Ativa as tuas regras e processos de facturação
A secção de Regras de facturação permite criar configurações que indicam ao sistema como emitir as facturas: a quem se destinam, que IVA aplicar, que dados fiscais incluir e quem será o sujeito faturado. Estas regras devem ser configuradas de acordo com a forma de facturar da tua Empresa, e podes criar várias e associá-las a diferentes propriedades.
Atenção aos detalhes
Mesmo que tenhas uma regra configurada, antes de emitir a factura irá aparecer uma janela de verificação para confirmares que todos os dados estão corretos. Nessa janela podes fazer alterações, se necessário.
Configura a tua primeira regra de facturação
Segue o caminho Contabilidade → Facturação → Configurar regras de facturação.
Verás a lista de regras já criadas e poderás procurar uma regra existente filtrando por: nome da regra, número de referência do alojamento ou denominação social.
Clica em «NOVA REGRA» e avança pelos passos.
Passo 1 – Nome e alojamentos
Escreve o nome da regra.
Associa os alojamentos que precisares a partir do menu suspenso.
Clica em «Seguinte».
Passo 2 – Configuração principal
Denominação social: seleciona a denominação social da Empresa. Mesmo que depois a factura seja emitida em nome do proprietário, deve ser sempre selecionada a denominação social da Empresa. Se tiveres várias, podes escolher qual será a predefinida.
Modo de facturação: seleciona se a factura será dirigida ao turista ou ao proprietário.
Base tributável da factura: escolhe entre:
o valor total do alojamento (sem IVA);
uma percentagem do alojamento (com IVA incluído);
apenas os extras da reserva.
Tratamento dos extras: indica se serão facturados na totalidade, parcialmente ou se não serão incluídos; também podes selecionar quais.
Imposto (IVA): seleciona o IVA correspondente ao alojamento (normalmente 6 %).
Atenção aos detalhes
O IVA de cada extra é configurado individualmente em Tarifas → Extras → Lista.
Opções predefinidas: seleciona a série por defeito para facturas e notas de crédito.
Modelo de factura: por defeito será usado o configurado no sistema, mas podes alterá-lo na secção «Modelos».
Exemplos de configuração conforme a operação
Em Portugal existem diferentes formas de facturar conforme o contrato entre a Empresa e o proprietário. O sistema Avantio adapta-se a cada cenário:
Opção 1 – A Empresa factura o total ao turista
Regra dirigida ao turista.
IVA 6 % sobre o alojamento.
Base tributável: valor do arrendamento sem IVA.
Selecionar quais os extras a incluir na factura.
Opção 2 – A Empresa factura apenas a sua comissão ao proprietário
O proprietário factura o total da reserva ao turista.
A Empresa emite factura apenas pela sua comissão ao proprietário.
Configuração
Regra de facturação dirigida ao proprietário.
Base tributável: % do arrendamento.
IVA aplicado ao proprietário: normalmente 23 %.
Atenção aos detalhes
Na regra irá aparecer 6 % (IVA do turista). Antes de emitir a factura, deve ser alterado para 23 %.
Também é possível emitir uma factura mensal de serviços/extras em vez de o fazer reserva a reserva.
Opção 3 – O proprietário factura o alojamento e a Empresa factura os extras
Duas regras de facturação:
Proprietário → Turista(alojamento).Agência → Turista(apenas extras).
A comissão da Empresa não pode ser facturada reserva a reserva (o sistema não permite ultrapassar os 100 % da reserva). Deve ser emitida através de uma factura de serviços/extras.
IVA do alojamento: 6 %.
IVA dos extras: configurado em cada extra.
Opção 4 – O proprietário factura o total e a Empresa factura a sua comissão ao proprietário
Configura-se como na Opção 1.
A comissão da Empresa é facturada ao proprietário através de facturas de serviços/extras (não reserva a reserva).
Opção 5 – Diferentes acordos com vários proprietários
Configura várias regras de facturação.
No momento de emitir a factura, escolhe a regra correspondente ao contrato de cada proprietário.
Atenção aos detalhes
Podes definir na regra de facturação por defeito se o cliente a facturar é consumidor final «Sim» ou «Não», ou se se mantém a definição da ficha do cliente.
Boas práticas
Mantém uma nomenclatura clara para as regras (exemplo: «P-Turista-6 %», «P-Proprietário-Comissão 23 %»).
Revê o IVA antes de emitir quando a regra implicar alterações (ex.: 6 % vs. 23 %).
Emite facturas, facturas-recibo e recibos a partir das reservas
No Avantio, podes emitir facturas, facturas-recibo e recibos diretamente a partir da ficha da reserva ou a partir da secção «Contabilidade», de acordo com as regras de facturação configuradas.
Prazo legal
A factura deve ser emitida num prazo máximo de 5 dias úteis após a prestação do serviço ou o recebimento, o que ocorrer primeiro.
Como emitir uma factura ou factura-recibo
Na ficha da reserva, clica em «Ações» e seleciona:
«Facturar esta reserva» → o sistema irá utilizar a denominação social da regra de facturação configurada para o alojamento.
«Facturar como proprietário» → o sistema irá utilizar a denominação social do proprietário.
Irá abrir-se uma janela com as opções de facturação. A partir daí podes:
Selecionar a regra de facturação (a predefinida ou alterá-la com o link direto «Configurar regra de facturação»).
Ajustar o IVA, a série da factura, o tipo de documento (factura ou factura-recibo) e os conceitos a facturar (alojamento, extras ou ambos).
Definir o valor: total da reserva, uma percentagem, apenas os extras ou os valores pendentes.
Atenção aos detalhes
O valor nunca poderá ultrapassar o estabelecido na reserva.
Exemplo: se o alojamento tem um valor de 455 € e já facturaste 100 €, só poderás emitir factura por 355 €.
Se escolheres Factura-Recibo, terás de indicar a forma de pagamento (campo obrigatório segundo a certificação do programa de facturação).
Na parte inferior da janela verás uma lista com os conceitos a facturar. Podes selecionar quais facturar e em que valor exato, com a ajuda das colunas:
Por facturar → o que ainda pode ser facturado.
Facturado → o que já foi facturado anteriormente.
Factura original e cópias
Ao gerar a factura, irá aparecer um pop-up com o documento original.
Deves descarregá-lo nesse momento para o guardares, pois por norma o sistema só permite mostrar o original uma única vez.
Em Contabilidade → Lista de facturas (ou Lista de facturas do proprietário) ficará guardada apenas uma cópia.
O sistema não envia automaticamente a factura ao cliente: deves guardá-la no teu computador e enviá-la manualmente por email.
Atenção aos detalhes
A descrição do alojamento aparece num campo único chamado «Invoice detail» que não pode ser alterado. Inclui automaticamente: nome do alojamento, número de licença (AL), morada, número da reserva e datas da estadia.
Emissão de recibos
Se emitiste uma Factura (não uma factura-recibo), podes depois gerar o respetivo recibo:
A partir da
ficha da reserva → Ações → Emitir recibo da factura.Indica o valor (nunca superior ao da factura) e a forma de pagamento (dado obrigatório).
Também podes emitir recibos a partir do separador «Contabilidade».
Ao gerar o recibo irá aparecer um pop-up com o documento original, que deves descarregar de imediato. Uma cópia ficará na Lista de facturas ou Lista de facturas do proprietário.
Estado da facturação
No cabeçalho da factura será apresentado um aviso a verde:
«Facturas pendentes» → quando ainda existe valor da reserva por facturar.
«Facturada totalmente» → quando 100 % da reserva já está facturada.
Emite facturas, facturas-recibo e recibos por serviços/extras
Além de facturar reservas, podes emitir facturas por serviços adicionais ou extras que não estejam associados a uma reserva (por exemplo, comissões periódicas ao proprietário ou cobranças extra a hóspedes).
Prazo legal
A factura deve ser emitida num prazo máximo de 5 dias úteis após a prestação do serviço ou do recebimento, o que ocorrer primeiro.
Passos para emitir facturas ou recibos de serviços/extras
Segue o caminho
Contabilidade → Facturação → Facturar apenas serviços e extras.Preenche os campos necessários:
Denominação social (Empresa configurada em
Configuração → Empresa → Dados fiscais e de facturação).Cliente (hóspede ou proprietário).
Série/número da factura.
Serviços ou extras a facturar (podes ajustar descrição, quantidade, valor e IVA).
Não é possível emitir facturas de extras em nome do proprietário. Só poderás fazê-lo com a denominação social da Empresa.
Seleciona o tipo de documento:
Factura-Recibo → marca «Sim» e seleciona o método de pagamento.
Factura (pendente de pagamento) → marca «Não» em «Paga?».
Guardar a factura
Ao contrário das facturas associadas a reservas, aqui não se abre um pop-up com o documento original.
A factura ficará na lista de facturas dentro da coluna Ações.
Poderás visualizá-la apenas uma vez e descarregar o original. Se não o descarregares nesse momento, só terás acesso à cópia.
Emissão de recibos posteriores
Se emitiste uma factura (não factura-Recibo), podes gerar um recibo mais tarde a partir da «Lista de facturas»:
Seleciona a factura correspondente, clica em
Ações → Gerar recibo(s).Indica o valor do recibo (nunca superior ao valor total da factura) e a forma de pagamento (dado obrigatório segundo a certificação do programa).
Limitações importantes
Não é possível emitir facturas de serviços/extras diretamente em nome do proprietário.
Só podem ser geradas com a denominação social da Empresa.
Os recibos também não podem ser emitidos a partir do separador Lista de facturas de proprietários.
Facturação a Consumidor Final em Portugal
Em Portugal, nem sempre é obrigatório emitir uma fatura com todos os dados do cliente (nome, morada e NIF). Por isso, o sistema permite escolher se a fatura é emitida com os dados do cliente ou como «Consumidor Final».
Quando esta opção é selecionada, o sistema envia um código no XML que a AT interpreta como fatura a consumidor final.
Configuração
Foram adicionados dois novos campos nas fichas de clientes (tanto proprietários como turistas):
Consumidor final (Sim/Não).
Número de contribuinte (NIF), caso não seja consumidor final.
Na ficha do proprietário
Se já existir um NIF no campo «Número de documento», deve ser copiado para o novo campo «Número de contribuinte» para que a fatura seja emitida corretamente.
Na ficha do hóspede
Por defeito, o campo Consumidor final aparece como «Não».
Para faturar a consumidor final, existem duas opções:
Indicar «Sim» em cada novo hóspede criado.
Criar um cliente genérico com o nome «Consumidor Final» e atribuí-lo à reserva.
Com esta configuração, a Empresa cumpre a legislação portuguesa e decide facilmente quando faturar com dados completos ou como consumidor final.
Perguntas frequentes
Posso ter várias regras de faturação e associá-las a diferentes alojamentos?
Posso ter várias regras de faturação e associá-las a diferentes alojamentos?
Sim. Pode criar as regras que precisar e associá-las a diferentes propriedades para refletir os seus contratos e cenários de faturação.
Na Opção 2, A Empresa fatura apenas a sua comissão ao proprietário, porque devo alterar o IVA para 23 % antes de emitir?
Na Opção 2, A Empresa fatura apenas a sua comissão ao proprietário, porque devo alterar o IVA para 23 % antes de emitir?
Porque a comissão faturada ao proprietário normalmente tem 23 %. Mesmo que a regra mostre 6 %, deve ajustá-lo antes de emitir para cumprir a legislação.
Posso ultrapassar os 100 % da reserva ao faturar alojamento e extras?
Posso ultrapassar os 100 % da reserva ao faturar alojamento e extras?
Não. O sistema não permite ultrapassar os 100 % da reserva. Por isso, a comissão deve ser emitida como fatura de serviços/extras, se necessário.
O sistema envia automaticamente a fatura ao cliente?
O sistema envia automaticamente a fatura ao cliente?
Não. Deve descarregar o original ao gerar e enviá-lo manualmente por email. No sistema ficará uma cópia.
Onde posso ver o estado da faturação de uma reserva?
Onde posso ver o estado da faturação de uma reserva?
No cabeçalho da fatura: «Faturas pendentes» indica valor ainda por faturar; «Faturada totalmente» confirma que está 100 % faturada.
Como faturo serviços ou extras sem reserva e posso emitir recibo depois?
Como faturo serviços ou extras sem reserva e posso emitir recibo depois?
Em Contabilidade → Facturação → Faturar apenas serviços e extras. Se emitir primeiro uma Fatura (não Fatura-Recibo), depois pode gerar um recibo a partir da Lista de faturas.
Como configuro a faturação a consumidor final?
Como configuro a faturação a consumidor final?
Ative Consumidor final na ficha do hóspede ou utilize o cliente genérico «Consumidor Final». Nos proprietários, se houver NIF em «Número de documento», copie para «Número de contribuinte».