Checkliste zur Vorbereitung einer Rechnung
☐ Stelle sicher, dass du die Rechnungsfelder in deinen Rechnungsregeln vordefiniert hast.
☐ Überprüfe, dass alle Daten, die erscheinen werden, im Namen der juristischen Person korrekt sind.
Falls du deine Rechnungsregeln noch nicht eingerichtet hast, findest du hier weitere Informationen. (LINK)
Wenn du einen Eintrag im Namen der juristischen Person ändern möchtest, kannst du das unter Einstellungen - Unternehmen am Ende der Seite tun (LINK)
Wo kann ich Rechnungen für Buchungen erstellen?
In unserem System gibt es 2 Bereiche, in denen du deine Rechnungen erstellen kannst:
a) Direkt auf der Buchungsseite.
b) Im Bereich Konto - Buchhaltung > Rechnungsstellung > Rechnungen aus Buchungen erstellen.
a) Über die Buchungsseite
Öffne die entsprechende Buchung. Du findest eine bestimmte Buchung, indem du in den Bereich Buchungen gehst und Buchungsliste auswählst. Von dort kannst du die Buchungsseite öffnen.
Klicke auf
Aktionen → Rechnungoben rechts auf der Seite.Wähle eine der folgenden Optionen:
„Diese Buchung abrechnen”: Die Rechnung wird auf den Namen deiner Agentur ausgestellt.
„Als Eigentümer abrechnen”: Die Rechnung wird auf den Namen des Eigentümers ausgestellt.
Das System lädt automatisch die voreingestellte Rechnungsregel (MwSt., Unternehmensname, Serie usw.).
Falls nötig, wähle eine andere Regel im Dropdown-Menü aus oder bearbeite die Daten manuell, bevor du erstellst.
b) Rechnungen aus dem Bereich Buchhaltung erstellen
Um zu diesem Bereich zu gelangen, gehe zu Buchhaltung, wähle Rechnungsstellung und dann Rechnungen aus Buchungen erstellen im Untermenü.
Hier kannst du Rechnungen für eine größere Auswahl an Buchungen erstellen.
Wähle die gewünschte Buchung aus.
Klicke auf Aktionen und wähle Rechnung aus.
Überprüfe die Angaben und klicke auf „Erstellen“.
Stelle sicher, dass deine Rechnung korrekt ausgestellt wird
Bevor die Rechnung erstellt wird, zeigt das System die vordefinierten Felder an, die du in deinen Rechnungsregeln festgelegt hast.
Hier kannst du alle Informationen überprüfen, denn sobald die Rechnung erstellt ist, kann sie nicht mehr geändert werden (auch wenn du später Kundendaten änderst). Falls du Änderungen vornehmen musst, musst du eine Gutschrift ausstellen und anschließend eine neue Rechnung erstellen.
Beachte, dass die Rechnung in der Sprache deiner juristischen Person ausgestellt wird.
Empfängerfeld
Kunde (Privatperson): Es werden vereinfachte Rechnungen ausgestellt; vollständige Adresse und Identifikationsnummer sind nicht erforderlich.
Unternehmen oder Selbstständige: Standardrechnungen erfordern vollständige Angaben (Name, Identifikationsnummer und Adresse). Fehlt eine Angabe, erscheint ein Hinweis zur Korrektur.
Rechnungskorrekturen
Wenn du einen Eintrag auf einer ausgestellten Rechnung ändern musst, z. B. Unternehmensname, Identifikationsnummer, falsch geschriebene Namen usw., musst du eine Gutschrift ausstellen:
Stelle zuerst eine Gutschrift mit den Originaldaten aus.
Wenn du dies über die Buchungsseite machst, findest du die Rechnung hier:
Aktualisiere anschließend die Kundendaten im Profil.
Zum Schluss stelle die neue, korrekte Rechnung aus.
Wichtiger Hinweis
Gutschriften werden immer mit exakt denselben Daten wie die Originalrechnung ausgestellt.
Best Practices
Richte deine Rechnungsregeln von Anfang an korrekt ein. Das erspart dir spätere Korrekturen.
Überprüfe immer die Vorschau, bevor du bestätigst.
Nutze die gesammelte Rechnung nur, wenn alle Buchungen zum selben Kunden gehören.
Weitere Informationen
Mehrfachrechnung vs. gesammelte Rechnung
Mehrere Rechnungen erstellen – Es werden mehrere Rechnungen mit jeweils eigener Serie und Nummer ausgestellt.
Gesammelte Rechnung erstellen – Es wird eine einzige Rechnung für mehrere Buchungen desselben Kunden ausgestellt.
Beachte, dass Mehrfach- oder gesammelte Rechnungen nicht möglich sind, wenn du einen der folgenden Export-Module verwendest:
SAF-T
Fatturazione Elettronica
TicketBai