Revê a tua configuração de facturação antes da mudança
As alterações afectam o IVA, os Modelos, as regras de Facturação e os documentos contabilísticos, pelo que é aconselhável rever estes elementos antes de trabalhares a 100% com o novo módulo. Uma configuração sólida desde o início reduz incidentes, evita refazer documentos e dá-te mais controlo sobre a forma como as Reservas e os pagamentos são facturados.
Verifica o IVA e as isenções em todas as secções de facturação
O novo módulo incorpora mapeamentos actualizados de isenções de IVA alinhados com a Lei do IVA espanhola. Todas as operações a 0% de IVA devem ter um motivo de isenção correcto.
Para rever isto:
Acede à configuração do IVA nas áreas relevantes do sistema, por exemplo:
Verifica se as taxas de IVA atribuídas a cada conceito correspondem à realidade fiscal das tuas operações.
Confirma que todas as operações com taxa de IVA de 0% têm um motivo de isenção válido.
Revê os códigos migrados de configurações anteriores.
As isenções anteriores são migradas automaticamente para os seus equivalentes novos.
Nos casos em que não tenhas nenhuma isenção seleccionada, o sistema atribui por defeito a opção “14 - Isento”, que na nova estrutura passa a “Isento – Artigo 20. Lei do IVA espanhola”. Recomendamos rever esta atribuição e confirmar que se adequa às tuas operações.Corrige qualquer valor inconsistente antes de emitir novas facturas com a nova estrutura.
Atenção aos detalhes
Presta especial atenção a serviços com 0% de IVA e a produtos ou impostos que possam ter um tratamento fiscal específico segundo a regulamentação espanhola. Ajustes atempados evitam regularizações posteriores.
Configura os modelos para facturas, notas de crédito, pró-forma e recibos
Os antigos modelos de factura e recibo deixaram de ser compatíveis. Deves trabalhar com a categoria Documentos contabilísticos, que inclui:
Modelo de factura/nota de crédito/pró-forma.
Modelo de factura/nota de crédito/pró-forma (modelo 2).
Modelo de recibo.
Para os configurar:
Vai à secção de Modelos de documentos contabilísticos através de
Configuração → Modelos → Documentos contabilísticos.Escolhe o modelo de factura/nota de crédito/pró-forma que pretendes utilizar e edita-o.
Se quiseres, em modo de edição, adiciona o bloco com a informação da Reserva dentro do documento.
Personaliza esse bloco com dados relevantes da Reserva, como nome do hóspede, número de Referência ou datas da estadia.
Revê o logótipo e as cores corporativas para manter a consistência da marca e ajusta apenas os elementos estéticos necessários sem modificar a estrutura mínima exigida pela regulamentação.
Guarda as alterações e define este modelo como predefinido nas regras de Facturação correspondentes.
Nota que, uma vez emitido um documento com um modelo, esse modelo já não pode ser eliminado por motivos de integridade histórica.
Boas práticas
Mantém estas recomendações em mente para trabalhares de forma consistente com os Modelos:
Duplica sempre o modelo base antes de aplicar alterações.
Emite uma factura de teste numa Reserva de amostra e revê cuidadosamente o resultado.
Centraliza as decisões de design em poucos modelos para evitar versões dispersas ou contraditórias.
Ajusta as regras de facturação e a margem comercial
O novo módulo altera a forma como as bases e percentagens são calculadas:
As bases calculadas como “montante total da renda ou da Reserva menos o pagamento ao Proprietário” estão descontinuadas e já não estão disponíveis.
A base de margem comercial utiliza como referência o montante configurado na Reserva.
As percentagens passam a ser calculadas incluindo IVA, o que pode alterar o resultado final de comissões e outros conceitos.
Para te adaptares:
Acede às regras de facturação que utilizas e revê a base de cálculo de cada uma.
Localiza as regras baseadas em pagamentos ao Proprietário e substitui-as pela base de margem comercial ou outra base disponível que se ajuste ao teu modelo.
Tem em conta que, ao incluir o IVA no cálculo da percentagem, as comissões podem alterar-se face ao sistema anterior.
Verifica que os destinatários de cada regra estão bem definidos e que os nomes legais estão completos.
Testa o comportamento das regras com Reservas de amostra para verificar os montantes resultantes.
Base de cálculo anterior | Estado actual | Alternativa recomendada |
Renda total menos pagamento ao Proprietário | Descontinuada | Base de margem comercial ou outra base disponível |
Montante total da Reserva menos pagamento ao Proprietário | Descontinuada | Base de margem comercial ou outra base disponível |
Percentagens calculadas sem incluir IVA | Substituídas | Percentagens calculadas incluindo IVA |
É comum que, após a mudança, algumas comissões apareçam com valores diferentes do esperado.
Nesse caso, revê primeiro a base utilizada e confirma se a alteração decorre da inclusão do IVA no cálculo.
Adapta os processos internos aos novos documentos contabilísticos
O novo módulo diferencia claramente os documentos contabilísticos envolvidos na tua facturação:
Documento | Função nas operações de facturação |
Factura | Documento principal de venda, imutável após emissão |
Recibo | Comprovativo de pagamento ligado a uma factura emitida |
Comprovativo de pagamento | Documento que regista um pagamento sem factura prévia |
Pró-forma | Documento provisório emitido sobre Reservas, destinado a orçamentos |
Para adaptares as tuas operações:
Substitui alterações manuais de estados de pagamento pela emissão de recibos quando as facturas são pagas e de comprovativos de pagamento quando registas pagamentos sem factura prévia.
Decide em que casos utilizar pró-formas para partilhar orçamentos antes de emitir a factura final.
Forma a tua equipa para reconhecer que documento corresponde a cada cenário (sinal, pagamento parcial, anulação, etc.).
Adianta-te ao Veri*factu com o teu certificado eletrónico
A nova estrutura de facturação serve de base para activar o Veri*factu.
Para te preparares:
Verifica que todos os nomes legais, incluindo os dos Proprietários, estão completos e actualizados.
Confirma que os códigos de IVA e as regras de Facturação reflectem a tua realidade fiscal.
Obtém o teu certificado eletrónico, necessário para assinar e enviar facturas electrónicas com o Veri*factu.
Confirma que a tua entidade representante está registada se facturas em nome de Proprietários.
Desta forma, chegarás à data obrigatória com o sistema pronto, sem necessidade de ajustes de última hora.
A obrigação do Verifactu prevista para janeiro de 2026 foi adiada para janeiro de 2027, conforme comunicado pelo Consejo de Ministros. A nossa funcionalidade de exportação continua disponível e totalmente operacional caso deseje ativá-la. Por favor, entre em contacto com a nossa equipa de Experiência do Cliente.
Perguntas frequentes
Qual é a coisa mais urgente que devo rever para preparar a conta para a nova estrutura de facturação?
Qual é a coisa mais urgente que devo rever para preparar a conta para a nova estrutura de facturação?
O mais crítico é rever a configuração de IVA e as isenções em todas as secções de facturação. Um erro nestes valores pode conduzir a facturas incorrectas ou a problemas de compatibilidade com a Agência Tributária e com o Veri*factu.
Porque já não posso utilizar os antigos modelos de factura e recibo?
Porque já não posso utilizar os antigos modelos de factura e recibo?
Porque esses modelos não se ajustam à estrutura e aos requisitos legais do novo módulo. Os Modelos de Documentos contabilísticos incorporam o formato adequado para facturas, notas de crédito, pró-formas e recibos no novo enquadramento regulamentar.
Como detecto se uma regra de facturação está a usar uma base de cálculo obsoleta?
Como detecto se uma regra de facturação está a usar uma base de cálculo obsoleta?
Deves rever a base de cada regra. Se estiver definida como renda total ou montante da Reserva menos o pagamento ao Proprietário, é uma base descontinuada e terás de a substituir pela margem comercial ou outra base disponível.
O que muda na gestão diária de pagamentos com os novos documentos contabilísticos?
O que muda na gestão diária de pagamentos com os novos documentos contabilísticos?
Deixas de modificar estados de pagamento manualmente e passas a documentar cada alteração com recibos e comprovativos de pagamento. Isto cria um histórico contabilístico mais robusto e oferece maior clareza para auditorias ou revisões internas.
Como se enquadra o certificado eletrónico na preparação para o Veri*factu?
Como se enquadra o certificado eletrónico na preparação para o Veri*factu?
O certificado eletrónico será usado para assinar digitalmente as facturas e comunicá-las à Agência Tributária através do Veri*factu. Tê-lo pronto e correctamente configurado assegura que, quando o módulo for activado, possas começar a trabalhar sem atrasos.