Define corretamente a denominação social da tua empresa
Quando geres faturas, cada detalhe conta. Configurar corretamente a denominação social da tua empresa não só garante que os teus documentos têm validade legal e fiscal, como também evita problemas futuros com as Finanças e traz tranquilidade. A boa notícia é que o sistema permite-te criar e gerir várias denominações sociais de forma simples.
O que é a denominação social?
A denominação social é o nome legal com que a tua empresa está registada oficialmente e que deve constar nas faturas emitidas em seu nome. Ao contrário do nome comercial ou dos dados do proprietário, é a denominação social que te identifica perante as autoridades fiscais e é usada em todos os documentos legais e tributários.
Onde encontrar a denominação social da empresa
Podes aceder à secção Denominação Social e dados de facturação através de dois caminhos diferentes:
Menu lateral → Configuração → Empresa
Desce até ao final da página e abre a secção «Denominação Social e dados de facturação».Menu lateral → Contabilidade → Facturação → Criação e edição de dados fiscais
Este caminho leva-te diretamente à página de configuração da empresa, onde encontrarás a secção correspondente no final.
Como criar uma denominação social
Para criar uma nova denominação social, primeiro navega até à secção Denominação Social e dados de facturação na página de configuração da empresa. Uma vez lá, clica no botão «Novo».
Ao criar, tem especial atenção aos seguintes campos:
Denominação social: introduz o nome legal registado da empresa.
Não poderá ser alterado depois de emitida a primeira fatura.Pessoa de contacto: se tiveres um representante, podes adicionar os dados dele neste campo.
NIF: introduz o número de identificação fiscal associado à denominação social.
Este dado é definitivo após a emissão de faturas e não poderá ser alterado.País: define os impostos e tipos de IVA disponíveis. Por exemplo, se selecionares Portugal, apenas aparecerão os tipos de IVA portugueses nas regras de facturação associadas a essa denominação social.
Morada completa: certifica-te de a incluir, pois irá aparecer nas faturas e, em muitos casos, é obrigatória para a facturação eletrónica.
Consulta este guiae garante que a cidade e o distrito aparecem como Verificados ao selecioná-los na lista suspensa.Denominação social por defeito: se assinalares esta opção, a denominação social selecionada será aplicada automaticamente a todas as novas propriedades que criares.
Séries e numeração de documentos
Além disso, podes configurar séries e numeração para cada tipo de documento contabilístico disponível na tua conta:
Podes criar tantas séries quanto precisares.
A numeração é atualizada automaticamente com o último documento emitido.
Podes personalizar a numeração inicial, desde que ainda não tenha sido emitido nenhum documento nessa série.
Depois de emitidos documentos numa série, não poderás modificar a sua numeração nem alterar a série desses documentos existentes.
Ativar, bloquear ou eliminar séries
Cada série tem um interruptor (toggle) que permite ativar ou desativar o seu uso.
Se não tiver sido emitido nenhum documento numa série, pode ser eliminada.
Depois de emitido pelo menos um documento, a série já não pode ser eliminada, mas pode ser bloqueada.
Uma série bloqueada não pode ser usada para emitir mais documentos contabilísticos.
Para contratos e liquidações, só existe uma série única (não pode ser ativada ou desativada).
Deve haver sempre pelo menos uma série ativa. Não é possível bloqueá-las todas.
Esta funcionalidade está disponível para todas as empresas, exceto aquelas com NF525, que apenas dispõem de uma única série.
Notas importantes
Podes criar tantas denominações sociais quanto precisares.
Não é possível alterar o nome da denominação social, o NIF nem as séries de documentos já emitidos.
Não é possível eliminar uma denominação social se já foram emitidas faturas com ela.
Se precisares de faturar em nome do proprietário, deves criar a denominação social diretamente na ficha dele no sistema.
Erros frequentes
Introduzir incorretamente o NIF: lembra-te que não poderás alterá-lo depois de emitidas faturas.
Selecionar o país errado: isto fará com que apareçam tipos de IVA incorretos no sistema.
Esquecer de marcar uma denominação social como «por defeito», o que pode causar confusão em novas propriedades.
Não incluir a morada completa, o que pode invalidar faturas em alguns países.
Perguntas frequentes
Posso ter várias denominações sociais na minha conta?
Posso ter várias denominações sociais na minha conta?
Sim. Podes criar quantas precisares e escolher qual usar em cada propriedade.
O que acontece se precisar de alterar o NIF de uma denominação social?
O que acontece se precisar de alterar o NIF de uma denominação social?
Só poderás fazê-lo antes de emitir a primeira fatura. Depois disso já não é editável. Terás de criar uma nova denominação social com o NIF correto.
Posso eliminar uma denominação social se já emiti faturas com ela?
Posso eliminar uma denominação social se já emiti faturas com ela?
Não. Se já foram emitidas faturas, não é possível eliminá-la; apenas podes deixar de a usar.
Como posso faturar em nome do proprietário?
Como posso faturar em nome do proprietário?
Deves criar a denominação social a partir da ficha do proprietário no sistema.
O que acontece se não definir uma denominação social por defeito na minha conta?
O que acontece se não definir uma denominação social por defeito na minha conta?
As novas propriedades serão associadas à denominação social existente por defeito na conta.