Optimiza a gestão das tuas tarefas
Uma gestão eficaz das tarefas é fundamental para que as operações do teu negócio de alojamento local se mantenham organizadas e eficientes. Com o Gestor de Operações podes automatizar a criação de tarefas quando uma reserva incluir um extra gerível, gerar manualmente aquelas que exigem atenção especial, atribuir responsáveis internos ou externos e acompanhar tudo em tempo real, permitindo-te reduzir incidentes, melhorar a coordenação e garantir que nada fica fora de controlo.
Configuração de tarefas
Tarefas automáticas
São criadas ao configurar extras geríveis ou ao marcá-los como «requer gestão», e aplicam-se conforme definido no campo «Data de aplicação» do extra.
Se já houver um responsável atribuído, o sistema associa-o automaticamente à tarefa.
Se não houver responsável atribuído, podes adicioná-lo manualmente a partir da lista de operações.
Estão sempre associadas a uma reserva, garantindo rastreabilidade.
Dica útil
Podes alterar a data e a hora de realização de uma tarefa gerada automaticamente para uma melhor gestão com a tua equipa responsável.
Tarefas manuais
São criadas livremente para tarefas gerais ou incidentes, sem necessidade de estarem associadas a uma reserva.
Podem ser associadas a um ou vários alojamentos.
Distinguem-se entre tarefas normais e incidentes (estas últimas são destacadas a amarelo).
Passos para criar uma tarefa manual
No VRMS, acede a «Operações» e clica em «Criar».
Vai abrir-se o ecrã lateral «Configuração».
Preenche os campos da tarefa:
Título
Tipo (tarefa ou incidente)
Tipo de responsável (nenhum, interno ou fornecedor)
Associação a alojamento(s) (opcional)
Data e hora de realização
Estado (pendente, em curso ou realizado)
Descrição (opcional)
Usar um modelo de checklist (opcional)
Anexar imagens (se cumprirem os requisitos)
Se aplicável, associa os alojamentos correspondentes e clica em «Seguinte».
Verifica toda a informação e clica em «Guardar» para confirmar.
A tarefa vai aparecer na lista e serão enviadas notificações automáticas aos responsáveis atribuídos.
Boas práticas
Dá nomes claros e descritivos às tarefas.
Anexa imagens que ajudem a contextualizar.
Revê o histórico de avisos para confirmar que todos os responsáveis receberam a comunicação.
Dá prioridade aos incidentes críticos usando o destaque a amarelo.
Acompanhamento e ações nas tarefas
Ao abrir uma tarefa, vais encontrar separadores que permitem um acompanhamento detalhado:
Tarefa: mostra todos os detalhes, estado atual e histórico de alterações.
Podes editar e modificar a configuração da tarefa clicando no ícone do lápis.
Reserva: se estiver associada, vais ver a reserva atual, anterior e seguinte do alojamento.
Alojamento: morada, distribuição de camas e casas de banho, e acesso à ficha do alojamento.
Comentários: adiciona notas, imagens e marca incidentes.Boas práticas
Dicas úteis
Utiliza os incidentes para destacar tarefas críticas; vão aparecer a amarelo tanto na lista de operações como na intranet dos fornecedores.
Adiciona imagens nos incidentes para fornecer mais informação sobre o problema e facilitar a sua identificação e resolução.
Identifica facilmente o estado da limpeza através da alteração de cor no calendário quando o fornecedor marca a tarefa como concluída.
O Gestor de Operações permite-te configurar, atribuir e supervisionar todas as tuas tarefas a partir de um único módulo.
Graças à sua flexibilidade e às notificações automáticas, garante uma gestão eficiente, organizada e com comunicação fluida entre todos os envolvidos.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre tarefas automáticas e manuais?
Qual é a diferença entre tarefas automáticas e manuais?
As tarefas manuais são criadas livremente para operações gerais ou incidentes, e podem ser associadas a alojamentos específicos se necessário.
Posso associar uma tarefa a vários alojamentos?
Posso associar uma tarefa a vários alojamentos?
Sim, o sistema gera tarefas separadas para cada alojamento selecionado.
Como se destacam os incidentes?
Como se destacam os incidentes?
São destacados com fundo amarelo na lista de operações e na intranet dos fornecedores, para identificar rapidamente as tarefas críticas.
Os responsáveis recebem notificações automaticamente?
Os responsáveis recebem notificações automaticamente?
Sim. Os utilizadores VRMS recebem notificações no sistema e os fornecedores recebem-nas por email se essa opção for selecionada ao criar a tarefa.