Quando geres reservas e propriedades, os números são tão importantes como a experiência do hóspede. Os documentos contabilísticos são a base para manter as tuas contas organizadas, cumprir a legislação e transmitir confiança a proprietários e viajantes. Na Avantio, tens à disposição várias ferramentas que te permitem organizar cada movimento económico de forma simples e transparente.

Um documento contabilístico é um registo formal, por vezes com validade legal e fiscal, que reflete uma operação económica relacionada com a gestão de propriedades ou com a relação entre proprietário, gestor, hóspede e até plataformas intermediárias.

A sua principal função é dupla: servir de suporte às transações e garantir transparência, controlo financeiro e cumprimento fiscal.

Na Avantio, dispomos de diferentes tipos de documentos contabilísticos que se podem adaptar às necessidades de cada agência ou proprietário. Com estas ferramentas, é possível acompanhar detalhadamente receitas, comissões, despesas e pagamentos, simplificando a gestão administrativa e facilitando a comunicação tanto com os hóspedes como com os proprietários.

De seguida, apresentamos os vários tipos de documentos contabilísticos disponíveis na Avantio e como podem ser utilizados na gestão diária do alojamento local:

É uma fatura sem valor fiscal, utilizada como orçamento ou antecipação de informação para o cliente antes da emissão da fatura definitiva.

A proforma não está disponível em contas que trabalham com SAF-T.

É o documento principal que comprova a compra e venda de um bem ou serviço. Inclui informação detalhada sobre o emissor, o cliente, os itens faturados, o valor, os impostos aplicáveis e a data de emissão.

É o comprovativo que atesta que um cliente efetuou o pagamento de um determinado valor. Deve ser sempre emitido a partir de uma fatura previamente emitida e serve como prova oficial de que esse pagamento foi realizado.

É um documento contabilístico que serve como prova de que um pagamento foi realizado entre duas partes, oferecendo maior flexibilidade do que um recibo. Ao contrário deste, não precisa de estar associado a uma fatura, permitindo emitir comprovativos de pagamento em situações onde não é obrigatório faturar. Pode ser gerado tanto pela empresa como em nome do proprietário, facilitando a gestão e o controlo dos pagamentos.

O comprovativo de pagamento não está disponível em contas que trabalham com SAF-T, NF525, TicketBai ou Invopop.

É o documento emitido para anular ou corrigir o valor de uma fatura ou comprovativo de pagamento já emitido. Cancela o total da fatura original e deve ser utilizado sempre que seja necessário alterar o valor faturado. Os casos mais comuns são reembolsos, cancelamentos, descontos aplicados posteriormente ou a correção de faturas incorretas.

Na Avantio, o contrato não é um documento legal, mas sim uma interface configurável que permite definir as condições económicas do acordo com o proprietário. Através desta ferramenta estabelecem-se aspetos como o cálculo dos pagamentos ao proprietário, a comissão da agência, a periodicidade das liquidações e possíveis deduções ou acréscimos. Embora possa ser exportado e descarregado em formato de documento, a sua principal função é facilitar a correta configuração dos valores em cada liquidação.

É o documento que reflete o cálculo e detalhe final de receitas e despesas associadas a um período ou a uma operação concreta, com o objetivo de determinar o saldo correspondente ao proprietário. Na sua elaboração são tidas em conta tanto as condições configuradas no contrato como as despesas e pagamentos por conta adicionados no sistema.

É um documento híbrido que combina num único ficheiro as funções de fatura e recibo. Isto significa que comprova a operação de venda (como a fatura) e, ao mesmo tempo, serve como comprovativo de pagamento (como o recibo). A sua utilização simplifica a gestão contabilística em mercados ou sistemas que exigem e/ou permitem ambos os efeitos num só documento.

Agora que já conheces cada tipo de documento contabilístico na Avantio, podes escolher o que melhor se adapta a cada situação.

Com uma boa utilização destas ferramentas vais ganhar em clareza, controlo e confiança tanto na tua equipa como na relação com os proprietários.