Vereinfache dein Rechnungswesen mit automatisierten Rechnungsregeln
Rechnungen zu erstellen kann ganz schön kompliziert sein: Wen soll ich abrechnen? Welcher Mehrwertsteuersatz gilt? Welche Kosten müssen rein? Mit den Rechnungsregeln von Avantio kannst du diesen Prozess vereinfachen und sicherstellen, dass jede Rechnung einheitlich, klar und fehlerfrei erstellt wird. So sparst du Zeit, minimierst Risiken und behältst immer den Überblick.
Was sind Rechnungsregeln?
Rechnungsregeln sind Formeln, die dem System vorgeben, wie deine Rechnungen erstellt werden sollen: welcher Mehrwertsteuersatz gilt, welche steuerlichen Angaben angezeigt werden, wer der Rechnungsempfänger ist und welche Berechnungsgrundlage verwendet wird. Nach der Einrichtung läuft der Prozess automatisiert und effizient ab.
Erste Schritte
Gehe im linken Seitenmenü zu
Buchhaltung → Rechnungsstellung → Rechnungsregeln konfigurieren.Du siehst eine Liste der bereits erstellten Regeln, die du durchsuchen und filtern kannst.
Um eine neue Regel zu erstellen, klicke auf den Button „Neue Regel“ und folge den Schritten.
Schritt für Schritt: Eine neue Regel erstellen
Name der Regel
Gib einen aussagekräftigen Namen ein. Wenn die Zuweisung nach Unterkünften aktiviert ist, wähle diese im Dropdown-Menü aus.
Rechtsträger
Wähle einen der zuvor im Unternehmen eingerichteten Rechtsträger aus. Wenn du nichts auswählst, wird der Standardwert verwendet.
Rechnungsempfänger
Lege fest, ob du an den Eigentümer oder an den Gast abrechnest.
Gast: In der Regel wird der Gesamtbetrag der Buchung abgerechnet.
Eigentümer: Normalerweise wird die Agenturprovision abgerechnet.
Berechnungsgrundlage der Rechnung
Du hast drei Hauptoptionen:
Miete ohne MwSt.: Berechnet den Gesamtbetrag der Miete und weist die enthaltene Mehrwertsteuer aus.
Ein Prozentsatz der Miete (inkl. MwSt.): Lege einen Prozentsatz der Miete fest, meist entsprechend deiner Provision.
Agentur-Handelsspanne: Die Grundlage ist die Handelsspanne der Buchung, die in verschiedenen Berichten und in der Buchungsübersicht eingesehen werden kann.
Miete + Endreinigung: Berechnet einen Prozentsatz des Gesamtbetrags der Miete plus Endreinigung (die angewandte MwSt. entspricht der in der Rechnungsregel festgelegten).
Extras und Services
Lege fest, ob sie einbezogen werden, nicht einbezogen werden oder mit einem Prozentsatz einbezogen werden.
Praxistipp: Füge auf der Rechnung für den Gast immer alle kostenpflichtigen Extras hinzu – für mehr Transparenz.
Kurtaxe
Lege fest, ob die Kurtaxe auf der Rechnung erscheinen soll. Es empfiehlt sich, dies bei Rechnungen an Gäste zu tun.
Steuern
Wähle die auf die Rechnungsgrundlage anzuwendende Mehrwertsteuer aus.
Rechnungstyp
Lege fest, welcher Rechnungstyp je nach Empfänger ausgestellt wird:
Nach Empfänger: Es wird die Einstellung aus dem Kundenprofil übernommen (am häufigsten).
Kunde: Erstellt eine vereinfachte Rechnung.
Unternehmen oder Selbstständiger: Erstellt eine reguläre Rechnung mit vollständigen steuerlichen Angaben.
Steuerabzug
Gib den Prozentsatz des Steuerabzugs auf der Rechnung an, falls zutreffend.
Portal- oder Vermittlergebühren hinzufügen
Lege fest, ob die Portalprovision auf der Rechnung berücksichtigt wird und mit welchem Prozentsatz. Es gibt vier Optionen. In allen Fällen gilt folgendes Beispiel: Buchung über 1.000 €, Portalprovision 10 %, Agenturprovision 30 %.
Meine Provision auf die Miete berechnen und die Portalprovision addieren
(1000 × 0,30) + 100 = 400 €Meine Provision auf die Miete berechnen und die Portalprovision abziehen
(1000 × 0,30) – 100 = 200 €Von der Miete die Portalprovision abziehen und darauf meine Provision berechnen
(1000 – 100) × 0,30 = 270 €Von der Miete die Portalprovision abziehen, darauf meine Provision berechnen und die Portalprovision addieren
(1000 – 100) × 0,30 + 100 = 370 €
Diese Option ist nur möglich, wenn die Rechnungsgrundlage als Prozentsatz der Miete eingestellt ist.
Portalprovision auf der Rechnung anzeigen
Ermöglicht es, die Portalprovision als separaten Posten auf der Rechnung auszuweisen – unabhängig von der vorherigen Einstellung.
Preisaufschlag auf Portalen abziehen
Ja: Die Originalrate wird als Grundlage genommen, der Aufschlag auf die Miete wird abgezogen.
Nein: Die Grundlage wird ohne Abzug des Aufschlags berechnet.
Diese Option ist nur möglich, wenn die Rechnungsgrundlage als Prozentsatz der Miete eingestellt ist.
Eigentümerprovision auf der Rechnung ausweisen
Zeigt die Eigentümerprovision als separaten Posten auf der Rechnung an.
Vorlagen und Nummernkreise
Vorlagen: Lege die Standardvorlage für Rechnungen, Quittungen, Gutschriften oder Proformas fest.
Nummernkreise: Passe den entsprechenden Nummernkreis beim Rechtsträger an.
Wenn dein Unternehmen die NF525-Zertifizierung aktiviert hat, musst du diese zusätzlichen Pflichtfelder, Rechnungstyp und MwSt.-Option, entsprechend deiner Arbeitsweise konfigurieren. Du kannst sie überprüfen und ausfüllen, indem du auf folgenden Link klickst.