Ponto de partida
Se utilizavas o Receptio powered by SysPay antes de ativares o Avantio Payments, é possível que ainda tenhas reservas com cartões guardados na plataforma anterior.
Desde janeiro de 2021, e devido às alterações na legislação europeia de pagamentos, este modelo de gestão de cartões ficou obsoleto para as agências registadas no Espaço Económico Europeu (EEE). Por este motivo, as agências que ainda o utilizam devem migrar para uma plataforma de pagamentos integrada.
Ao ativares o Avantio Payments, o comportamento dos cartões muda:
O VRMS deixa de mostrar diretamente os dados dos cartões, tanto novos como antigos.
Os novos cartões são tokenizados e guardados de forma segura na plataforma de pagamentos integrada.
Os pagamentos passam a ser geridos a partir do VRMS.
Os cartões guardados anteriormente no SysPay não são migrados automaticamente para o Avantio Payments.
O que vais aprender neste artigo?
Vais aprender a consultar cartões guardados antes de ativares o Avantio Payments, localizar corretamente um cartão no SysPay e pedir um novo cartão ao hóspede quando necessário.
Vantagens
Manter o controlo sobre reservas criadas antes da migração.
Gerir os novos dados de cartão de forma segura.
Facilitar a transição para o Avantio Payments sem perder o acompanhamento dos pagamentos pendentes.
Quando deves usar esta funcionalidade?
Deves seguir este procedimento quando tiveres reservas anteriores à ativação do Avantio Payments e precisares de consultar o cartão guardado no SysPay ou pedir ao hóspede um novo cartão para processar um pagamento.
Também é especialmente importante em reservas com pagamentos pendentes cujo cartão original não está disponível no Avantio Payments.
Antes de começares
Convém rever previamente:
Se o cartão da reserva foi registado antes ou depois de ativares o Avantio Payments.
Se tens acesso e credenciais para a tua conta SysPay.
Se a reserva tem pagamentos pendentes que ainda precisam de ser processados.
Também é recomendável verificar se se trata de um cartão convencional ou de um Cartão Virtual (VCC) de uma OTA, pois o procedimento pode ser diferente.
Segue estes passos
Localiza o cartão antigo no SysPay.
Acede à tua conta SysPay e entra na secção E-terminal.Procura o cartão usando o email do hóspede.
O email é o critério mais eficaz para localizar o cartão correspondente.Para consultar o email no VRMS:
Acede a VRMS → Reservas → Lista de reservas.
Seleciona a reserva.
Clica em Vista completa.
Vai ao separador Dados.
Coloca o cursor sobre a lupa junto ao campo Cliente.
Consulta o email na janela Detalhe do cliente.
No caso de Cartões Virtuais da Booking.com, o email do cliente também será o critério de pesquisa válido.
Verifica se precisas de um novo cartão.
Os cartões guardados no SysPay antes da ativação do Avantio Payments não são transferidos para o novo sistema.Se quiseres gerir o pagamento a partir do Avantio Payments, será necessário pedir ao hóspede que introduza um novo cartão.
Pede um novo cartão a partir da reserva.
Acede a:VRMS → Reservas → Lista de reservas
Depois:
Abre a reserva em Vista completa.
Vai a Detalhe de pagamentos.
Clica em Ver cartão.
Seleciona Pedir cartão.
O hóspede receberá um email para introduzir os novos dados do cartão de forma segura.
Resultado esperado
Assim que o hóspede introduzir o novo cartão, este ficará disponível para gerir os pagamentos da reserva através do Avantio Payments.
Se o pagamento já tiver uma data programada na linha de pagamento, o débito será processado conforme essa programação.
Poderás acompanhar o processo em:
Contabilidade → Facturação e Pagamentos → Lista de pagamentos pendentes
Próximos passos recomendados
Depois de pedires o novo cartão:
Revê a Lista de pagamentos pendentes para confirmar que o pagamento continua corretamente programado.
Verifica a ficha da reserva para garantir que o novo cartão foi registado e que o pagamento pode ser gerido a partir do Avantio Payments.
Principais campos e opções
E-terminal do SysPay: permite consultar os cartões guardados na plataforma anterior.
Email do cliente: critério principal para localizar um cartão no SysPay.
Pedir cartão: envia ao hóspede um pedido para registar um novo cartão.
Lista de pagamentos pendentes: permite acompanhar os pagamentos programados.
Limitações e considerações
Tem em conta que:
Os cartões guardados anteriormente no SysPay não são migrados para o Avantio Payments.
A Avantio não gere os utilizadores nem as palavras-passe do SysPay.
Vais precisar das tuas próprias credenciais para aceder à plataforma.
Os cartões antigos não podem ser usados automaticamente a partir do Avantio Payments.
No caso de um Cartão Virtual (VCC) fornecido por uma OTA, não poderás pedir um novo cartão ao portal.
Se uma transação automática com um VCC falhar, deves fazer o pagamento manualmente a partir da tua conta SysPay, usando aí os dados do cartão correspondente.
Antes de fazeres qualquer gestão, confirma sempre onde está guardado o cartão da reserva.
Boas práticas
Identifica primeiro se o cartão pertence ao SysPay ou ao Avantio Payments.
Usa o email do hóspede para localizar cartões antigos no SysPay.
Pede um novo cartão sempre que precises de continuar a gerir os pagamentos a partir do Avantio Payments.
Acompanha os pagamentos pendentes depois de pedires novos dados.
Presta especial atenção aos Cartões Virtuais, pois a sua gestão depende das condições da OTA.
Exemplo prático
Uma reserva foi criada antes de a agência ativar o Avantio Payments e ainda tem um pagamento pendente.
O cartão original permanece guardado no SysPay, pelo que não está disponível diretamente no Avantio Payments.
A agência localiza o cartão antigo no SysPay usando o email do hóspede. No entanto, pretende gerir o próximo pagamento a partir do Avantio Payments.
A partir do Detalhe de pagamentos da reserva, seleciona Pedir cartão. O hóspede recebe o email, introduz um novo cartão e o sistema pode processar o pagamento na data programada.
Se o cartão original for um VCC de uma OTA e o pagamento automático falhar, não será possível pedir um novo cartão ao portal. Nesse caso, o pagamento terá de ser feito manualmente a partir do SysPay.
Erros frequentes
Não encontras o cartão no SysPay: usa o email do hóspede como critério de pesquisa.
O cartão antigo não aparece no Avantio Payments: é o comportamento esperado, pois os cartões não são migrados entre plataformas.
O pagamento não pode ser feito automaticamente a partir do Avantio Payments: pede um novo cartão ao hóspede.
Não podes pedir um novo VCC à OTA: faz o pagamento manualmente a partir do SysPay se a transação automática falhou.
Se algo não funcionar
Se não conseguires localizar o cartão ou gerir o pagamento como esperas, revê estes pontos antes de contactares a nossa equipa de apoio ao cliente:
Verifica se o cartão foi registado antes ou depois de ativares o Avantio Payments.
Confirma que estás a usar o email correto do hóspede para o procurares no SysPay.
Revê a reserva, a linha de pagamento e o estado do pagamento.
Verifica se se trata de um Cartão Virtual e se requer uma gestão específica.
Atualiza a ficha da reserva e revê novamente a informação disponível.
Se o problema persistir, contacta a nossa equipa de apoio ao cliente e inclui capturas de ecrã, a referência da reserva, o pagamento afetado e o email do hóspede associado à reserva.
Perguntas frequentes
Posso continuar a consultar cartões guardados antes de ativar o Avantio Payments?
Posso continuar a consultar cartões guardados antes de ativar o Avantio Payments?
Sim. Os cartões guardados anteriormente continuam disponíveis no SysPay e podem ser consultados a partir da sua interface usando as tuas próprias credenciais.
Os cartões antigos são migrados automaticamente para o Avantio Payments?
Os cartões antigos são migrados automaticamente para o Avantio Payments?
Não. Os cartões guardados no SysPay não são transferidos nem comunicam automaticamente com o Avantio Payments.
Se precisares de gerir um novo pagamento a partir do Avantio Payments, terás de pedir ao hóspede que registe um novo cartão.
O que acontece se o cartão for um Cartão Virtual de uma OTA?
O que acontece se o cartão for um Cartão Virtual de uma OTA?
Se uma transação automática com um Cartão Virtual falhar, não poderás pedir um novo cartão ao portal.
Nesse caso, deves fazer o pagamento manualmente a partir da tua conta SysPay, usando os dados do VCC aí guardados.