Verifica por que precisas deste módulo de faturação
Quando geres propriedades, nem sempre és tu quem assume os gastos. Por vezes é preciso repercuti-los ao proprietário. Para que este processo não consuma tempo nem gere erros, o VRMS oferece um módulo dedicado que permite faturar esses gastos de forma ágil, precisa e centralizada.
Quem pode beneficiar do módulo de despesas ao proprietário?
Este módulo foi desenhado para Property Managers que precisam de repercutir uma ou várias despesas aos proprietários, seja porque essas despesas estão contempladas nos contratos ou porque foram introduzidas manualmente.
Importante: o módulo está ativado por defeito no teu sistema VRMS, no menu Proprietários → Despesas a cargo do proprietário. Não é compatível com Fatturazione Elettronica (Itália), Contaplus (Espanha) nem E-factura Portugal – SAF-T.
Como criar e gerir uma despesa ao proprietário
1. Detalhe de uma despesa
A partir de VRMS → Proprietários → Controlo de despesas e pagamentos por conta há um botão «Despesas» que permite gerar uma nova despesa. Ao abrir essa despesa, podes:
Emitir uma fatura.
Gerar um recibo.
Emitir uma fatura retificativa.
Os dados aparecem pré-preenchidos no sistema, embora possas modificar qualquer um deles usando o ícone de lápis.
2. Painel de ações (coluna direita)
No lado direito são oferecidas opções para editar ou ajustar:
Data de emissão.
Razão social.
Número e série da fatura (com verificação de disponibilidade).
Modelo a utilizar.
Idioma.
O sistema alerta sobre restrições ou erros, explicando a causa para que possas resolvê-lo.
Atenção aos detalhes
Não é possível faturar novamente uma despesa que já foi faturada.
3. Documentos relacionados
Cada despesa incorpora um bloco denominado Documentos relacionados, onde podes:
Visualizar o documento.
Imprimi-lo.
Lista a cargo dos proprietários
A nova lista melhora a agilidade graças a um scroll infinito em vez de paginação tradicional, incorpora filtros mais potentes com multisseleções assíncronas e pesquisa preditiva, e agrupa as ações de cada linha num menu mais claro com seleção múltipla controlada.
Como funciona a lista de despesas ao proprietário
A tabela apresenta os dados de forma estruturada com as seguintes colunas principais e regras de negócio:
Nome (antes «Tipo»): texto que indica o conceito da despesa (automático pelo contrato ou manual).
Detalhe: texto com truncamento dinâmico (ellipsis e tooltip interativo para textos longos).
Alojamento: link para o alojamento; cada linha é uma despesa independente de um único alojamento.
Datas (Registo / Cobrança): formato «dd mmm aaaa». Se não houver dado, mostra-se um hífen «-».
Estados: Pago, Liquidado e Faturado, representados com ícones (check verde / X vermelho). A coluna Faturado só aparece se o módulo Invoice Expenses estiver ativo.
Valor: numérico com a moeda local da despesa, de acordo com a configuração da conta (IVA incluído/excluído).
Ações
As interações de linha foram agrupadas num menu de três pontos, substituindo os ícones diretos de lápis e lixeira.
Ver e editar: ao clicar na linha abre-se o detalhe apenas de leitura. No menu de três pontos podes selecionar «Editar», o que abre o formulário numa nova aba.
Eliminação: despesas já faturadas ou liquidadas não podem ser eliminadas. Ao tentar uma eliminação individual bloqueada, o sistema dá um feedback controlado.
Emite faturas, cria recibos e faturas retificativas.
Ações em massa (Bulk actions)
Seleção múltipla: suporta checkboxes por linha. A caixa global apenas seleciona os elementos visíveis na vista renderizada, não todos os do filtro subjacente.
Gestão de erros em lote: se eliminares várias despesas e algumas estiverem liquidadas ou faturadas, o sistema elimina as permitidas e mostra um Toast com o resultado parcial.
Se selecionares várias despesas ao mesmo tempo, a única ação em massa disponível é eliminá-las.
Lista geral de faturas
Dentro de VRMS → Contabilidade → Faturação e Pagamentos → Faturação → Lista de Faturas são visualizados todos os documentos gerados:
Fatura de despesas.
Recibo de despesas.
Fatura retificativa de despesas.
Modelos de faturação
O modelo predefinido para faturas de despesas a proprietários encontra-se em Documentos contabilísticos. Embora seja editável, recomenda-se duplicá-lo antes de o modificar para conservar uma versão original.
Nota: não é possível alterar o estado de uma fatura de despesa (apenas o de um recibo).
Vantagens principais
O módulo de faturação de despesas ao proprietário permite:
Poupar tempo em tarefas repetitivas.
Ter um maior controlo sobre as despesas.
Evitar erros ou desequilíbrios contabilísticos.
Agora que conheces a ferramenta, põe-la em prática e dedica o teu tempo ao que realmente importa: gerir as tuas propriedades.
Perguntas frequentes
Pode-se voltar a faturar uma despesa que já foi faturada?
Pode-se voltar a faturar uma despesa que já foi faturada?
Não. O sistema impede e mostrará um aviso a indicar o motivo.
Onde se encontram os documentos gerados?
Onde se encontram os documentos gerados?
No bloco Documentos relacionados da despesa e também na Lista de Faturas dentro da área de Contabilidade.
O que fazer se precisar de alterar o número da fatura?
O que fazer se precisar de alterar o número da fatura?
Podes editar a série e numeração a partir do painel direito, sempre que o número esteja disponível.
Posso utilizar este módulo se tiver Fatturazione Elettronica, Contaplus ou SAF-T?
Posso utilizar este módulo se tiver Fatturazione Elettronica, Contaplus ou SAF-T?
Não, já que não é compatível com essas integrações.
Como personalizo o modelo de faturação?
Como personalizo o modelo de faturação?
A partir de «Documentos contabilísticos», duplicando sempre o modelo original antes de fazer alterações.
Lista a cargo dos proprietários
A nova lista afeta a forma como o sistema calcula o valor com ou sem IVA?
A nova lista afeta a forma como o sistema calcula o valor com ou sem IVA?
Não. Na lista a cargo dos proprietários, a coluna valor rege-se estritamente pela configuração a nível de conta (IVA incluído ou excluído). Apenas se altera a apresentação visual; a lógica do cálculo e a moeda são idênticas à lista anterior.
Por que não posso selecionar todas as despesas de todas as páginas de uma vez?
Por que não posso selecionar todas as despesas de todas as páginas de uma vez?
Por design de segurança. Na lista a cargo dos proprietários, para evitar eliminações em massa acidentais, o «selecionar tudo» do cabeçalho apenas se aplica às linhas visíveis no ecrã (renderizadas através do scroll).
Editei uma despesa noutra aba, porque não se reflete automaticamente na lista?
Editei uma despesa noutra aba, porque não se reflete automaticamente na lista?
As criações ou edições abrem-se em novas abas. A lista a cargo dos proprietários requer uma atualização manual da página para incorporar o novo estado dos dados do servidor. Serão mostradas mensagens informativas se se atuar sobre uma despesa já eliminada por outro utilizador.