Comece já a garantir a validade legal das suas faturas
Ao gerir faturas em nome de um proprietário, todos os detalhes devem estar corretos. Configurar corretamente o nome legal garante que os documentos são válidos fiscalmente, evita problemas legais e assegura transparência tanto para o Gestor de Propriedades (PM) como para o próprio proprietário.
O que é o Nome Legal de um Proprietário?
O nome legal do proprietário é o nome oficial sob o qual as faturas são emitidas em seu nome. Não deve ser confundido com o nome comercial ou dados pessoais: esta é a designação que identifica legalmente os documentos fiscais emitidos para esse proprietário.
Se pretende configurar o nome legal da sua empresa (e não apenas o de um proprietário), consulte este guia.
Onde configurar o Nome Legal de um Proprietário
Existem duas formas de criar ou atribuir um nome legal:
A partir do Perfil do Proprietário
Dentro do perfil, aceda à secção "Dados de Contabilidade".
Procure o campo "Nome Legal".
Se o proprietário ainda não tiver um nome legal criado, aparecerá um link "Novo".
Ao clicar em "Novo", será direcionado para a página de configuração para criar o nome legal do proprietário.
A partir da Configuração da Empresa
Vá a Configuração → Empresa → Nome Legal e Dados de Faturação.
Na lista de nomes legais, clique nos três pontos do item pretendido.
Selecione "Atribuir a Proprietário" e escolha o proprietário correspondente.
Atenção aos Detalhes
Cada proprietário só pode ter um nome legal atribuído.
Depois de atribuído, não pode ser alterado para outro proprietário.
Como criar um Nome Legal (Campos obrigatórios)
Ao criar um novo nome legal no perfil do proprietário, preencha estes campos corretamente:
Nome Legal: nome legal registado.
Não pode ser alterado após a emissão de faturas.
NIF: número de identificação fiscal.
Este dado também é definitivo após a emissão de faturas.
Morada Completa: irá aparecer nas faturas, por isso deve estar corretamente preenchida.
País: fundamental para determinar os impostos e taxas de IVA aplicáveis.
Séries e Numeração de Documentos
Tem a opção de configurar séries e numeração para cada tipo de documento contabilístico:
Pode criar várias séries conforme as suas necessidades.
A numeração é atualizada automaticamente com cada novo documento.
Pode definir a numeração inicial (apenas se ainda não tiver sido emitido nenhum documento nessa série).
Depois de emitidos documentos, a numeração não pode ser alterada nem a série modificada.
Ativar, Bloquear ou Eliminar Séries
Cada série tem um botão para ativar ou desativar.
Se uma série não tiver documentos emitidos, pode ser eliminada.
Se existir pelo menos um documento na série, não pode ser eliminada, mas pode ser bloqueada.
Uma série bloqueada deixa de poder ser usada para emitir mais documentos.
Para contratos e liquidações, existe apenas uma série única (não pode ser ativada ou desativada).
É essencial que pelo menos uma série permaneça ativa: não pode bloqueá-las todas.
Esta funcionalidade está disponível para todas as empresas, exceto as que têm NF525, que só dispõem de uma série única.
Onde consultar documentos emitidos em nome do proprietário
Tanto os proprietários como os gestores podem consultar as faturas emitidas em nome do proprietário, embora com permissões diferentes:
Na Intranet do Proprietário
O proprietário pode visualizar e descarregar as faturas emitidas em seu nome (incluindo autofaturação), se tiver a permissão correspondente ativa.
As permissões são geridas a partir da configuração de faturação.
No VRMS
Aceda a Menu Lateral → Contabilidade → Faturação → Documentos Contabilísticos do Proprietário. Aqui pode ver:
Faturas em que o proprietário é o emissor
Autofaturação
Isto permite uma visão completa de toda a faturação do proprietário.
Atenção aos Detalhes
Os proprietários só verão as faturas se tiverem as permissões adequadas.
No VRMS, todas as faturas estarão sempre acessíveis a partir do submódulo correspondente.
Cada proprietário só pode ter um nome legal atribuído.
O nome legal, NIF ou série de documentos já emitidos não podem ser alterados.
Se for necessário alterar após a emissão de documentos, terá de ser criado um novo nome legal.
Perguntas Frequentes
O que acontece se tentar alterar o nome legal ou o NIF após a emissão de faturas?
O que acontece se tentar alterar o nome legal ou o NIF após a emissão de faturas?
Não é possível modificar o nome legal ou o NIF depois de emitidos documentos contabilísticos. Se for necessário alterar, terá de ser criado um novo nome legal.
Posso eliminar uma série de faturação que já tem documentos emitidos?
Posso eliminar uma série de faturação que já tem documentos emitidos?
Não. Só é possível eliminar uma série se não tiver documentos gerados. Caso contrário, apenas pode ser bloqueada para impedir a sua utilização futura.
Que permissões precisa um proprietário para ver as suas faturas na intranet?
Que permissões precisa um proprietário para ver as suas faturas na intranet?
O proprietário só poderá visualizar e descarregar as faturas emitidas em seu nome se a permissão correspondente estiver ativa na configuração de faturação.