Sie können Ihre Abrechnungen im Bereich Eigentümer des VRMS konfigurieren. Im Untermenü können Sie den Bereich Abrechnungen auswählen, der Sie zur Option Liste der Abrechnungen führt.
Was ist eine Abrechnung?
Eine Abrechnung bietet eine Aufschlüsselung der endgültigen Auszahlung an den Eigentümer und zeigt, wie Abzüge oder Zuschläge zum Gesamtbetrag geführt haben. Dies beinhaltet alle Vorauszahlungen oder Ausgaben, die anwendbar sind.
Bitte beachten Sie, dass eine Abrechnung kein steuerlich gültiges Dokument ist.
Screenshot-Informationen
Screenshot-Informationen
In diesem Bereich finden Sie die Basisdaten, z. B. Name des Eigentümers, ID der Abrechnung, Zahlungsdatum usw. Das System übernimmt diese Informationen aus der Buchung und vergibt die Abrechnungs-ID je nachdem, wie viele Abrechnungen zuvor bereits erstellt wurden.
In diesem Bereich werden die Buchungen angezeigt, die mit ihren jeweiligen Buchungs-IDs abgerechnet wurden. Sie können auf die ID-Nummer klicken und unser System leitet Sie zur Buchungsseite weiter.
Hier werden alle Ausgaben angezeigt, die für diese Abrechnung abgezogen werden. Denken Sie daran, dass diese bereits vor der Erstellung der Abrechnung vorhanden sein sollten und im Modul Vertrag oder im Bereich Vom Eigentümer zu zahlende Ausgaben konfiguriert sein müssen.
Hier werden alle zu berücksichtigenden Vorauszahlungen angezeigt. Ob diese abgezogen oder hinzugefügt werden, hängt davon ab, was bei der Vorauszahlung konfiguriert wurde.
Wenn Sie Agentur an Eigentümer ausgewählt haben, wird der Betrag von der Zahlung an den Eigentümer abgezogen.
Wenn Sie Eigentümer an Agentur ausgewählt haben, wird der Betrag zur Zahlung an den Eigentümer hinzugefügt.In diesem Bereich können Sie Selbstrechnungen oder Gutschriften zu Selbstrechnungen erstellen, indem Sie auf 'Rechnung' klicken. Nach der Erstellung werden alle bereits ausgestellten Selbstrechnungen oder Gutschriften, die mit dieser Abrechnung verknüpft sind, angezeigt.
Wie erstelle ich eine neue Abrechnung?
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Abrechnung zu erstellen.
1. Sie können direkt auf 'Erstellen' in der Liste der Abrechnungen klicken.
2. Oder Sie klicken auf "Abrechnen" im Bereich "Unterkünfte ausstehend zur Abrechnung." Diesen Bereich finden Sie unter Eigentümer-Bereich, Abrechnungen auswählen und zum Abschnitt 'Unterkünfte ausstehend zur Abrechnung' gehen.
Sie sehen eine Liste mit dem Standort der Unterkunft, dem Eigentümer und dem Datum der letzten Abrechnung.
Unabhängig davon, wo Sie sie erstellen, erscheinen alle ausgestellten Abrechnungen im Bereich Liste der Abrechnungen.
Beim Erstellen der Abrechnung beachten Sie bitte, dass das System standardmäßig nur bestätigte und bezahlte Buchungen anzeigt. Wenn Sie andere Buchungstypen einbeziehen möchten, müssen Sie die Filter anpassen:
Stornierte Buchungen und Vorreservierungen
Wenn Sie nach stornierten Buchungen suchen, beachten Sie bitte, dass Sie die Filter anwenden müssen, damit diese angezeigt werden.
Vorreservierungen können nicht abgerechnet werden.
Hauptseite zur Erstellung von Abrechnungen
Screenshot-Informationen unten
1. Suche nach Eigentümer
1. Suche nach Eigentümer
Hier können Sie gezielt nach einer Unterkunft oder einem Eigentümer suchen. Beginnen Sie einfach mit der Eingabe des Namens der Unterkunft oder des Eigentümers und wählen Sie diesen aus dem Dropdown-Menü aus.
2. Wie abrechnen
2. Wie abrechnen
Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, um die Abrechnungen zu finden, die Sie erstellen möchten.
Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
Alle ausstehenden Elemente – Hier werden Ihnen alle Abrechnungen angezeigt, die heute gemäß den im Vertrag konfigurierten Daten verfügbar sind.
Nach bestimmten Daten – Mit dieser Option können Sie einen Datumsbereich auswählen. Sie müssen dann ein Start- und ein Enddatum festlegen und unser System sucht alle Abrechnungen, die in diesem Zeitraum verfügbar sind.
Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit der angezeigten Abrechnungen vollständig von den Einstellungen in Ihrem Vertrag abhängt.
3. Status der Buchung
3. Status der Buchung
In diesem Bereich werden standardmäßig bestätigte und bezahlte Buchungen angezeigt. Wenn Sie möchten, dass das System auch andere Buchungstypen anzeigt, müssen Sie dies hier auswählen, bevor Sie auf 'Vorschau' klicken.
4. Zeitraum
4. Zeitraum
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie im Feld Wie abrechnen die Option nach bestimmten Daten gewählt haben.
Sie können ein Start- und ein Enddatum eingeben, indem Sie auf das Feld klicken und das Datum im erscheinenden Kalender auswählen.
5. Buchungen zur Abrechnung
5. Buchungen zur Abrechnung
Alle Buchungen, die das System als abrechnungsfähig erkennt, werden hier angezeigt. In diesem Bereich können Sie alle Details der Buchung überprüfen, bevor Sie die Abrechnung erstellen.
Sie sehen die Buchungsdaten, die Buchungs-ID, den Gesamtbetrag der Buchung, die Berechnungsgrundlage, Steuern und ggf. die Quellensteuer für diese Buchung.
6. Vom Eigentümer zu zahlende Ausgaben
6. Vom Eigentümer zu zahlende Ausgaben
Ausgaben werden hier nur angezeigt, wenn:
Sie im Vertrag festgelegt haben, dass es wiederkehrende Ausgaben für jede Buchung gibt
Oder wenn Sie bereits einmalige Ausgaben für diese Abrechnung erstellt haben.
Bitte beachten Sie, falls Sie hier keine Ausgaben sehen, aber eine fehlt. Überprüfen Sie, ob die Ausgabe im Bereich Eigentümer unter Kontrolle von Ausgaben und Zahlungen erstellt wurde.
Falls sie im Vertrag korrekt konfiguriert ist, aber dennoch fehlt, empfehlen wir, unser Customer Experience Team zu kontaktieren.
7. Vorauszahlungen
7. Vorauszahlungen
Hier erscheinen alle Vorauszahlungen, deren Belastungsdatum in diesen Zeitraum fällt, egal ob Agentur an Eigentümer oder Eigentümer an Agentur.
Denken Sie daran, wenn es sich um Agentur an Eigentümer handelt:
Es handelt sich um eine Vorauszahlung, die von der Agentur außerhalb des Avantio-Systems an den Eigentümer geleistet wurde. Sie wird daher von der aktuellen Abrechnung abgezogen.
Und wenn es Eigentümer an Agentur ist:
Es handelt sich um eine Vorauszahlung, die vom Eigentümer außerhalb des Avantio-Systems an die Agentur geleistet wurde. Sie wird daher zur aktuellen Abrechnung hinzugefügt.
Allgemeiner Tipp
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine bestimmte Abrechnung oder Ausgabe zu finden, denken Sie daran, dass die angezeigten Abrechnungen vom im Vertrag festgelegten Datumsbereich abhängen.
Wir empfehlen zum Beispiel, einen Zeitraum von mehreren Monaten oder sogar einem Jahr zu wählen, z. B. 1. Jan. 2024 – 1. Jan. 2025.
Sie können wählen, ob Sie alle Buchungen oder nur einige abrechnen möchten und den Rest für zukünftige Abrechnungen belassen. Das Gleiche gilt für Ausgaben und Vorauszahlungen.
Sie können die Abrechnung auch als "unbezahlt" markieren, um anzugeben, dass die Überweisung noch nicht erfolgt ist. Später können Sie sie auf "bezahlt" aktualisieren, sobald die Zahlung abgeschlossen ist.
Wie wird die Abrechnung berechnet?
Hier sehen Sie die Reihenfolge, in der unser System die Abrechnungen berechnet, basierend auf den Einstellungen in Ihrem aktuellen Vertrag:
Schritt 1: Basis-Miete
Das System beginnt jede Berechnung mit der Basis-Miete als Ausgangspunkt.
Entscheiden Sie, ob Sie die Basis-Miete mit oder ohne MwSt. verwenden möchten.
Schritt 2: Portalzuschlag, Provision und wiederkehrende Ausgaben
Ziehen Sie alle Portalprovisionen, Ausgaben oder Portalzuschläge ab.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Portalprovision und Ausgaben entweder von der Miete oder von der Zahlung an den Eigentümer abziehen können.
Schritt 3: Die Basis-Eigentümer-Berechnung
Je nachdem, ob Sie einen Direkt- oder Vermittlungsvertrag haben, wird unser System entweder:
A) Bei Direktverträgen: Die Zahlung an den Eigentümer direkt berechnen
B) Bei Vermittlungsverträgen: Die Agenturprovision abziehen
Letzte Schritte
Ziehen Sie alle einmaligen Ausgaben, Portalprovisionen oder ggf. Quellensteuer ab
Hinweis: Der Prozentsatz der Quellensteuer ist der Betrag, der vom Netto-Betrag der Miete oder eines Extras abgezogen wird.
Er gilt nur für die Ausgaben, wenn Sie in der Erweiterten Konfiguration die Option ausgewählt haben, dass Quellensteuer angewendet wird.
Fügen Sie alle Extras, Kurtaxe oder Vorauszahlungen hinzu.
Einmalige Ausgaben vs. Wiederkehrende Ausgaben
Beide Ausgabenarten müssen zuerst unter Eigentümer – Kontrolle von Ausgaben und Zahlungen – Vom Eigentümer zu zahlende Ausgaben erstellt werden.
Wiederkehrende Ausgaben werden dann im Vertrag ausgewählt, während einmalige Ausgaben separat unter Eigentümer – Kontrolle von Ausgaben und Zahlungen – Vom Eigentümer zu zahlende Ausgaben erstellt werden können.
Beispielrechnungen
Beispiel 1 – Grundeinstellungen
Hier ein Beispiel für eine Berechnung:
Schritt 1: Basis-Miete beträgt 500 Euro
Schritt 2: Wir ziehen die Portalprovision von 75 Euro ab (500 - 75 = 425)
Schritt 3: Wir ziehen die Agenturprovision von 15 % + 21 % MwSt. (18,15 % Agenturprovision) ab, das sind 77,13 von 425.
425 - 77,13 = 347,87
Schritt 4: Wir addieren das Extra für die Endreinigung von 150 Euro.
347,87 + 150 = 497,87
Endbetrag der Abrechnung des Eigentümers = 497,87
Sie können die Berechnung Ihrer Vertragskonfiguration durch das System im Tab „Abrechnungen Eigentümer“ auf Ihrer Buchungsseite einsehen:
Beispiel 2 – Erweiterte Konfiguration
Schritt 1: Die Grundmiete beträgt 1.200 Euro
Schritt 2: Ziehen Sie alle Abzüge ab, also Kosten, Agenturprovision usw.
Zuerst ziehen wir die Kosten von der Miete ab: Es gibt Kosten in Höhe von 100 Euro, die wir von der Grundmiete abziehen
Da laut Vertrag die Mehrwertsteuer weder in der Miete noch in den Extras enthalten ist, müssen wir die Nettomiete und den Netto-Extras-Wert ermitteln, das heißt, wir müssen die 10 % Mehrwertsteuer abziehen.
Das System zieht die 10 % von der Bruttomiete abzüglich Kosten ab (1.100 € / 1,10 = 1.000 € Nettomiete).
Danach berechnen wir die Zahlung an den Eigentümer in Höhe von 90 %, indem wir die Agenturprovision von 10 % von 1.000 € abziehen = 900,00 €.
Zahlungsbasis für den Eigentümer = 900,00 €.
Schritt 3: Wir ziehen die Portalprovision von der Zahlung an den Eigentümer ab (wie im Vertrag festgelegt) und addieren den verbleibenden Extra-Betrag zum Nettowert hinzu.
900 - 75,82 € = 824,18
Wir müssen den Extra-Betrag zum Nettowert verwenden – 100/1,1 = 90,90
824,18 + 90,90 (Extra zum Nettowert) = 915,09 €
Endbetrag der Abrechnung des Eigentümers = 915,09 €
Wo kann ich abgeschlossene Abrechnungen sehen?
Sobald eine Abrechnung erstellt wurde, wird die Unterkunft aus der Liste der ausstehenden Abrechnungen entfernt und automatisch auf die Hauptseite „Abrechnungsliste“ verschoben
Als bewährte Methode empfiehlt es sich, diesen Bereich regelmäßig zu überprüfen, um aktuelle Eigentümer zu identifizieren oder mögliche Fehler zu erkennen, bevor sie zu Beschwerden führen.
Woher bezieht das System die Informationen zu meinen Abrechnungen?
Ablaufdiagramm
Beachten Sie, dass die Angaben, die in der Abrechnung erscheinen, aus dem Namen Ihrer juristischen Person stammen, der unter Konfiguration – Unternehmen hinterlegt ist. Diese Angaben werden auch in allen Selbstrechnungen oder Gutschriften, die zu den ausgestellten Abrechnungen gehören, übernommen.
Abrechnungsvorlagen
Sobald die Abrechnung erstellt wurde, können Sie die Vorlage auswählen, mit der Sie dem Eigentümer die Abrechnung zusenden möchten. Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen:
Abrechnung Eigentümer – Standard
Abrechnung Eigentümer – Getrennte Buchungen
Abrechnung Eigentümer – Agenturprovision
Abrechnung Eigentümer – Buchungsdetails und getrennte Buchungen
Abrechnung Eigentümer – Aufschlüsselung Agentur- und Portalprovision
Abrechnung Eigentümer – Standard (mit MwSt.-/Steueraufschlüsselung)
Abrechnung Eigentümer – Agenturprovision inkl. MwSt.
Wir empfehlen, die Vorlagen zu prüfen und zu sehen, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Bitte beachten Sie, dass es nicht ratsam ist, die Tabelleninformationen in diesen Vorlagen zu bearbeiten, da dies andere Felder verschieben kann.
Sollten Sie eine Vorlage benötigen, die spezifischere Informationen anzeigt, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager, um zu prüfen, ob wir eine Vorlage für Ihr Unternehmen erstellen können. Es können zusätzliche Kosten anfallen.
Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne über Ihr VRMS-Konto an unser Customer Experience Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.