Checkliste zur Vorbereitung einer Rechnung
☐ Stelle sicher, dass du die Rechnungsfelder in deinen Rechnungsregeln vordefiniert hast.
☐ Überprüfe, dass alle Daten, die erscheinen werden, im Name der juristischen Person korrekt sind.
Falls du deine Rechnungsregeln noch nicht eingerichtet hast, findest du hier weitere Informationen.
Wenn du einen Wert im Name der juristischen Person ändern möchtest, kannst du das unter Einstellungen - Unternehmen - Firmenname am Ende der Seite tun. Hier findest du weitere Informationen.
Wo kann ich Rechnungen für Buchungen erstellen?
In unserem System gibt es 2 Bereiche, in denen du Rechnungen erstellen kannst:
a) Direkt auf der Buchungsseite.
b) Im Bereich Konto - Buchhaltung > Rechnungsstellung > Rechnungen aus Buchungen erstellen.
a) Über die Buchungsseite
Öffne die entsprechende Buchung. Du findest eine bestimmte Buchung, indem du in den Bereich Buchungen gehst und Buchungsliste auswählst. Von dort kannst du die Buchungsseite öffnen.
Klicke auf
Aktionen → Rechnungoben rechts auf der Seite.Wähle eine der folgenden Optionen:
„Diese Buchung abrechnen”: Die Rechnung wird auf den Namen deiner Agentur ausgestellt.
„Als Eigentümer abrechnen”: Die Rechnung wird auf den Namen des Eigentümers ausgestellt.
Das System lädt automatisch die voreingestellte Rechnungsregel (MwSt., Unternehmensname, Serie usw.).
Falls nötig, wähle eine andere Regel im Dropdown-Menü aus oder bearbeite die Daten manuell, bevor du erstellst.
b) Rechnungen aus dem Bereich Buchhaltung erstellen
Um zu diesem Bereich zu gelangen, gehe zu Buchhaltung, wähle Rechnungsstellung und dann Rechnungen aus Buchungen erstellen im Untermenü.
Hier kannst du Rechnungen für eine größere Auswahl an Buchungen erstellen.
Wähle die gewünschte Buchung aus.
Klicke auf Aktionen und wähle Rechnung aus.
Überprüfe die Einstellungen und klicke auf „Erstellen“.
In diesem Bereich kannst du neben Einzelrechnungen auch mehrere Rechnungen oder gesammelte Rechnungen erstellen, indem du mehrere Einträge gleichzeitig auswählst. Eine detaillierte Anleitung zu diesen Optionen findest du im Abschnitt 'Verwaltung der Massenrechnungsstellung: Mehrfach und Aggregiert' in diesem Leitfaden.
Stelle sicher, dass deine Rechnung korrekt erstellt wird
Bevor die Rechnung erstellt wird, zeigt das System die vordefinierten Felder an, die du in deinen Rechnungsregeln festgelegt hast.
Hier kannst du alle Informationen überprüfen, denn sobald die Rechnung erstellt ist, kann sie nicht mehr geändert werden (auch wenn du später Kundendaten änderst). Falls du Änderungen vornehmen musst, musst du eine Gutschrift ausstellen und anschließend eine neue Rechnung erstellen.
Beachte, dass die Rechnung in der Sprache deiner juristischen Person ausgestellt wird.
Empfängerfeld
Kunde (Privatperson): Es werden vereinfachte Rechnungen erstellt; vollständige Adresse und Identifikationsnummer sind nicht erforderlich.
Unternehmen oder Selbstständige: Standardrechnungen erfordern vollständige Angaben (Name, Identifikationsnummer und Adresse). Fehlt eine Angabe, erscheint ein Hinweis zur Korrektur.
Korrektur von Rechnungen
Wenn du einen Wert auf einer ausgestellten Rechnung ändern musst, z. B. Unternehmensname, Identifikationsnummer, falsch geschriebene Namen usw., musst du eine Gutschrift ausstellen:
Stelle zuerst eine Gutschrift mit den Originaldaten aus.
Wenn du dies über die Buchungsseite machst, findest du die Rechnung, indem du hier klickst:
Aktualisiere anschließend die Kundendaten im Profil.
Erstelle zum Schluss die neue, korrekte Rechnung.
Wichtiger Hinweis
Gutschriften werden nur mit exakt denselben Daten wie die Originalrechnung ausgestellt.
Best Practices
Richte deine Rechnungsregeln von Anfang an korrekt ein. Das erspart dir spätere Korrekturen.
Überprüfe immer die Vorschau, bevor du bestätigst.
Nutze die gesammelte Rechnung nur, wenn alle Buchungen zum selben Kunden gehören.
Verwaltung der Massenrechnungsstellung: Mehrfach und Aggregiert
Mehrfachrechnung vs. gesammelte Rechnung
Unser System ermöglicht es, mehrere Buchungen gleichzeitig abzurechnen. Dabei gibt es zwei Varianten, je nach deinen buchhalterischen Anforderungen:
Mehrere Rechnungen erstellen: Es werden mehrere unabhängige Dokumente mit eigener Serie und fortlaufender Nummer erstellt. Diese Option eignet sich ideal, um Buchungen verschiedener Kunden in einem Schritt zu verarbeiten.
Gesammelte Rechnung erstellen: Es wird eine einzige Rechnung erstellt, die mehrere Buchungen zusammenfasst. Diese Option sollte nur genutzt werden, wenn alle Buchungen zum selben Kunden oder Eigentümer gehören.
Wichtiger Hinweis: Diese Funktionen sind nicht verfügbar, wenn deine Agentur die Exportmodule SAF-T, Fatturazione Elettronica oder TicketBai aktiviert hat.
Funktionsweise der Mehrfachausstellung – Multirechnung
Im Bereich „Rechnungen aus Buchungen erstellen“ kannst du mehrere Einzelrechnungen gleichzeitig erstellen. So gehst du vor:
Wähle mehr als eine Buchung aus der Liste aus.
Klicke auf Aktionen → Rechnung(en) erstellen.
Das System zeigt eine Vorschau an, in der du die Einstellungen vor der endgültigen Erstellung anpassen kannst:
Leistungsdatum: Bearbeitbares Feld zur Anpassung des Buchungsdatums.
Rechnungsdatum: Festes Feld, das auf dem Ausstellungsdatum basiert (nicht bearbeitbar).
Rechnungsregeln: Standardmäßig wendet das System die Option „Mehrere Werte“ an, genannt "Es gilt die Regel jeder Unterkunft". Du kannst dies aber auch ändern.
Zahlungsmethode: Hier kannst du die Zahlungsart für den gesamten Vorgang auswählen.
Verhalten der Rechnungsregeln
Bei einer Mehrfachausstellung kannst du entscheiden, wie die Rechnungsregeln angewendet werden:
Option „Es gilt die Regel jeder Unterkunft“ (Mehrere Werte): Jede Buchung verwendet die in der Unterkunft hinterlegte Rechnungsregel, auch wenn die Regeln bei den ausgewählten Buchungen unterschiedlich sind.
Manuelle Auswahl: Du kannst im Dropdown-Menü eine bestimmte Rechnungsregel auswählen. Diese Regel wird dann auf alle ausgewählten Buchungen angewendet und überschreibt die ursprünglichen Regeln der einzelnen Unterkünfte.
Überprüfung und Anpassungen: Vor der Bestätigung kannst du die Vorschau jeder Buchung prüfen und die Beträge bei Bedarf manuell anpassen. Denke daran: Nach der Erstellung kann die Rechnung nicht mehr geändert werden. Bei Fehlern musst du eine Gutschrift ausstellen.
Standardoption Rechnungsregel – mehrere Werte
Option manuelle Auswahl der Rechnungsregel und Vorschau jedes Dokuments
Funktionsweise der Sammelrechnung – Aggregierte Rechnung
Im Bereich „Rechnungen aus Buchungen erstellen“ kannst du eine einzige Rechnung erstellen, die die Beträge mehrerer Aufenthalte zusammenfasst.
So gehst du vor:
Wähle mehrere Buchungen aus, die zum selben Empfänger (Kunde oder Eigentümer) gehören.
Klicke auf Aktionen → Gesammelte Rechnung erstellen.
Das System zeigt eine Vorschau mit:
Den vordefinierten Feldern, die in den Rechnungsstellungsregeln konfiguriert wurden
Einer Aufschlüsselung der Buchungen im Abschnitt Leistungen, in dem alle enthaltenen Buchungen zusammen mit ihren jeweiligen IDs aufgelistet werden.
Bevor du die Rechnung endgültig erstellst, überprüfe alle in der Vorschau angezeigten Daten und Parameter sorgfältig.
