Controle todos os movimentos financeiros da sua reserva
O Resumo de pagamentos é a secção de cada reserva que lhe permite registar e consultar todos os movimentos financeiros — cobranças, reembolsos e cauções — quer estejam pendentes ou já processados. Com esta ferramenta terá uma visão completa e poderá agir rapidamente, sem sair do sistema.
Se tiver o Avantio Payments ativo, terá ainda acesso a vários métodos de pagamento online (cartão de crédito, iDEAL, Google Pay, Apple Pay…) e, a partir do próprio resumo, poderá efetuar cobranças, reembolsos, bloqueios e liberações com facilidade.
Graças à funcionalidade multi-cartão, pode associar vários cartões à mesma reserva e utilizá-los conforme necessário.
Aceda a toda a informação de pagamentos nas suas reservas
Aceda a VRMS → Reservas → Lista de reservas.
Clique no ícone de visualização completa para abrir a ficha de uma reserva.
Aceda à secção «Resumo de pagamentos».
Nesta secção, cada pagamento apresenta:
Data.
Montante.
Estado: pendente, cobrado pelo portal, cobrado ou falhado.
Forma de pagamento: transferência, cartão de crédito, numerário ou PayPal.
Tipo: automático ou manual, conforme a configuração do Avantio Payments.
No ícone «Observações» pode adicionar comentários internos relacionados com cada pagamento.
Gestão de cauções
Nesta secção pode também gerir as cauções, seja sob a forma de cobrança ou de bloqueio no cartão, conforme a configuração do seu extra.
A informação disponível inclui data, montante, forma de pagamento e tipo de caução.
Cartões associados à reserva
O botão «Ver cartões» abre um painel com todos os cartões associados à reserva (físicos e virtuais).
Adicionar cartão: permite introduzi-lo manualmente num formulário seguro.
Solicitar cartão: envia um e-mail ao hóspede para que introduza os seus dados de forma segura.
O último cartão adicionado será aplicado por defeito, embora todos os cartões tokenizados continuem disponíveis.
Identificação e validade dos cartões
Físico (azul): cartão real do hóspede, aceita cobranças sem limitações. Válido desde a tokenização até à data de expiração, no máximo 30 dias após o check-out.
Virtual ou VVC (amarelo): cartão pré-pago do Booking.com ou Expedia com saldo limitado ao montante da reserva (alojamento + limpeza). Válido desde a data de validade até 30 dias após o check-out.
Quando o cartão deixar de permitir cobranças, o sistema avisará automaticamente da seguinte forma:
Cartão não disponível
Não pode operar porque passaram mais de 30 dias desde o check-out.
Ações disponíveis sobre os cartões
Ao clicar em Ver cartão e selecionar o pretendido, acede ao menu de três pontos, onde poderá:
Validar o cartão (para clientes com a plataforma de pagamento SysPay).
Reportar o cartão como inválido para reservas do Booking.com.
Ver o cartão. Disponível apenas se não tiver uma plataforma de pagamento integrada. Neste caso, o sistema redireciona para o Receptio by Syspay para visualizar os dados completos.
Nestes casos, o cartão aparece apenas tokenizado na listagem e nos métodos de pagamento, sem permitir cobranças, transações nem automatização dentro do sistema.
Ações disponíveis no resumo de pagamentos
Adicionar um pagamento
Clique em «Adicionar pagamento».
Será gerada uma nova linha editável onde poderá indicar a forma de pagamento.
No seletor aparecerão todos os cartões tokenizados associados à reserva.
Ao guardar as alterações, a linha será ordenada automaticamente por data (da mais próxima para a mais distante).
Adicionar uma devolução manual
Ative o modo de edição.
Clique no ícone de três pontos (canto superior direito).
Selecione «Adicionar devolução manual».
Será adicionada uma nova linha editável correspondente à devolução.
Detalhes importantes
No menu pendente da forma de pagamento não aparecerão os cartões guardados, pois as devoluções devem ser sempre efetuadas a partir da linha de pagamento original.
Isto significa que, se pretender devolver um montante, deverá iniciá-lo diretamente sobre o pagamento e o cartão específico com que foi processado. Assim, cada devolução fica associada ao pagamento correto e não de forma genérica a qualquer cartão da reserva.
Com o Avantio Payments, as devoluções já não podem ser agendadas: devem ser executadas no momento.
Onde posso visualizar o histórico de pagamentos?
Entre no resumo em modo de edição, clique no ícone de três pontos (canto superior direito) e selecione «Ver histórico». Abrirá uma janela emergente com dois separadores: «Pagamentos» e «Cauções», onde poderá consultar todos os movimentos, ações realizadas e e-mails associados às transações da reserva.
Como gerir a caução
A gestão da caução depende do método de pagamento utilizado:
Métodos diferentes do cartão de crédito: a linha de pagamento pode ser editada sem restrições.
Com cartão de crédito:
Se o pagamento estiver pendente, poderá editar a linha de pagamento.
Se o pagamento já tiver sido cobrado, não poderá ser editado nem cancelado por motivos de segurança.
Adicionar devolução ou liberação de caução
Se a caução for gerida com cartão de crédito e tiver uma plataforma de pagamento ativa ligada ao Avantio Payments, em modo de edição poderá escolher entre:
Cobrar ou devolver a caução.
Cobrar ou libertar a caução.
Desta forma, terá controlo total sobre o montante bloqueado na reserva conforme as suas necessidades.
Como efetuar um reembolso por cancelamento de reserva
A gestão dos reembolsos depende de o cancelamento ser manual ou automático.
Cancelamento manual da reserva
Para cancelar manualmente uma reserva no VRMS:
Na lista de reservas, clique em «Vista completa» para abrir a ficha da reserva.
Dentro da ficha, clique no botão «Anular».
Abrirá um pop-up com as opções de cancelamento disponíveis:
Reembolso total
Pagamentos com cartão de crédito: é gerada uma linha de devolução por cada pagamento existente.
Pagamentos offline (transferência, numerário, etc.): todos os pagamentos são agrupados numa única devolução pendente.
Reembolso parcial
Pagamentos com cartão de crédito: as devoluções são processadas em ordem inversa (do último para o primeiro) até cobrir o montante a reembolsar.
Pagamentos offline: se os reembolsos online não cobrirem a totalidade, o sistema gera automaticamente uma devolução pendente pela diferença.
Seletor de método de pagamento
Se existir algum pagamento com cartão, esta opção é apresentada por defeito.
Se selecionar um método offline, é adicionada uma devolução offline pendente.
Cancelamento automático
Se a reserva for cancelada a partir do portal, as linhas de devolução serão geradas automaticamente de acordo com a política de cancelamento.
Todos os pagamentos pendentes são cancelados automaticamente.
Perguntas frequentes
O que acontece se o cartão já não permitir cobranças?
O que acontece se o cartão já não permitir cobranças?
O sistema avisa quando o cartão deixa de estar disponível para transações.
Posso editar um pagamento já processado com cartão de crédito?
Posso editar um pagamento já processado com cartão de crédito?
Não. Por motivos de segurança, os pagamentos já processados não podem ser modificados nem cancelados a partir do resumo.
Qual o cartão aplicado por defeito?
Qual o cartão aplicado por defeito?
É sempre aplicado o último cartão adicionado, embora possa utilizar qualquer um dos cartões tokenizados.
As devoluções podem ser agendadas?
As devoluções podem ser agendadas?
Não. As devoluções com cartão devem ser executadas no momento.
Por que motivo o sistema não me permite solicitar um cartão de crédito ao hóspede?
Por que motivo o sistema não me permite solicitar um cartão de crédito ao hóspede?
O sistema só permite solicitar o cartão de crédito ao hóspede quando existem pagamentos pendentes cuja forma de pagamento registada seja cartão de crédito.