Überprüfen Sie Ihre Rechnungskonfiguration vor der Umstellung
Die Änderungen betreffen die Mehrwertsteuer (MwSt.), Vorlagen, Rechnungsregeln und Buchhaltungsdokumente. Es wird daher empfohlen, diese Elemente zu überprüfen, bevor Sie vollständig mit dem neuen Modul arbeiten. Eine solide Konfiguration von Anfang an reduziert Vorfälle, vermeidet Nacharbeiten von Dokumenten und verschafft Ihnen mehr Kontrolle darüber, wie Buchungen und Zahlungen fakturiert werden.
Überprüfen Sie die Mehrwertsteuer und Befreiungen in allen Rechnungsbereichen
Das neue Modul enthält aktualisierte Zuordnungen von Mehrwertsteuerbefreiungen, die mit dem spanischen Mehrwertsteuergesetz übereinstimmen. Alle Vorgänge mit 0 % Mehrwertsteuer müssen einen gültigen Befreiungsgrund haben.
So überprüfen Sie dies:
Greifen Sie auf die MwSt.-Konfiguration in den entsprechenden Systembereichen zu, z. B.:
Prüfen Sie, ob die den einzelnen Konzepten zugeordneten MwSt.-Sätze der steuerlichen Realität Ihrer Vorgänge entsprechen.
Vergewissern Sie sich, dass alle Vorgänge mit einem MwSt.-Satz von 0 % einen gültigen Befreiungsgrund haben.
Überprüfen Sie die aus früheren Konfigurationen migrierten Codes.
Vorherige Befreiungen werden automatisch in ihre neuen Entsprechungen migriert. In Fällen, in denen keine Befreiung ausgewählt ist, weist das System standardmäßig die Option „14 – Exento“ zu, die in der neuen Struktur in „Befreit – Artikel 20. Spanisches Mehrwertsteuergesetz“ umbenannt wurde. Wir empfehlen, diese Zuordnung zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie zu Ihren Vorgängen passt.Korrigieren Sie alle inkonsistenten Werte, bevor Sie neue Rechnungen mit der neuen Struktur ausstellen.
Aufmerksamkeit auf Details
Achten Sie besonders auf Dienstleistungen mit 0 % MwSt. und auf Produkte oder Steuern, die nach spanischem Recht eine besondere steuerliche Behandlung haben können. Rechtzeitige Anpassungen vermeiden spätere Korrekturen.
Richten Sie Vorlagen für Rechnungen, Gutschriften, Pro-forma-Rechnungen und Quittungen ein
Alte Vorlagen für Rechnungen und Quittungen sind nicht mehr kompatibel. Sie müssen mit der Kategorie Buchhaltungsdokumente arbeiten, die Folgendes umfasst:
Vorlage für Rechnung/Gutschrift/Pro-forma-Rechnung
Vorlage für Rechnung/Gutschrift/Pro-forma-Rechnung (Modell 2)
Vorlage für Quittung
So konfigurieren Sie sie:
Gehen Sie zu
Einstellungen → Vorlagen → Buchhaltungsdokumente.Wählen Sie die Vorlage für Rechnung/Gutschrift/Pro-forma-Rechnung, die Sie verwenden möchten, und bearbeiten Sie sie.
Fügen Sie im Bearbeitungsmodus bei Bedarf den Block mit den Buchungsinformationen in das Dokument ein.
Passen Sie diesen Block mit relevanten Buchungsdaten wie Gastname, Buchungs-Nr. oder Aufenthaltsdaten an.
Überprüfen Sie Logo und Unternehmensfarben, um die Markenidentität zu wahren, und ändern Sie nur ästhetische Elemente, ohne die gesetzlich vorgeschriebene Mindeststruktur zu verändern.
Speichern Sie die Änderungen und legen Sie diese Vorlage in den entsprechenden Rechnungsregeln als Standard fest.
Beachten Sie, dass eine Vorlage, sobald sie zur Ausstellung eines Dokuments verwendet wurde, aus Gründen der historischen Integrität nicht mehr gelöscht werden kann.
Bewährte Praktiken
Beachten Sie diese Empfehlungen für konsistentes Arbeiten mit Vorlagen:
Duplizieren Sie immer die Basisvorlage, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Erstellen Sie eine Testrechnung für eine Beispielbuchung und überprüfen Sie das Ergebnis sorgfältig.
Zentralisieren Sie Designentscheidungen in wenigen Vorlagen, um verstreute oder widersprüchliche Versionen zu vermeiden.
Passen Sie Rechnungsregeln und Handelsspanne an
Das neue Modul ändert die Berechnungsweise von Grundlagen und Prozentsätzen:
Grundlagen, die als „Gesamtmiete oder Buchungsbetrag abzüglich der Zahlung an den Eigentümer“ berechnet werden, sind veraltet und nicht mehr verfügbar.
Die Grundlage der Handelsspanne verwendet den im Buchung konfigurierten Betrag als Referenz.
Prozentsätze werden jetzt einschließlich MwSt. berechnet, was das Endergebnis von Provisionen und anderen Konzepten verändern kann.
So passen Sie sich an:
Rufen Sie die verwendeten Rechnungsregeln auf und überprüfen Sie die Berechnungsgrundlage jeder Regel.
Suchen Sie die auf Zahlungen an den Eigentümer basierenden Regeln und ersetzen Sie sie durch die Handelsspannenbasis oder eine andere verfügbare, passende Grundlage.
Beachten Sie, dass durch die Einbeziehung der MwSt. in die Prozentberechnung die Provisionen im Vergleich zum vorherigen System abweichen können.
Vergewissern Sie sich, dass die Empfänger jeder Regel korrekt definiert sind und die rechtlichen Namen vollständig sind.
Testen Sie das Verhalten der Regeln anhand von Beispielbuchungen, um die resultierenden Beträge zu überprüfen.
Frühere Berechnungsgrundlage | Aktueller Status | Empfohlene Alternative |
Gesamtmiete minus Zahlung an den Eigentümer | Veraltet | Handelsspannenbasis oder andere verfügbare Basis |
Gesamtbuchungsbetrag minus Zahlung an den Eigentümer | Veraltet | Handelsspannenbasis oder andere verfügbare Basis |
Prozentsätze ohne Einbeziehung der MwSt. berechnet | Ersetzt | Prozentsätze einschließlich MwSt. berechnet |
Es ist üblich, dass nach der Umstellung einige Provisionen andere Werte aufweisen als erwartet.
In diesem Fall überprüfen Sie zuerst die verwendete Grundlage und bestätigen Sie, ob die Änderung durch die Einbeziehung der MwSt. in die Berechnung verursacht wurde.
Passen Sie interne Prozesse an die neuen Buchhaltungsdokumente an
Das neue Modul unterscheidet klar zwischen den Buchhaltungsdokumenten, die an Ihren Rechnungsprozessen beteiligt sind:
Dokument | Funktion in Rechnungsoperationen |
Rechnung | Hauptverkaufsdokument, nach Ausstellung unveränderlich |
Quittung | Zahlungsnachweis, der mit einer ausgestellten Rechnung verknüpft ist |
Zahlungsbeleg | Dokument, das eine Zahlung ohne vorherige Rechnung aufzeichnet |
Pro-forma | Vorläufiges Dokument, das für Angebote auf Buchungen ausgestellt wird |
So passen Sie Ihre Abläufe an:
Ersetzen Sie manuelle Änderungen von Zahlungsstatus durch die Ausstellung von Quittungen, wenn Rechnungen bezahlt werden, und Zahlungsbelegen, wenn Zahlungen ohne vorherige Rechnung erfasst werden.
Entscheiden Sie, in welchen Fällen Sie Pro-forma-Rechnungen verwenden, um Angebote vor Ausstellung der endgültigen Rechnung zu teilen.
Schulen Sie Ihr Team, damit es weiß, welches Dokument zu welchem Szenario gehört (Anzahlung, Teilzahlung, Stornierung usw.).
Bereiten Sie sich mit Ihrem elektronischen Zertifikat auf Veri*factu vor
Die neue Rechnungsstruktur dient als Grundlage für die Aktivierung von Veri*factu.
So bereiten Sie sich vor:
Überprüfen Sie, dass alle rechtlichen Namen, einschließlich derjenigen der Eigentümer, vollständig und aktuell sind.
Vergewissern Sie sich, dass MwSt.-Codes und Rechnungsregeln Ihrer steuerlichen Realität entsprechen.
Beantragen Sie Ihr elektronisches Zertifikat, das erforderlich ist, um elektronische Rechnungen mit Veri*factu zu signieren und zu versenden.
Bestätigen Sie, dass Ihre Vertretergesellschaft registriert ist, wenn Sie im Namen von Eigentümern fakturieren.
So erreichen Sie das Pflichtdatum mit einem einsatzbereiten System – ohne Last-Minute-Anpassungen.
Die für Januar 2026 geplante Verifactu-Verpflichtung wurde auf Januar 2027 verschoben, wie vom Consejo de Ministros mitgeteilt. Unsere Exportfunktion bleibt verfügbar und vollständig funktionsfähig, falls Sie sie aktivieren möchten. Bitte kontaktieren Sie unser Customer-Experience-Team für Unterstützung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Dringendste, das ich überprüfen sollte, um das Konto auf die neue Rechnungsstruktur vorzubereiten?
Was ist das Dringendste, das ich überprüfen sollte, um das Konto auf die neue Rechnungsstruktur vorzubereiten?
Das Wichtigste ist, die MwSt.-Konfiguration und die Befreiungen in allen Rechnungsbereichen zu überprüfen. Ein Fehler in diesen Werten kann zu falschen Rechnungen oder zu Kompatibilitätsproblemen mit der Steuerbehörde und Veri*factu führen.
Warum kann ich die alten Vorlagen für Rechnungen und Quittungen nicht mehr verwenden?
Warum kann ich die alten Vorlagen für Rechnungen und Quittungen nicht mehr verwenden?
Weil diese Vorlagen nicht der Struktur und den gesetzlichen Anforderungen des neuen Moduls entsprechen. Die Vorlagen für Buchhaltungsdokumente enthalten das geeignete Format für Rechnungen, Gutschriften, Pro-forma-Rechnungen und Quittungen innerhalb des neuen Rechtsrahmens.
Wie erkenne ich, ob eine Rechnungsregel eine veraltete Berechnungsgrundlage verwendet?
Wie erkenne ich, ob eine Rechnungsregel eine veraltete Berechnungsgrundlage verwendet?
Sie müssen die Grundlage jeder Regel überprüfen. Wenn sie als Gesamtmiete oder Buchungsbetrag abzüglich der Zahlung an den Eigentümer definiert ist, handelt es sich um eine veraltete Grundlage, die Sie durch die Handelsspannenbasis oder eine andere verfügbare Basis ersetzen müssen.
Was ändert sich im täglichen Zahlungsmanagement mit den neuen Buchhaltungsdokumenten?
Was ändert sich im täglichen Zahlungsmanagement mit den neuen Buchhaltungsdokumenten?
Sie hören auf, Zahlungsstatus manuell zu ändern, und beginnen stattdessen, jede Änderung mit Quittungen und Zahlungsbelegen zu dokumentieren. Dies schafft eine stärkere Buchführungshistorie und sorgt für mehr Transparenz bei Prüfungen oder internen Kontrollen.
Wie passt das elektronische Zertifikat in die Vorbereitung auf Veri*factu?
Wie passt das elektronische Zertifikat in die Vorbereitung auf Veri*factu?
Das elektronische Zertifikat wird verwendet, um Rechnungen digital zu signieren und sie über Veri*factu an die Steuerbehörde zu übermitteln. Wenn es bereit und korrekt konfiguriert ist, können Sie sofort mit dem neuen Modul arbeiten, sobald es aktiviert wird.