Lista de verificação para preparar uma fatura
☐ Garante que tens os campos de facturação pré-definidos nas tuas Regras de facturação
☐ Verifica se todos os dados que vão aparecer estão corretos no Nome da entidade legal
Se ainda não configuraste as tuas regras de facturação, aqui tens mais informações.
Se quiseres alterar algum dado no teu Nome da entidade legal, lembra-te que podes fazê-lo em Configuração - Empresa - Razão social, que encontras no final da página. Aqui tens mais informações.
De onde posso emitir faturas de reservas?
No nosso sistema existem 2 secções onde podes emitir as tuas faturas:
a) Diretamente na Página da reserva.
b) Na secção Conta - Contabilidade > Facturação > Emitir faturas a partir de reservas.
a) A partir da página da reserva
Abre a reserva correspondente. Podes encontrar uma reserva específica indo à secção Reservas e selecionando Lista de reservas. A partir daí, podes abrir a página da reserva.
Clica em
Ações → Faturaque encontras no canto superior direito da página.Escolhe uma destas opções:
“Faturar esta reserva”: a fatura é emitida em nome da tua agência.
“Faturar como proprietário”: a fatura é emitida em nome do proprietário.
O sistema irá carregar automaticamente a regra de facturação predefinida (IVA, nome da empresa, série, etc.).
Se precisares, seleciona outra regra no menu suspenso ou edita os dados manualmente antes de emitir.
b) Emitir faturas a partir da secção de Contabilidade
Para aceder a esta secção, deves ir a Contabilidade, selecionar Facturação e depois Emitir faturas a partir de reservas no submenu.
Aqui podes emitir faturas de uma lista mais ampla de reservas.
Seleciona a reserva que pretendes.
Clica em Ações e seleciona Fatura.
Revê os parâmetros e clica em “Criar”.
Nesta secção, além de emitir faturas individuais, tens a possibilidade de gerar faturas múltiplas ou faturas agregadas selecionando vários registos ao mesmo tempo; podes consultar o funcionamento detalhado destas opções na secção 'Gestão de Facturação Massiva: Múltipla e Agregada' deste guia.
Garante que a tua fatura é emitida corretamente
Antes de a fatura ser gerada, o sistema mostra os campos pré-definidos que configuraste nas tuas regras de facturação.
Aqui podes confirmar que toda a informação está correta, pois depois de emitida, a fatura não pode ser alterada (mesmo que depois alteres algum dado do cliente). Se precisares de fazer alterações, terás de emitir uma nota de crédito e depois emitir uma nova fatura.
Tem em conta que o idioma em que a fatura é emitida é o idioma configurado na tua entidade legal.
Campo destinatário
Cliente (Particular): São emitidas faturas simplificadas; não é necessário morada completa nem número de identificação.
Empresa ou trabalhador independente: As faturas standard requerem dados completos (nome, número de identificação e morada). Se faltar algum dado, aparecerá um aviso para que o corrijas.
Correção de faturas
Se precisares de alterar algum dado da fatura emitida, por exemplo, nome da empresa, número de identificação, nomes mal escritos, etc., deves emitir uma nota de crédito:
Primeiro, emite uma nota de crédito com os dados originais.
Se o fizeres a partir da página da reserva, podes encontrar a fatura clicando aqui:
Depois, atualiza a informação do cliente no seu perfil.
Por fim, emite a nova fatura correta.
Conselho importante
As notas de crédito só serão emitidas com os mesmos dados exatos da fatura original.
Boas práticas
Configura bem as tuas regras de facturação desde o início. Assim evitas correções mais tarde.
Revê sempre a pré-visualização antes de confirmar.
Utiliza a fatura agregada apenas quando todas as reservas forem do mesmo cliente.
Gestão de Facturação Massiva: Múltipla e Agregada
Facturação múltipla vs. facturação agregada
O nosso sistema permite gerir a facturação de várias reservas em simultâneo, distinguindo entre duas modalidades conforme as tuas necessidades de contabilidade:
Emitir faturas múltiplas: São gerados vários documentos independentes, cada um com a sua própria série e número sequencial. É a opção ideal para processar reservas de diferentes clientes num só passo.
Emitir fatura agregada: É emitida uma única fatura que agrupa várias reservas. Esta opção só deve ser usada quando todas as reservas pertencem ao mesmo cliente ou proprietário.
Nota importante: Não é possível utilizar estas funções se a tua agência tiver ativos os módulos de exportação SAF-T, Fatturazione Elettronica ou TicketBai.
Funcionamento da emissão em lote - Multifactura
Na secção “Emitir faturas a partir de reservas”, podes gerar várias faturas individuais em simultâneo seguindo estes passos:
Seleciona mais do que uma reserva da lista.
Clica em Ações → Criar fatura(s).
O sistema irá mostrar um ecrã de pré-visualização para configurares os parâmetros antes da emissão final:
Data da operação: Campo editável para ajustar o registo contabilístico.
Data da fatura: Campo fixo baseado na data de emissão (não editável).
Regras de facturação: Por defeito, o sistema aplica a opção de valores múltiplos chamada "Será aplicada a de cada alojamento", mas podes alterá-la se quiseres.
Método de pagamento: Permite selecionar a forma de pagamento para todo o lote.
Comportamento das Regras de Facturação
Ao fazer uma emissão múltipla, podes decidir como aplicar as regras de facturação:
Opção "Será aplicada a de cada alojamento" (Valores múltiplos): Cada reserva utiliza a regra de facturação configurada no seu alojamento, mantendo a configuração individual mesmo que as regras sejam diferentes entre as reservas selecionadas.
Seleção manual: Podes escolher uma regra de facturação específica no menu suspenso. Ao fazê-lo, essa regra será aplicada a todas as reservas selecionadas, ignorando as regras originais de cada alojamento.
Revisão e ajustes: Antes de confirmar, podes rever a pré-visualização de cada reserva e ajustar os valores manualmente se necessário. Lembra-te que, depois de emitida, a fatura não pode ser alterada; em caso de erro, terás de emitir uma nota de crédito.
Opção por defeito regra de facturação - valores múltiplos
Opção seleção manual da regra de facturação e pré-visualização de cada documento
Funcionamento da emissão em lote - Fatura Agregada
Na secção “Emitir faturas a partir de reservas”, é possível gerar uma única fatura que agrupe os valores correspondentes a várias estadias.
Para isso:
Seleciona várias reservas pertencentes ao mesmo destinatário (cliente ou proprietário).
Clica em Ações → Gerar fatura agregada.
O sistema irá mostrar um ecrã de pré-visualização com:
Os campos predefinidos configurados nas regras de facturação
Um detalhe das reservas na secção Conceitos, onde serão listadas todas as reservas incluídas juntamente com os respetivos IDs.
Antes de emitir a factura definitivamente, revê todos os dados e parâmetros apresentados na pré-visualização.
