Lege die Firmenbezeichnung deines Unternehmens korrekt fest
Wenn du Rechnungen verwaltest, zählt jedes Detail. Die korrekte Einrichtung der Firmenbezeichnung deines Unternehmens stellt nicht nur sicher, dass deine Dokumente rechtlich und steuerlich gültig sind, sondern beugt auch späteren Problemen mit dem Finanzamt vor und sorgt für Sicherheit. Die gute Nachricht: Das System ermöglicht es dir, mehrere Firmenbezeichnungen einfach zu erstellen und zu verwalten.
Was ist die Firmenbezeichnung?
Die Firmenbezeichnung ist der offizielle, rechtliche Name, unter dem dein Unternehmen registriert ist und der auf allen im Namen des Unternehmens ausgestellten Rechnungen erscheinen muss. Im Gegensatz zum Handelsnamen oder den Angaben des Inhabers ist die Firmenbezeichnung die, mit der du gegenüber den Steuerbehörden auftrittst und die in allen rechtlichen und steuerlichen Dokumenten verwendet wird.
Wo finde ich die Firmenbezeichnung des Unternehmens?
Du kannst den Bereich Firmenbezeichnung und Rechnungsdaten auf zwei Wegen aufrufen:
Seitenmenü → Einstellungen → Unternehmen
Scrolle bis zum Ende der Seite und öffne den Abschnitt „Firmenbezeichnung und Rechnungsdaten“.Seitenmenü → Buchhaltung → Rechnungsstellung → Anlegen und Bearbeiten von Steuerdaten
Dieser Weg führt dich direkt zur Seite mit den Unternehmenseinstellungen, wo du den entsprechenden Abschnitt am Ende findest.
Wie erstelle ich eine Firmenbezeichnung?
Um eine neue Firmenbezeichnung zu erstellen, gehe zunächst zum Bereich Firmenbezeichnung und Rechnungsdaten auf der Seite mit den Unternehmenseinstellungen. Klicke dort auf die Schaltfläche „Neu“.
Achte beim Erstellen besonders auf folgende Felder:
Firmenbezeichnung: Gib den offiziell eingetragenen, rechtlichen Namen des Unternehmens ein.
Nach Ausstellung der ersten Rechnung kann dieser nicht mehr geändert werden.Ansprechpartner: Falls du einen Vertreter hast, kannst du dessen Daten hier eintragen.
Steuernummer (CIF/NIF): Gib die zur Firmenbezeichnung gehörende Steuernummer ein.
Dieser Wert ist nach Ausstellung von Rechnungen endgültig und kann nicht mehr geändert werden.Land: Legt die verfügbaren Steuern und Mehrwertsteuersätze fest. Wenn du zum Beispiel Spanien auswählst, werden nur die spanischen Mehrwertsteuersätze in den Rechnungsregeln für diese Firmenbezeichnung angezeigt.
Vollständige Adresse: Stelle sicher, dass du diese angibst, da sie auf den Rechnungen erscheint und in vielen Fällen für die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend ist.
Sieh dir diese Anleitung anund stelle sicher, dass Stadt und Provinz als Verifiziert angezeigt werden, indem du sie im Dropdown auswählst.Standard-Firmenbezeichnung: Wenn du diese Option auswählst, wird die gewählte Firmenbezeichnung automatisch allen neuen Objekten zugewiesen, die du anlegst.
Serien und Nummerierung von Dokumenten
Du kannst außerdem für jeden verfügbaren Buchhaltungsdokumenttyp in deinem Konto Serien und Nummerierungen festlegen:
Du kannst beliebig viele Serien anlegen.
Die Nummerierung wird automatisch mit dem zuletzt ausgestellten Dokument fortgeführt.
Du kannst die Startnummer individuell festlegen, solange noch kein Dokument in dieser Serie ausgestellt wurde.
Sobald Dokumente in einer Serie ausgestellt wurden, kannst du deren Nummerierung nicht mehr ändern und die Serie für diese bestehenden Dokumente nicht mehr wechseln.
Serien aktivieren, sperren oder löschen
Jede Serie hat einen Schalter (Toggle), mit dem du sie aktivieren oder deaktivieren kannst.
Wurde in einer Serie noch kein Dokument ausgestellt, kann sie gelöscht werden.
Sobald mindestens ein Dokument ausgestellt wurde, kann die Serie nicht mehr gelöscht, aber gesperrt werden.
Eine gesperrte Serie kann nicht mehr für weitere Buchhaltungsdokumente verwendet werden.
Für Verträge und Abrechnungen gibt es nur eine einzige Serie (diese kann nicht aktiviert oder deaktiviert werden).
Es muss immer mindestens eine Serie aktiv bleiben. Es ist nicht möglich, alle zu sperren.
Diese Funktion steht allen Unternehmen zur Verfügung, außer denen mit NF525, die nur eine einzige Serie haben.
Wichtige Hinweise
Du kannst beliebig viele Firmenbezeichnungen anlegen.
Es ist nicht möglich, den Namen der Firmenbezeichnung, die Steuernummer (CIF/NIF) oder die Serien bereits ausgestellter Dokumente zu ändern.
Eine Firmenbezeichnung kann nicht gelöscht werden, wenn bereits Rechnungen damit ausgestellt wurden.
Wenn du auf den Namen des Eigentümers Rechnungen ausstellen möchtest, musst du die Firmenbezeichnung direkt in dessen Profil im System anlegen.
Häufige Fehler
Falsche Steuernummer (CIF/NIF) eingeben: Denke daran, dass du diese nach Ausstellung von Rechnungen nicht mehr ändern kannst.
Falsches Land auswählen: Dadurch erscheinen im System falsche Mehrwertsteuersätze.
Vergessen, eine Firmenbezeichnung als „Standard“ zu markieren, was bei neuen Objekten zu Verwirrung führen kann.
Die vollständige Adresse nicht angeben, was in manchen Ländern zur Ungültigkeit von Rechnungen führen kann.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Firmenbezeichnungen in meinem Konto haben?
Kann ich mehrere Firmenbezeichnungen in meinem Konto haben?
Ja. Du kannst beliebig viele anlegen und für jedes Objekt auswählen, welche verwendet werden soll.
Was passiert, wenn ich die Steuernummer (CIF/NIF) einer Firmenbezeichnung ändern muss?
Was passiert, wenn ich die Steuernummer (CIF/NIF) einer Firmenbezeichnung ändern muss?
Das ist nur möglich, bevor die erste Rechnung ausgestellt wurde. Danach ist sie nicht mehr änderbar. Du musst dann eine neue Firmenbezeichnung mit der entsprechenden Steuernummer anlegen.
Kann ich eine Firmenbezeichnung löschen, wenn ich bereits Rechnungen damit ausgestellt habe?
Kann ich eine Firmenbezeichnung löschen, wenn ich bereits Rechnungen damit ausgestellt habe?
Nein. Sobald Rechnungen ausgestellt wurden, kann sie nicht mehr gelöscht werden; du kannst sie nur nicht mehr verwenden.
Wie kann ich auf den Namen des Eigentümers Rechnungen ausstellen?
Wie kann ich auf den Namen des Eigentümers Rechnungen ausstellen?
Du musst die Firmenbezeichnung im System direkt im Profil des Eigentümers anlegen.
Was passiert, wenn ich keine Standard-Firmenbezeichnung in meinem Konto festlege?
Was passiert, wenn ich keine Standard-Firmenbezeichnung in meinem Konto festlege?
Neue Objekte werden dann der bestehenden Standard-Firmenbezeichnung im Konto zugeordnet.