Bringe deine Nachrichten auf das nächste Level
Eine Vorlage zu optimieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen, sondern hilft dir auch dabei, ein klares und professionelles Erscheinungsbild zu vermitteln. In diesem Artikel lernst du zwei erweiterte Funktionen kennen, mit denen du deine Nachrichten verbessern kannst: das Bearbeiten bestehender Vorlagen und das Hinzufügen von Bildern über einen Link.
Wichtige Definitionen
Quelltext: Technische Ansicht des Inhalts einer Vorlage, mit der sich Inhalte präziser kopieren oder bearbeiten lassen.
Vorlage: Modell, das vordefinierten Text mit Elementen kombiniert, die bearbeitet und ausgefüllt werden können.
So bearbeitest du eine bestehende Vorlage
Die einfachste Möglichkeit, Vorlagen zu konfigurieren, besteht darin, eine vorhandene Vorlage zu verwenden und anzupassen. So musst du nicht von Grund auf neu beginnen.
Schritt für Schritt
Gehe zu VRMS → Vorlagen.
Wähle die Vorlage aus, die du bearbeiten möchtest, und klicke auf „Bearbeiten“.
Nimm die erforderlichen Änderungen an Text, Formatierung oder Details vor.
Vorlagen bestehen aus Text und Feldern, die beim Erstellen eines Dokuments automatisch ausgefüllt werden.
Du kannst Text hinzufügen oder ändern und außerdem Felder aus der Datenbank einfügen.
Speichere die neue Version.
Nützlicher Tipp
Die Änderungen müssen in jeder Sprache der Vorlage erneut vorgenommen werden.
Wie lassen sich Änderungen an einer Vorlage rückgängig machen?
Einzelne Änderungen entfernen: Lösche hinzugefügte Tabellen, Blöcke oder Elemente direkt.
Ursprüngliche Vorlage wiederherstellen: Wenn es sich um eine vordefinierte Vorlage handelt, lösche sie. Das System stellt sie anschließend in ihrem ursprünglichen Format wieder her. Diese Aktion wirkt sich auf alle Sprachen aus.
Formatierungswerkzeuge verwenden: Nutze Optionen wie „Formatierung entfernen“ oder die standardmäßigen Bearbeitungsfunktionen.
Über den Quelltext bearbeiten: Diese Option ist für Benutzer mit fortgeschrittenen Kenntnissen geeignet und ermöglicht präzisere Anpassungen.
Inhalt einer Vorlage kopieren
Manchmal möchtest du das Design einer Vorlage in einer anderen Vorlage wiederverwenden, ohne Tabellen, Maße oder Formeln zu verlieren. Wenn du den vollständigen Inhalt über den Quelltext kopierst, bleibt die Formatierung unverändert erhalten.
Schritt für Schritt
Öffne die Vorlage im Bearbeitungsmodus.
Klicke auf „Quelltext“.
Kopiere den gesamten Inhalt mit Strg+A oder per Rechtsklick und „Alles auswählen“.
Öffne die Zielvorlage und rufe dort ebenfalls den „Quelltext“ auf.
Lösche den vorhandenen Inhalt und füge den kopierten Inhalt ein.
Speichere die Änderungen.
Bewährte Vorgehensweisen
Bewahre immer eine Kopie des Originals auf, bevor du Inhalte überschreibst.
Verwende diese Methode, um vollständige Strukturen zu übernehmen, nicht für kleinere Änderungen.
Überprüfe, ob Formeln und Tabellen korrekt kopiert wurden.
Häufige Fehler
Der vorhandene Inhalt wird vor dem Einfügen nicht gelöscht.
Beim Versuch, auf den „Quelltext“ zuzugreifen, befindet sich die Vorlage nicht im Bearbeitungsmodus.
Durch das Kopieren des Inhalts über den Quelltext sparst du Zeit, sorgst für ein einheitliches Design und vermeidest Verschiebungen oder Fehler beim Duplizieren von Vorlagen.
So fügst du ein Bild über einen Link ein
Schritt für Schritt
Stelle das Bild im Internet zur Verfügung, beispielsweise auf einem Webserver oder über einen externen Dienst.
Kopiere die URL und füge sie in das Feld „Bild-URL“ ein.
Speichere die Vorlage.
Überprüfe die Darstellung.
Nützlicher Tipp
Verwende Bilder, die auf sicheren Servern mit HTTPS gehostet werden.
Stelle sicher, dass die URL dauerhaft und zugänglich ist.
Vermeide sehr große Bilddateien.
Auf Details achten
Überprüfe die Auflösung auf Mobilgeräten.
Verwende keine temporären Links, die ablaufen können.
Das Bearbeiten, Kopieren und Ergänzen von Vorlagen mit Bildern sind erweiterte Funktionen, die die Darstellung deiner Nachrichten verbessern und eine professionellere Kommunikation gewährleisten.
Durch ihre Anwendung sparst du Zeit, sorgst für Einheitlichkeit und vermittelst bei jedem Versand ein klares Erscheinungsbild.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich neue Inhalte in eine Vorlage einfüge, die bereits Elemente enthält?
Was passiert, wenn ich neue Inhalte in eine Vorlage einfüge, die bereits Elemente enthält?
Die vorhandenen Elemente werden überschrieben. Daher empfiehlt es sich, sie vor dem Einfügen zu löschen.
Kann ich die Option „Vorlage kopieren“ verwenden, um nur einen Teil der Vorlage zu duplizieren?
Kann ich die Option „Vorlage kopieren“ verwenden, um nur einen Teil der Vorlage zu duplizieren?
Nein. Diese Funktion ist dafür vorgesehen, den vollständigen Inhalt der Vorlage zu kopieren, nicht einzelne Abschnitte.
Werden die Änderungen automatisch gespeichert, wenn ich ein Bild in eine Vorlage einfüge?
Werden die Änderungen automatisch gespeichert, wenn ich ein Bild in eine Vorlage einfüge?
Nein. Die Vorlage muss manuell gespeichert werden, damit die Änderungen erhalten bleiben.
Was passiert, wenn die URL eines in eine Vorlage eingefügten Bildes nicht mehr verfügbar ist?
Was passiert, wenn die URL eines in eine Vorlage eingefügten Bildes nicht mehr verfügbar ist?
Das Bild wird in den mit dieser Vorlage erstellten Nachrichten nicht mehr angezeigt.
Wirken sich Bilder, die einer Vorlage hinzugefügt wurden, auf bereits versendete Nachrichten aus?
Wirken sich Bilder, die einer Vorlage hinzugefügt wurden, auf bereits versendete Nachrichten aus?
Nein. Die Änderungen gelten nur für Nachrichten, die nach dem Speichern der aktualisierten Vorlage versendet werden.
Kann ich mehrere Bilder in dieselbe Vorlage einfügen?
Kann ich mehrere Bilder in dieselbe Vorlage einfügen?
Ja, normalerweise können mehrere Bilder hinzugefügt werden, sofern die Systemkonfiguration dies zulässt.