Optimiza os teus recebimentos no Booking e Expedia
Gerir reservas em portais como o Booking.com ou Expedia implica, muitas vezes, trabalhar com cartões virtuais. Perceber como funcionam vai permitir-te receber pagamentos de forma eficiente e segura, evitando erros e garantindo uma gestão mais simples.
O que são cartões virtuais?
Um cartão virtual é um cartão de crédito digital temporário que a plataforma gera para que os alojamentos possam receber os pagamentos das reservas dos hóspedes.
No VRMS, podes receber cartões virtuais para reservas de portais como o Booking.com e Expedia.
Atenção aos detalhes
Quando recebes um destes cartões, o hóspede já pagou ao portal, por isso não intervém no processo de pagamento.
Cada cartão virtual tem um saldo máximo que pode ser cobrado (normalmente o valor total do aluguer e, no caso do Booking.com, também o valor da limpeza final).
Os cartões virtuais têm um período de validade e só podem ser cobrados dentro dessas datas.
Se tentares cobrar fora do prazo, a transação será rejeitada.
A data de início de validade costuma coincidir com a chegada do hóspede.
Como identificar um cartão virtual
Existem duas formas de os reconhecer no VRMS:
Pelo nome do titular: em vez de um nome real, aparece «Agente de Booking.com» ou «Expedia VirtualCard», conforme o portal.
Pelo período de validade: os cartões reais mostram uma data de validade, enquanto os virtuais indicam um intervalo de datas.
Quando uma reserva entra com cartão virtual, a linha de pagamento aparece marcada como «Cobrado pelo portal», tal como os estados «Pendente» ou «Paga».
Como cobrar um cartão virtual
Cobrar um cartão virtual é tão simples como cobrar qualquer outro cartão registado na reserva:
Se tens as automatizações ativas no Avantio Payments, o sistema faz a cobrança automaticamente no dia em que estiver disponível.
Se a reserva for não reembolsável, o pagamento deve ser feito no momento em que a recebes.
Cada cartão virtual tem um saldo total ou máximo que não pode ser ultrapassado.
Atenção aos detalhes
Se já cobraste um cartão virtual e precisas de reembolsar, o valor deve ser devolvido para o mesmo cartão.
Caso contrário, o portal pode aplicar taxas ou retenções diretamente sobre o cartão.
Gestão de alterações e cancelamentos
É fundamental ter em conta um aspeto chave: já foi feito o débito no cartão virtual?
Cartão virtual já cobrado: o valor deve ser reembolsado para o mesmo cartão.
Se não fizeres a devolução para o cartão, o portal pode aplicar um recargo, débito, taxa ou retenção diretamente sobre ele.
Cartão virtual não cobrado: basta processar o cancelamento; não é necessário qualquer débito ou devolução.
Situações comuns em alterações de reservas
Se o hóspede prolongar a estadia, o portal vai atualizar o saldo do cartão virtual para que possas cobrar a diferença.
Se o hóspede adicionar serviços extra, podes pedir um novo cartão com a função «Multitarjeta» e cobrar aí o valor adicional.
Se a reserva for cancelada, faz o cancelamento normalmente sem efetuar cobranças ou devoluções no cartão.
Os cartões virtuais são uma ferramenta prática para agilizar a gestão de pagamentos em reservas vindas do Booking.com e Expedia.
Saber identificá-los, respeitar os prazos de validade e aplicar corretamente devoluções ou alterações vai permitir-te evitar erros e manter um controlo eficiente das tuas operações no VRMS.
Perguntas frequentes
Que portais utilizam cartões virtuais?
Que portais utilizam cartões virtuais?
O Booking.com e a Expedia são os dois portais que podem enviar-te cartões virtuais para gerir os pagamentos das tuas reservas.
Devo contactar os portais para usar cartões virtuais?
Devo contactar os portais para usar cartões virtuais?
Sim. Para começares a trabalhar com cartões virtuais nestes portais, é necessário entrares em contacto diretamente com eles. Esta configuração é feita através de um acordo entre a tua agência e o portal.
O que acontece se o cartão virtual for bloqueado?
O que acontece se o cartão virtual for bloqueado?
Se tentares cobrar um cartão virtual fora do seu período de validade, não vais conseguir processar o pagamento. Por isso, é fundamental estares sempre atento à data de validade.
Quem faz o pagamento inicial, o hóspede ou o portal?
Quem faz o pagamento inicial, o hóspede ou o portal?
Se receberes um cartão virtual com uma reserva, significa que o hóspede já pagou ao portal e não está envolvido no processo de cobrança.
O que acontece se o hóspede pedir serviços extra?
O que acontece se o hóspede pedir serviços extra?
Com a função Multitarjeta, podes pedir um novo cartão ao hóspede e fazer aí as cobranças correspondentes.
Porque não consigo cobrar uma reserva do Booking?
Porque não consigo cobrar uma reserva do Booking?
Se trabalhas com Virtual Card, é necessário teres a funcionalidade MOTO (Mail Order / Telephone Order) ativa na tua gateway de pagamento. Caso contrário, não vais conseguir processar o pagamento corretamente.