Compreende cada estado de reserva
Existem diferentes estados de reservas que podes utilizar:
“Pré-reserva”: é uma reserva real que bloqueia automaticamente o calendário desde o momento em que entra no sistema.
Permite-te rever os detalhes e confirmar que recebeste o primeiro pagamento antes de confirmar.
“Reserva”: normalmente, quando é recebido o primeiro pagamento (pagamento parcial), a reserva é registada com este estado. Permite enviar um email de confirmação ao hóspede, com todos os detalhes.
“Paga”: o passo final no fluxo da reserva, quando todos os pagamentos foram recebidos (alojamento + extras).
“Proprietário”: é um estado que indica que o alojamento será ocupado pelo dono ou por pessoas próximas (familiares ou amigos). Tal como uma reserva turística, bloqueia o calendário para impedir novas reservas nessas datas e permite decidir se se aplicam extras.
“Bloqueado”: para fechar o calendário durante um determinado período de tempo, seja por tarefas de manutenção ou por decisões estratégicas com o proprietário.
“Interrupção de vendas”: para fechar as vendas de uma data específica em diante, por exemplo, se não tens a certeza se vais continuar a trabalhar com um alojamento.
“Sob pedido”: contacta a nossa equipa para pedir a ativação desta funcionalidade, caso não queiras reservas instantâneas no teu site.
Gestão operacional dos estados principais
Neste artigo vamos focar-nos em como gerir os estados próprios das reservas: pré-reserva, reserva e paga.
Perceber o significado de cada um e saber quando o alterar é essencial para evitar desencontros e manter o teu calendário atualizado.
O que significa uma pré-reserva
Uma pré-reserva é uma reserva real (não é apenas um pedido). Desde o momento em que entra no sistema, bloqueia automaticamente o calendário do alojamento.
Por defeito, as reservas diretas (do teu site Web) são registadas no VRMS com o estado de Pré-reserva.
No caso da Booking.com, Airbnb e VRBO, podes ativar uma configuração especial para que essas reservas entrem diretamente como Reservas:
Consulta aqui como configurar reservas imediatas para a VRBO.Para Booking.com e Airbnb, contacta a nossa equipa para pedir a ativação desta funcionalidade.
Além disso, se trabalhas com Avantio Payments, podes automatizar o processo para que uma Pré-reserva se converta em Reserva de forma automática.
Vantagens da pré-reserva
Permite rever os dados da reserva antes de a confirmar.
Garante o bloqueio imediato das datas no calendário.
Facilita a confirmação diretamente a partir da ficha ou do Planning.
Em alguns portais, como a VRBO, podes decidir se as reservas entram como Pré-reserva ou diretamente como Reservas (Instant booking).
Quando mudar de "Pré-reserva" para "Reserva"
Recomenda-se confirmar manualmente uma pré-reserva quando já tenhas revisto os dados e recebido o primeiro pagamento. Assim, manténs maior controlo e evitas confirmar reservas sem garantia financeira.
Se trabalhas com Avantio Payments, podes automatizar o processo para que uma
Pré-reserva se converta em Reserva automaticamente quando houver um pagamento por cartão.
Como confirmar uma pré-reserva
Abre a ficha da reserva:
VRMS → Listagem de reservas → Reservas; ou então, acede ao «Planning».Seleciona a opção «Confirmar».
O sistema permite-te enviar um email de confirmação ao turista.
O estado da reserva muda automaticamente para «Reserva» na ficha, na listagem de reservas e no planning.
Quando passar uma reserva de "Reserva" para "Paga"
O último passo acontece quando recebeste o valor total da reserva (alojamento + extras). Nesse momento, deves mudar o estado de «Reserva» para «Paga».
Isto permite-te:
Ter um controlo financeiro mais rigoroso.
Fazer um acompanhamento claro dentro do VRMS.
Evitar erros na contabilidade.
Como marcar uma reserva como ‘’paga’’
Opção 1: A partir de uma reserva individual
Abre a ficha da reserva:
VRMS → Listagem de reservas → Reservas;
ou então, acede ao «Planning».Muda o estado de "Reserva" para "Paga"
Guarda as alterações
Opção 2: Alteração em massa
Vai à lista de reservas
Seleciona as reservas que queres atualizar (máximo 10)
Escolhe a ação: Mudar de reserva para paga
Confirma a ação na janela que aparece
Dicas úteis
Confirma as pré-reservas apenas depois de reveres os dados e verificares que recebeste o primeiro pagamento.
Mantém os estados atualizados para poupares tempo em conciliações e relatórios.
Usa o estado «Paga» apenas quando o pagamento estiver completo.
Erros frequentes
Não confirmar as pré-reservas a tempo: pode causar confusão com os hóspedes ou bloquear datas desnecessariamente.
Marcar reservas como pagas antes de receber o valor total: pode desorganizar a tua contabilidade e dificultar as liquidações.
Checklist: de pré-reserva a paga
Revê a pré-reserva
Confirma os dados e garante que o calendário está bloqueado.
Confirma a pré-reserva
Verifica que recebeste o primeiro pagamento.
Muda o estado para «Reserva».
Envia o email de confirmação ao hóspede.
Controla os pagamentos pendentes
Acompanha prazos e valores.
Regista cada pagamento recebido.
Marca a reserva como paga
Só quando tiveres recebido 100 % (alojamento + extras).
Muda o estado para «Paga» no VRMS.
Agora que já conheces os diferentes estados de uma reserva, revê o teu planning e confirma as pré-reservas que cumpram os requisitos.
Assim ganhas controlo, segurança e podes focar-te no mais importante: oferecer a melhor experiência aos teus hóspedes.
Perguntas frequentes
Uma pré-reserva bloqueia o calendário do alojamento?
Uma pré-reserva bloqueia o calendário do alojamento?
Sim. Ao contrário de um simples pedido, uma pré-reserva bloqueia automaticamente as datas do alojamento desde o momento em que entra no sistema.
Onde posso confirmar uma pré-reserva no VRMS?
Onde posso confirmar uma pré-reserva no VRMS?
Podes fazê-lo tanto a partir da ficha da reserva como diretamente no planning.
O que acontece se não marcar uma reserva como paga depois de receber o valor?
O que acontece se não marcar uma reserva como paga depois de receber o valor?
A reserva continuará com o estado de Reserva, o que pode dificultar o controlo de pagamentos e a conciliação contabilística no teu sistema.
As reservas da VRBO entram sempre como pré-reservas no sistema?
As reservas da VRBO entram sempre como pré-reservas no sistema?
Não necessariamente. Podes configurar se queres que as reservas da VRBO entrem como Pré-reserva ou como Reservas (Instant booking).
Quando devo mudar o estado de uma reserva para paga?
Quando devo mudar o estado de uma reserva para paga?
Deves fazê-lo quando tiveres recebido 100% do valor correspondente ao alojamento e aos extras.