit Vorlagen in Harmony sparst du Zeit, reduzierst Fehler und sorgst für eine klare, professionelle Kommunikation.
Wenn du sie nach deinen Bedürfnissen anpasst, stellst du sicher, dass jede Interaktion mit Kunden und Eigentümern einheitlich bleibt.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich eine Dokumentvorlage in Harmony duplizieren?
Wie kann ich eine Dokumentvorlage in Harmony duplizieren?
Gehe zu den Dokumentvorlagen, wähle die gewünschte Vorlage aus und klicke auf Duplizieren. Anschließend kannst du die Kopie bearbeiten, ohne das Original zu verändern.
Kann ich Tabellen in eine Dokumentvorlage einfügen?
Kann ich Tabellen in eine Dokumentvorlage einfügen?
Ja. Der Editor von Harmony ermöglicht es, Tabellen einzufügen, um Informationen übersichtlicher darzustellen.
Was muss ich tun, wenn ich in Harmony eine komplett neue Vorlage brauche?
Was muss ich tun, wenn ich in Harmony eine komplett neue Vorlage brauche?
Du kannst eine neue Vorlage von Grund auf erstellen, aber es wird empfohlen, eine bestehende zu duplizieren, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
Kann ich den automatischen Versand einer Web-Buchungsvorlage stoppen?
Kann ich den automatischen Versand einer Web-Buchungsvorlage stoppen?
Nein. Diese Vorlagen werden nach einer Online-Buchung immer automatisch verschickt, aber du kannst den Inhalt anpassen, damit er zu deinen Anforderungen passt.