Spare Zeit und sorge für Konsistenz in deiner Kommunikation
Wenn du die Kommunikation mit deinen Kunden verwaltest, helfen dir gut eingerichtete Vorlagen dabei, Zeit zu sparen, für Einheitlichkeit zu sorgen und Professionalität zu vermitteln. Egal, ob du von Grund auf neu beginnen, eine bestehende Vorlage duplizieren oder sie mit individuellen Feldern erweitern möchtest – das System bietet dir verschiedene einfache Möglichkeiten, dies umzusetzen.
Wichtige Begriffe
Dynamisches Feld: Ein Wert, der automatisch aus einer Datenbank in die Vorlage eingefügt wird (zum Beispiel der Name des Kunden oder das Reservierungsdatum).
Vorlage: Ein Muster, das vordefinierten Text mit Elementen kombiniert, die angepasst und ausgefüllt werden können.
Optionen für die Arbeit mit Vorlagen
Eine neue Vorlage erstellen
Wenn du eine komplett angepasste Vorlage benötigst, kannst du sie von Grund auf neu erstellen:
Gehe zu
VRMS → Einstellungen → Vorlagen.Klicke auf „Neue Vorlage“.
Fülle die Basisfelder aus:
Name: Klar und leicht zu erkennen.
Betreff: Pflichtfeld für den Versand.
Sprache: Legt fest, in welcher Sprache die Vorlage verfügbar ist.
Kategorie: Wähle die Kategorie mit den benötigten Feldern aus (kann später nicht mehr geändert werden).
Inhalte in andere Sprachen kopieren: Option, um den Inhalt zwischen den Sprachen innerhalb derselben Vorlage zu übernehmen.
Wenn Änderungen nur in einer Sprache vorgenommen werden, behalten die anderen Versionen die Standardeinstellungen bei.
Gestalte den Textkörper mit dem Editor: Du kannst Tabellen, Bilder einfügen und das Format frei anpassen.
Eine bestehende Vorlage duplizieren
Am schnellsten erstellst du eine neue Version, indem du eine vorhandene Vorlage duplizierst:
Gehe zum Modul „Vorlagen“.
Klicke auf „Vorlage duplizieren“ (neben „Vorlage erstellen“).
Wähle die Ausgangsvorlage und gib den Namen der Kopie an.
Bestätige und passe die neue Version nach Bedarf an.
Nützlicher Tipp
Bevor du von vorne beginnst, prüfe, ob es bereits eine ähnliche Vorlage gibt, die du duplizieren und anpassen kannst.
Neue Felder in eine Vorlage einfügen
Um deine Kommunikation noch individueller zu gestalten, füge dynamische Felder hinzu:
Setze den Cursor an die Stelle, an der du das Feld einfügen möchtest.
Klicke auf den Button „Feld“.
Wähle zuerst die Gruppe oder den Datentyp und dann das gewünschte Feld aus.
Wiederhole dies so oft wie nötig.
Best Practice
Nutze diese Option immer dann, wenn du die bewährte Struktur einer Vorlage beibehalten und nur Elemente wie Logo, Sprache oder Tonalität anpassen möchtest.
Das Erstellen und Verwenden von Nachrichtenvorlagen hilft dir, schneller, einheitlicher und professioneller zu kommunizieren. Egal, ob du von Grund auf neu beginnst, duplizierst oder mit dynamischen Feldern personalisierst – dieses Tool sorgt dafür, dass jede Nachricht mit der Qualität und Konsistenz bei deinen Kunden ankommt, die sie erwarten.
Jetzt, da du die wichtigsten Optionen kennst, empfehlen wir dir:
Überprüfe deine aktuellen Vorlagen und finde heraus, welche du durch Duplizieren vereinfachen kannst.
Erstelle eine Basisvorlage in jeder von dir genutzten Sprache, um bei zukünftigen Anpassungen Zeit zu sparen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Kategorie einer Vorlage nach dem Erstellen in Harmony noch ändern?
Kann ich die Kategorie einer Vorlage nach dem Erstellen in Harmony noch ändern?
Nein. Die Kategorie wird zu Beginn festgelegt und kann später nicht mehr geändert werden.
Was passiert, wenn ich beim Erstellen einer Nachrichtenvorlage keinen Betreff angebe?
Was passiert, wenn ich beim Erstellen einer Nachrichtenvorlage keinen Betreff angebe?
Du kannst sie nicht speichern, da der Betreff verpflichtend ist und für den Versand von E-Mails benötigt wird.
Kann ich verschiedene Logos in unterschiedlichen Nachrichtenvorlagen verwenden?
Kann ich verschiedene Logos in unterschiedlichen Nachrichtenvorlagen verwenden?
Ja. In jeder Vorlage kannst du das Standardlogo des Unternehmens oder eigene Bilder einfügen.
Werden Änderungen an einem dynamischen Feld in allen Sprachversionen übernommen?
Werden Änderungen an einem dynamischen Feld in allen Sprachversionen übernommen?
Nein. Wenn du mit mehreren Sprachen arbeitest, musst du die Änderungen in jeder Version manuell übernehmen.
Ist es besser, eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen oder eine bestehende zu duplizieren?
Ist es besser, eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen oder eine bestehende zu duplizieren?
Das kommt darauf an: Erstelle eine neue Vorlage, wenn du eine komplett neue Struktur brauchst. Für kleinere Anpassungen ist das Duplizieren schneller und sicherer.