O que vais aprender neste artigo?
Neste artigo vais aprender:
O que é um pedido Request to Book da Vrbo.
Qual a diferença entre gerir o pedido no portal da Vrbo ou através de um PMS integrado como o Avantio.
O que acontece se um pedido for cancelado como Cancelled by owner.
Como utilizar as regras do alojamento para gerir corretamente um pedido que não podes aceitar.
Quais as boas práticas a seguir para proteger o anúncio e evitar penalizações.
Antes de começares
Na Vrbo, a opção Request to Book funciona de forma diferente consoante a forma como a reserva é gerida:
Diretamente no portal da Vrbo.
Através de um PMS integrado, como o Avantio.
Importante:
Esta diferença não depende do Avantio nem de um PMS específico, mas sim das opções que a Vrbo disponibiliza através da sua API para todos os PMS integrados. Ou seja, qualquer PMS ligado à Vrbo trabalha com as mesmas limitações da API para este fluxo.
O Avantio, enquanto PMS integrado, permite gerir a ligação com a Vrbo e oferece as vantagens próprias de uma integração, mas o funcionamento do Request to Book é determinado pelas possibilidades que a Vrbo disponibiliza através da sua API.
Gestão do Request to Book no portal da Vrbo
Quando geres um Request to Book diretamente no portal da Vrbo, tens mais opções para responder ao pedido do viajante.
As opções são:
Confirmar o pedido
Cancelar
Recusar o pedido
A opção Declined é especialmente relevante porque permite recusar um pedido sem que seja tratado como um cancelamento de uma reserva já confirmada. Por isso, quando não é possível aceitar um pedido, esta costuma ser a opção mais adequada no portal da Vrbo.
Gestão do Request to Book a partir de um PMS integrado, como o Avantio
Quando um Request to Book é gerido a partir de um PMS integrado via API, o funcionamento é diferente.
Por limitação da API da Vrbo, o pedido pode entrar no PMS como uma reserva criada. Neste cenário, as opções disponíveis no PMS costumam ser mais limitadas:
Confirmar
Cancelar
A opção Declined, disponível no portal da Vrbo, não está disponível da mesma forma através da API para PMS integrados.
Por isso, se não podes aceitar o pedido, a ação disponível pode ser cancelar. Esta diferença é uma limitação do fluxo API da Vrbo e aplica-se a todos os PMS integrados, não apenas ao Avantio.
Penalizações e efeitos no anúncio
É importante distinguir entre um cancelamento feito pelo viajante e um cancelamento feito pelo proprietário ou Property Manager:
Cancelled by traveller: Se o cancelamento for registado como Cancelled by traveller, significa que foi o viajante a cancelar. Nas primeiras 24 horas, não deverá gerar penalização para o anúncio.
Cancelled by owner: Se o cancelamento for registado como Cancelled by owner, significa que o cancelamento é atribuído ao proprietário ou ao Property Manager.
Neste caso, podem existir consequências para o anúncio. A consequência não é uma penalização económica direta. O mais habitual é uma consequência operacional dentro da Vrbo: O anúncio pode ficar desativado durante 7 dias pelo portal.
Durante esse período, o anúncio pode deixar de estar visível ou disponível para receber reservas. O anúncio será reativado automaticamente após os 7 dias, não é necessário fazer nada.
Além disso, esta desativação pode afetar negativamente o posicionamento do anúncio na Vrbo, pois perde visibilidade, atividade e oportunidades de conversão.
Importante:
É importante evitar, sempre que possível, que um pedido fique registado como Cancelled by owner.
Boas práticas: Usa as regras para evitar penalizações
Para reduzir o risco de penalizações, é fundamental que as regras e restrições do alojamento estejam corretamente configuradas e sejam visíveis para o viajante.
Estas regras não servem apenas para informar o viajante: também ajudam a proteger o Property Manager quando surge um pedido que não pode ser aceite. Se o viajante não cumprir uma condição previamente publicada, o Property Manager pode apoiar-se nessa regra para explicar que não é possível aceitar o pedido.
Por exemplo:
Não se aceitam crianças.
Não se aceitam animais de estimação.
Não são permitidas festas ou eventos.
Existe uma idade mínima para reservar.
A ocupação máxima é estrita.
Nestes casos, se o pedido entrou através de um PMS integrado e não existe a opção de Declined via API, a melhor prática é contactar o hóspede e explicar-lhe de forma clara e simpática que o pedido não pode ser aceite porque não cumpre as regras publicadas do alojamento.
Isto permite pedir ao hóspede que cancele a reserva do seu lado, especialmente se estiver dentro das primeiras 24 horas. Assim, o cancelamento pode ser registado como Cancelled by traveller e não como Cancelled by owner, evitando que o anúncio seja afetado por uma desativação temporária ou perda de posicionamento.
Recomendações se utilizares Instant Book
Em alojamentos com restrições especiais, é importante analisar cuidadosamente se vale a pena ativar o Instant Book.
O Instant Book pode melhorar a conversão, mas reduz a revisão prévia de cada pedido.
Se ativares o Instant Book, é fundamental que a disponibilidade, tarifas, restrições e regras do alojamento estejam corretamente configuradas e sejam visíveis para o viajante.
Isto é especialmente importante em propriedades com condições específicas, como moradias, alojamentos premium ou propriedades onde não se aceitam crianças, animais de estimação ou eventos.
Se as regras não estiverem bem configuradas ou não forem suficientemente visíveis, o Property Manager pode ficar mais exposto a ter de cancelar reservas que não cumprem as suas condições.
Resumo
A principal diferença não está no Avantio nem no PMS utilizado, mas sim no fluxo que a Vrbo oferece:
No portal da Vrbo, o Request to Book pode ser gerido com opções como
confirmar, cancelar ou recusar:
Num PMS integrado via API, como o Avantio, a Vrbo oferece um fluxo mais limitado, normalmente com opções de confirmar ou cancelar.
Esta limitação aplica-se a todos os PMS integrados.
Um cancelamento registado como Cancelled by owner pode fazer com que o anúncio fique desativado durante 7 dias.
Essa desativação pode afetar negativamente o posicionamento do anúncio na Vrbo.
Para evitar penalizações, é fundamental ter regras claras, visíveis e bem configuradas.
Se o hóspede não cumprir as regras publicadas, o recomendável é explicar-lhe e pedir que cancele do seu lado, especialmente nas primeiras 24 horas.
Sempre que possível, deve evitar-se um cancelamento registado como
Cancelled by owner.
Perguntas frequentes
Porque é que não vejo a opção Declined no Avantio?
Porque é que não vejo a opção Declined no Avantio?
Porque a opção Declined não está disponível da mesma forma através da API que a Vrbo disponibiliza para PMS.
A limitação depende do Avantio?
A limitação depende do Avantio?
Não. Esta diferença depende das opções que a Vrbo disponibiliza através da sua API. Aplica-se a todos os PMS integrados, não apenas ao Avantio.
Porque é que o Request to Book entra como reserva?
Porque é que o Request to Book entra como reserva?
Porque, através do fluxo API da Vrbo para PMS integrados, o pedido pode entrar no PMS como uma reserva criada.
O que faço se não puder aceitar o pedido?
O que faço se não puder aceitar o pedido?
Verifica se o hóspede não cumpre alguma regra publicada do alojamento. Depois, contacta-o e pede-lhe que cancele do seu lado, especialmente nas primeiras 24 horas.
O que significa Cancelled by traveller?
O que significa Cancelled by traveller?
Significa que o cancelamento foi registado como feito pelo proprietário ou Property Manager. Este tipo de cancelamento pode afetar o anúncio.
O Instant Book é recomendável para alojamentos com muitas restrições?
O Instant Book é recomendável para alojamentos com muitas restrições?
Depende do caso. O Instant Book pode melhorar a conversão, mas reduz a revisão prévia. Se o alojamento tem muitas condições específicas, é fundamental que as regras, restrições, tarifas e disponibilidade estejam corretamente configuradas antes de o ativares. Assim, terás maior controlo sobre as reservas canceladas sem penalizações, pois poderás pedir ao hóspede que a cancele.