Optimize os seus recebimentos no Booking e no Expedia
A gestão de reservas em portais como o Booking.com ou o Expedia implica, em muitos casos, trabalhar com cartões virtuais. Compreender como funcionam permitir-lhe-á cobrar de forma eficiente e segura, evitando erros e garantindo uma gestão mais fluida.
O que são os cartões virtuais?
Um cartão virtual é um cartão de crédito digital temporário gerado pela plataforma para que os alojamentos possam cobrar as reservas dos hóspedes.
No VRMS, pode receber cartões virtuais para reservas provenientes de portais como o Booking.com e o Expedia.
Detalhes importantes
Quando recebe um destes cartões, o hóspede já pagou ao portal, pelo que não intervem no processo de cobrança.
Cada cartão virtual tem um saldo máximo que pode ser debitado (habitualmente o montante total do arrendamento e, no caso do Booking.com, também o valor da limpeza final).
Os cartões virtuais têm um período de validade e só podem ser cobrados dentro dessas datas.
Se tentar debitá-los fora desse período, a transação será recusada.
A data de início de validade coincide geralmente com a chegada do hóspede.
Como identificar um cartão virtual
Existem duas formas de os reconhecer no VRMS:
Pelo nome do titular: em vez de um nome real, aparecerá «Agente Booking.com» ou «Expedia VirtualCard», consoante o portal.
Pelo período de validade: os cartões reais mostram uma data de expiração, enquanto os virtuais indicam um intervalo de datas.
Quando uma reserva chega com cartão virtual, a linha de cobrança aparece marcada como «Cobrado pelo portal», da mesma forma que os estados «Pendente» ou «Pago».
Como cobrar um cartão virtual
Cobrar um cartão virtual é tão simples como fazer com qualquer outro cartão registado na reserva:
Se tiver as automações ativas no Avantio Payments, o sistema cobrará automaticamente no dia em que o cartão ficar disponível.
Se a reserva for não reembolsável, a cobrança deve ser efetuada no momento em que é recebida.
Cada cartão virtual tem um saldo total ou máximo que não pode ser ultrapassado.
Detalhes importantes
Se um cartão virtual já tiver sido cobrado e precisar de emitir um reembolso, o montante deve ser devolvido ao mesmo cartão.
Caso contrário, o portal poderá aplicar encargos adicionais ou retenções diretamente nesse cartão.
Gestão de alterações e cancelamentos
Um aspeto fundamental deve ser sempre tido em conta: o cartão virtual já foi cobrado?
Cartão virtual já cobrado: o montante deve ser reembolsado no mesmo cartão.
Se o reembolso não for efetuado no cartão, o portal poderá aplicar um encargo, um débito, uma cobrança ou uma retenção diretamente nele.
Cartão virtual ainda não cobrado: basta processar o cancelamento; não é necessário qualquer débito nem reembolso.
Situações comuns em alterações de reservas
Se o hóspede prolongar a estadia, o portal atualizará o saldo do cartão virtual para que possa debitar a diferença.
Se o hóspede adicionar serviços extra, pode solicitar um novo cartão com a funcionalidade «Multi-cartão» e debitar aí o montante adicional.
Se a reserva for cancelada, proceda com o cancelamento normal sem efetuar débitos nem reembolsos no cartão.
Os cartões virtuais são uma ferramenta prática para agilizar a gestão de cobranças nas reservas provenientes do Booking.com e do Expedia.
Saber identificá-los, respeitar os seus períodos de validade e aplicar corretamente devoluções ou modificações permitir-lhe-á evitar erros e manter um controlo eficiente das suas operações no VRMS.
Perguntas frequentes
Que portais utilizam cartões virtuais?
Que portais utilizam cartões virtuais?
O Booking.com e o Expedia são os dois portais que lhe podem enviar cartões virtuais para gerir as cobranças das suas reservas.
Preciso de contactar os portais para utilizar cartões virtuais?
Preciso de contactar os portais para utilizar cartões virtuais?
Sim. Para começar a trabalhar com cartões virtuais nestes portais, é necessário contactá-los diretamente. Esta configuração é estabelecida mediante um acordo entre a sua agência e o portal.
O que acontece se o cartão virtual ficar bloqueado?
O que acontece se o cartão virtual ficar bloqueado?
Se tentar cobrar um cartão virtual fora do seu período de validade, não conseguirá processar o pagamento. Por isso, é fundamental estar sempre atento à data de expiração.
Quem efetua o pagamento inicial — o hóspede ou o portal?
Quem efetua o pagamento inicial — o hóspede ou o portal?
Se for recebido um cartão virtual com uma reserva, significa que o hóspede já efetuou o pagamento ao portal e não está envolvido no processo de cobrança.
O que acontece se o hóspede solicitar serviços extra?
O que acontece se o hóspede solicitar serviços extra?
Com a funcionalidade Multi-cartão, pode solicitar um novo cartão ao hóspede e efetuar aí os débitos correspondentes.
Por que não consigo cobrar uma reserva do Booking?
Por que não consigo cobrar uma reserva do Booking?
Se trabalhar com cartão virtual, é necessário ter a operação MOTO (Mail Order / Telephone Order) ativada na sua plataforma de pagamento. Sem isso, não conseguirá processar a cobrança corretamente.