Situação atual

Atualmente, os pedidos e reservas que os hóspedes podem fazer na Vrbo seguem fluxos diferentes, o que dificulta a sua identificação e gestão se não souberes como funciona cada tipo.

Existem dois tipos:

Request to book
Instant booking

O que vais aprender neste artigo?

Vais aprender a identificar os diferentes tipos de reservas e pedidos da Vrbo para escolheres os que melhor se adaptam às necessidades do teu negócio e saberás como gerir corretamente cada situação.

Vantagens da Solicitação de reserva (Request to book)

Bloqueia temporariamente as datas para evitar pedidos simultâneos (no VRMS da Avantio aparece com o estado ‘Pré-reserva’).
Ao turista é indicado que, no prazo de 24 horas, vais confirmar ou cancelar o pedido, embora o sistema não interfira se não tomares ação nessas 24 horas. A reserva continuará registada com o estado ‘Pré-reserva’, bloqueando assim o calendário.
Permite rever cada pedido antes de o aceitar, dando-te assim o controlo sobre quem queres que fique alojado e quem não.

Vantagens da Reserva Imediata (Instant booking)

Melhora a visibilidade dos teus alojamentos.
Aumenta o número de reservas diretas.
Poupa tempo na gestão, pois encurta o processo das reservas.

Quando deves usar cada funcionalidade?

Usa a opção Request to book se o teu alojamento requer uma seleção mais cuidadosa do hóspede ou se preferes rever cada pedido antes de o aceitar.

Usa a opção Instant booking se o teu alojamento se adapta a um público mais vasto e queres maximizar as reservas, reduzir a gestão manual e oferecer uma confirmação rápida.

A melhor opção depende das características do teu alojamento, do teu modelo de negócio e do perfil de viajante a que te diriges.

Convém rever previamente:

As características e regras dos teus alojamentos.
O perfil de viajante a que te diriges.
O nível de controlo e automatização que precisas.
A disponibilidade e configuração do calendário.

Também é aconselhável analisar a capacidade da tua equipa para responder aos pedidos em menos de 24 horas.

Próximos passos

CASO A. Quero trabalhar com Request to book

Não precisas de configurar nada, por defeito, os pedidos dos teus hóspedes são registados na VRBO com o estado ‘Request to book’ e registados no VRMS da Avantio com o estado ‘Pré-reserva’, bloqueando o calendário.
Quando receberes no VRMS uma pré-reserva proveniente da Vrbo, deves revê-la e escolher uma destas duas opções:
- Confirmar
- Anular
Para oferecer uma boa experiência ao hóspede, recomendamos que respondas nas 24 horas seguintes à receção do pedido. A Vrbo informa o viajante de que receberá uma confirmação ou cancelamento dentro desse prazo.

Se não tomares nenhuma ação durante essas 24 horas, o pedido não é confirmado nem cancelado automaticamente. Permanecerá com o estado Pré-reserva até que o gerires manualmente no VRMS da Avantio.

Importante: a confirmação ou anulação deve ser sempre feita a partir do VRMS da Avantio. A informação será sincronizada automaticamente com a Vrbo. Não deves gerir estas ações a partir da extranet da Vrbo.

CASO B. Quero trabalhar com Instant booking

Ativa a opção Instant Booking na extranet da Vrbo.
Ativa também a opção Instant Booking nos alojamentos correspondentes através do ChannelPRO da Avantio.
Depois de ativares esta modalidade, as reservas da Vrbo serão automaticamente confirmadas ao hóspede por email.
As reservas serão registadas no VRMS da Avantio com o estado Confirmada.
Receberás um email com os detalhes de cada reserva.

Importante: se precisares de cancelar uma reserva confirmada, faz sempre o cancelamento a partir do VRMS da Avantio. A informação será sincronizada automaticamente com a Vrbo. Não deves gerir estas ações a partir da extranet da Vrbo.

Resultado esperado

Terás definido como as reservas serão geridas na tua operação diária e escolhido a opção que melhor se adapta ao teu alojamento, à tua equipa e ao perfil de viajante.

Consoante a tua escolha, as reservas/pedidos da VRBO serão apresentados no VRMS de uma forma ou de outra:

VRBO Request to book = VRMS Pré-reserva
VRBO Instant booking = VRMS Confirmada

Limitações e considerações

Tem em conta que não importa se trabalhas com Request to book ou com Instant booking, sempre que cancelares sem marcar “cancelado pelo turista”, a VRBO vai penalizar-te bloqueando o teu alojamento durante os próximos 7 dias e baixando o seu posicionamento.

É um funcionamento específico do portal e não depende da Avantio.

A vantagem é que, se trabalhares com o Channel Manager da Avantio, a penalização monetária por parte da VRBO não se aplica.

Boas práticas

Verifica com frequência a tua caixa de entrada de Request to book na VRBO e as tuas Pré-reservas no VRMS da Avantio.
Analisa que tipo de reserva / pedido te traz mais benefício.
Ajusta bem as tuas regras da casa. Assim, podes manter o controlo e, caso um turista que não cumpra as regras faça uma reserva, podes cancelar a reserva ou pedido com o botão 'cancelado pelo hóspede'.
Flexibiliza restrições apenas quando fizer sentido comercial.

Caso prático

Desafio: Uma agência quer cancelar um Request ou um Instant booking sem ser prejudicada.

Análise: A agência deteta que o hóspede reservou sem cumprir a idade mínima das regras da casa para reservar.

Decisão estratégica: Podes cancelar uma reserva se o viajante não cumprir as regras do alojamento ou as políticas e condições aplicáveis. Para evitar que o cancelamento afete as tuas métricas, pede ao hóspede que faça o pedido de cancelamento na secção ‘As minhas viagens’ da sua conta VRBO. (Se cumprir todas as regras, só deves cancelar a reserva quando o próprio hóspede o solicitar, caso contrário, a VRBO vai penalizar-te).

Resultado esperado: Evitaste uma reserva que poderia prejudicar o teu negócio, sem que a tua empresa seja penalizada.

Perguntas frequentes

Posso mudar da opção Reserva Imediata para Request to book na minha conta?

Sim, desativa o Instant booking no teu ChannelPro da Avantio. Além disso, segue estes passos na tua extranet da VRBO para confirmar que do lado da Vrbo também foi desativado:

Inicia sessão na tua conta.
Seleciona o alojamento desejado.
Clica em Alojamento e depois seleciona Regras e políticas.
Seleciona Tipo de reserva.
Seleciona Reserva Imediata ou Confirmação em 24 horas.
Seleciona Guardar.

Quanto tempo tenho para aprovar um pedido? Se já passou o tempo, o que acontece?

Para oferecer uma boa experiência ao hóspede, recomendamos que respondas nas 24 horas seguintes à receção do pedido, pois a Vrbo informa o viajante de que receberá uma confirmação ou cancelamento dentro desse prazo.

No entanto, se não tomares nenhuma ação durante essas 24 horas, o pedido não é confirmado nem cancelado automaticamente. Permanecerá com o estado Pré-reserva até que o gerires manualmente no VRMS da Avantio.

Trabalho com Request to book e quero aumentar o número de reservas diretas na VRBO, mas faço a gestão de casas de alto padrão e tenho receio de receber reservas de hóspedes indesejados sem poder cancelar sem ser penalizado. O que me aconselham?

Aconselho-te a mudar de estratégia e usar a opção Instant booking. Atenção! Escreve e configura bem as tuas regras da casa para que, se um hóspede que não cumpra as regras fizer uma reserva direta, tenhas o direito de cancelar com a opção 'cancelado pelo hóspede' e assim evitas ser penalizado pelo portal.

Para um mesmo alojamento é possível ativar request to book e ao mesmo tempo instant booking?

Não, tens de escolher. Não é possível ativar ambas as opções para o mesmo alojamento.

Posso ativar o Instant booking apenas para alguns alojamentos que selecionar ou, se quiser ativar, tenho de ativar para todos?

Podes ativar apenas para alguns alojamentos, se quiseres.

Como funcionam as Reservas e Pedidos com a Vrbo