O que é uma despesa a cargo do proprietário?

Quando a agência assume uma despesa que pertence ao proprietário (como reparações, limpeza extra ou reposição de utensílios), esta deve ser registada no sistema para que apareça na respetiva liquidação.

Vantagens de as registar corretamente

Controlo rigoroso das despesas que são da responsabilidade do proprietário.
Inclusão automática na liquidação correspondente.
Possibilidade de gerir despesas recorrentes ou partilhadas entre vários alojamentos.

Passos para criar uma despesa a cargo do proprietário

No VRMS, escolhe um destes caminhos:
- Proprietários → Controlo de despesas e pagamentos por conta → Despesas a cargo do proprietário → Novo.
- Alojamentos → ficha do alojamento → Despesas a cargo do proprietário → Nova despesa (o alojamento é atribuído automaticamente).
- Reservas → ficha da reserva → Ações → Nova despesa (a despesa fica associada a essa reserva).
Preenche o bloco «Dados gerais»:
- Nome da despesa: seleciona um existente ou cria um novo.
- Data de registo: por defeito aparece o dia atual.
- Alojamentos associados: escolhe um ou vários.
- Descrição da despesa.
Preenche o bloco «Dados de débito / Valores»:
- Valor sem impostos.
- Data de débito (define em que liquidação será apresentada).
- Taxa aplicável.
- Método de pagamento.
- Pagamento ao fornecedor (opcional).
Opções em «Configuração avançada»:
- Ativar retenção e indicar a percentagem.
- Configurar a repetição até uma data final para despesas recorrentes.
- Dividir o valor por vários alojamentos (se aplicável).
Guarda a despesa para que fique registada.

Despesas automáticas nas reservas

Se no contrato do alojamento ativares a opção «Descontar as despesas ao pagamento do proprietário», o sistema irá gerar automaticamente uma despesa por cada reserva e adicioná-la à liquidação.

Inclusão na liquidação

As despesas serão apresentadas na pré-visualização da liquidação de acordo com a data de débito. Se quiseres excluir alguma, basta desmarcar a caixa ao lado do conceito: ficará pendente para a próxima liquidação.

Dica útil

Define categorias de despesas claras para evitar confusões.
Verifica a data de débito antes de guardar.
Usa a opção de despesas recorrentes para valores fixos.
Confirma bem a divisão quando uma despesa for para vários alojamentos.

Perguntas frequentes

O que acontece se me enganar na data de débito da despesa?

Será incluída na liquidação errada. Deves editar a despesa e corrigir a data para que seja refletida na liquidação correta.

Posso modificar ou eliminar uma despesa depois de a criar?

Sim, podes sempre aceder ao registo da despesa e editá-la ou eliminá-la.

Como registar uma despesa que corresponde a vários alojamentos?

Seleciona os alojamentos envolvidos e o sistema irá dividir automaticamente o valor entre eles.

Como funcionam as despesas recorrentes?

O sistema gera um novo registo da despesa de forma periódica até à data final que indicares.

O que acontece se excluir uma despesa na pré-visualização da liquidação?

Não será incluída na liquidação atual e ficará pendente para a próxima.

Posso criar as minhas próprias categorias de despesa?

Sim, podes definir os tipos de despesa que precisares para organizar melhor a tua contabilidade.

Qual a diferença entre uma despesa e um pagamento por conta?

A despesa é um valor que a agência cobre em nome do proprietário e é descontado na sua liquidação; o pagamento por conta é um adiantamento que pode ser somado ou deduzido consoante quem o realiza.