Conheça quais são as mudanças de facturação nos seus documentos contabilísticos
A nova facturação afeta a forma de emitir facturas, registar cobranças, usar modelos, gerir datas, calcular comissões e aplicar isenções de IVA. Adaptar estes elementos garante que as reservas, os pagamentos e as obrigações fiscais sejam geridos com coerência e segurança dentro do novo enquadramento legal.
1. Imutabilidade dos documentos contabilísticos
Com a nova estrutura, já não é possível editar nem eliminar facturas emitidas, o que garante que cada documento mantenha a sua integridade ao longo do tempo.
Importante
Se emitir uma factura com um erro, deverá corrigi-lo emitindo uma factura retificativa (nota de crédito) e voltando a emitir a factura.
2. Pré-visualização
Antes de emitir a factura, o sistema mostra uma pré-visualização da discriminação dos valores com:
O total a facturar.
O já facturado.
O pendente de facturar.
3. Validação de dados
Conforme o tipo de facturação selecionado, por exemplo, cliente ou empresa, é executada também uma validação automática dos dados do destinatário, o que reduz erros no NIF, razão social e dados fiscais essenciais.
Conselho útil
Se a discriminação não corresponder ao esperado, ajuste os dados antes de emitir a factura. Uma vez emitido, o documento fica bloqueado e qualquer correção exigirá documentos adicionais em vez de alterações diretas.
4. Controle pagamentos com recibos e comprovativos de pagamento
A gestão de cobranças apoia-se agora em diferentes documentos contabilísticos:
O recibo é gerado apenas sobre uma factura emitida e atua como comprovativo de pagamento dessa factura.
O comprovativo de pagamento é um novo documento que certifica uma cobrança sem necessidade de uma factura prévia, sendo especialmente útil para adiantamentos ou sinais de reservas.
Importante
A alteração manual do estado de pagamento é substituída pela emissão de recibos, de modo que cada variação no estado de cobrança de uma factura fique respaldada por um documento formal.
5. Atualize modelos de documentos contabilísticos
Os modelos antigos deixam de ser compatíveis com o novo módulo. A categoria «Documentos contabilísticos» agrupa modelos de:
Factura, nota de crédito e proforma.
Recibo.
Estes modelos:
Foram desenhados segundo os requisitos legais atuais.
Permitem blocos personalizados com dados da reserva, por exemplo, nome do hóspede, número de referência ou datas da estadia.
Mantêm um formato coerente em todos os documentos contabilísticos.
Conselho útil
Crie sempre uma cópia do modelo base antes de personalizar logótipos, cores ou blocos de informação. Assim mantém um modelo de referência e evita modificar diretamente um modelo que já esteja em uso.
6. Gere datas de emissão e de operação nas facturas
Cada factura distingue duas datas obrigatórias:
Data de emissão: indica quando a factura é emitida. Não é editável.
Data de operação: indica quando o serviço é prestado e pode ser ajustada antes da emissão.
7. Ajuste bases de cálculo, comissões e IVA nas regras de facturação
As bases tributáveis que subtraíam o pagamento ao proprietário foram descontinuadas:
«Total do arrendamento menos pagamento ao proprietário».
«Total da reserva menos o pagamento ao proprietário».
Em seu lugar, pode utilizar a «margem comercial», que usa a margem comercial calculada da reserva. Esta base é especialmente útil se trabalhar com valores fixos de gestão ou serviço.
Em matéria de comissões:
É possível mostrar a comissão do portal como um conceito separado na factura, adicionada como item independente.
Pode utilizar a opção «subtrai à renda a comissão do portal para calcular a sua comissão e depois adiciona novamente a comissão do portal», que permite calcular a comissão da agência deduzindo a comissão do portal e, posteriormente, somar a comissão do portal a esse cálculo.
Em relação ao IVA:
Foi incorporado um novo mapeamento de isenções conforme os artigos da Lei do IVA espanhola.
As isenções antigas são migradas automaticamente para novas equivalências, por exemplo, de «14 - Isento» para «Isento - Artigo 20. Lei do Imposto sobre o Valor Acrescentado».
Conselho útil
Verifique que todas as operações com tipo de IVA a 0 % estejam associadas a um motivo de isenção válido e coerente com a realidade dos seus serviços.
8. Proformas melhoradas
A nova estrutura permite emitir proformas diretamente sobre reservas, o que facilita o envio de orçamentos ou facturas provisórias antes de gerar o documento definitivo.
Resumo das principais mudanças
Com esta atualização, algumas funções anteriormente disponíveis deixam de estar, dando lugar a um sistema mais seguro, automatizado e alinhado com os requisitos legais atuais.
As principais diferenças em relação ao modelo anterior podem ser vistas nesta tabela:
Antes | Agora | Benefício principal |
Modificar ou eliminar facturas emitidas | As facturas emitidas não podem ser editadas nem eliminadas | Maior integridade e rastreabilidade da informação contabilística |
Modelos antigos de factura | Modelos de «Documentos contabilísticos» atualizados e personalizáveis | Designs modernos e alinhados com requisitos legais |
Bases tributáveis subtraindo o pagamento ao proprietário | Bases deste tipo descontinuadas, nova base de «margem comercial» | Cálculo mais claro da margem da agência, especialmente com valores fixos |
Alteração manual do estado de pagamento | Estados de pagamento controlados mediante emissão de recibos | Cada alteração de estado é respaldada por um documento oficial e facilmente auditável |
Esta atualização dá origem a uma facturação mais transparente, automatizada e preparada para o Veri*factu, com menor margem para erros manuais e maior segurança legal.
Perguntas frequentes
O que devo fazer se detetar um erro numa factura emitida com a nova estrutura?
O que devo fazer se detetar um erro numa factura emitida com a nova estrutura?
Não pode editar nem eliminar a factura emitida. Para corrigir um erro deverá gerar um documento retificativo (nota de crédito) para anular a factura incorreta e voltar a emitir uma nova factura.
Qual é a diferença prática entre recibo e comprovativo de pagamento?
Qual é a diferença prática entre recibo e comprovativo de pagamento?
O recibo está vinculado a uma factura emitida e certifica o pagamento dessa factura. O comprovativo de pagamento documenta uma cobrança sem factura prévia, por exemplo, um adiantamento de reserva, e permite deixar registo formal da entrada até que seja emitida a factura correspondente.
Por que desaparecem as bases tributáveis que subtraem o pagamento ao proprietário?
Por que desaparecem as bases tributáveis que subtraem o pagamento ao proprietário?
Porque o novo modelo prioriza cálculos mais transparentes baseados na margem comercial. Desta forma, o lucro da agência é separado de outros componentes do preço e simplifica-se a análise económica.
Que vantagens oferecem os novos modelos de documentos contabilísticos?
Que vantagens oferecem os novos modelos de documentos contabilísticos?
Os novos modelos cumprem os requisitos legais atuais, permitem personalizar blocos informativos da reserva e unificam o formato de facturas, notas de crédito, proformas e recibos. Isto melhora a clareza dos documentos e facilita a sua justificação perante as autoridades.
Qual é o papel das proformas sobre reservas na nova estrutura?
Qual é o papel das proformas sobre reservas na nova estrutura?
As proformas permitem apresentar orçamentos ou propostas económicas baseadas em reservas antes de emitir a factura definitiva. Assim, pode validar valores e condições com clientes e proprietários sem ainda gerar um documento com impacto contabilístico.