Quando um fornecedor precisa de consultar as tarefas que lhe foram atribuídas durante a semana, ter todas as informações numa única vista facilita a organização do trabalho e reduz a necessidade de consultar continuamente a equipa de gestão.
Com o planning semanal de fornecedores, pode permitir que cada fornecedor consulte a partir da sua intranet as tarefas atribuídas e a ocupação dos alojamentos em formato calendário.
Como Property Manager, é você que decide quais os fornecedores que podem aceder a esta vista através da permissão Ver planning de tarefas.
O que vai aprender neste artigo?
Aprenderá a ativar o planning semanal para um fornecedor e descobrirá como pode utilizá-lo para consultar as suas tarefas, reservas e alojamentos atribuídos.
Vantagens
Dá aos seus fornecedores maior autonomia para organizarem a sua agenda semanal.
Reduz o risco de realizar trabalhos em alojamentos ocupados por hóspedes.
Mantenha o controlo do acesso, ativando ou desativando o planning individualmente para cada fornecedor.
Facilita a consulta de tarefas e ocupação a partir de uma vista especialmente adaptada para dispositivos móveis.
Quando deve utilizar esta funcionalidade?
Deve ativar esta funcionalidade quando quiser que um fornecedor possa consultar e organizar de forma autónoma as suas tarefas semanais, tendo também visibilidade sobre a ocupação dos alojamentos que lhe estão atribuídos.
Pode ser especialmente útil para fornecedores que trabalham habitualmente fora do escritório e precisam de consultar o seu planning a partir do telemóvel.
Antes de começar
Convém verificar previamente:
Que o fornecedor tem corretamente atribuídos os alojamentos e tarefas que deve gerir.
Que informações quer que possa consultar através das permissões existentes.
Que o seu utilizador dispõe de um dos perfis autorizados para gerir a permissão: Administrador, Responsável de reservas ou Gestão de fornecedores.
Tenha em conta que as permissões Ver informações do turista e Ver endereço do alojamento determinarão parte das informações que o fornecedor poderá consultar a partir do planning.
Siga estes passos
Aceda à ficha do fornecedor.
Abra a configuração de permissões.
Ative a permissão Ver planning de tarefas.
Uma vez ativada, o fornecedor terá no cabeçalho da sua intranet um seletor para alternar entre a vista lista diária e a nova vista calendário semanal.
Se desativar esta permissão, o fornecedor deixará de ver o acesso ao calendário e continuará a utilizar apenas a vista de lista diária.
Resultado esperado
Uma vez ativada a permissão, o fornecedor poderá consultar a partir da sua intranet uma vista semanal com as suas tarefas atribuídas e a ocupação dos seus alojamentos.
Esta vista é apenas de consulta: o fornecedor não pode criar, editar nem arrastar tarefas a partir do planning.
Próximos passos recomendados
Após ativar o acesso:
Confirme com o fornecedor que consegue visualizar corretamente o seletor entre a vista lista e a vista calendário.
Reveja as suas permissões de acesso às informações do hóspede e ao endereço dos alojamentos para garantir que visualiza apenas as informações necessárias.
Verifique que os alojamentos e tarefas que lhe estão atribuídos estão corretos.
Como utilizar o planning semanal
Consultar a semana de trabalho
A vista calendário mostra por defeito um planning semanal que começa no dia anterior à data atual.
O fornecedor verá apenas os alojamentos que lhe estão atribuídos.
Os alojamentos são ordenados pelo número de tarefas existentes no primeiro dia visível do planning. Esta ordenação é atualizada ao navegar entre semanas.
O botão HOJE permite regressar rapidamente à semana atual.
Consultar o estado das tarefas
O calendário permite identificar rapidamente o estado das tarefas:
Realizada
Em curso
Pendente
Quando uma tarefa pendente ou em curso ultrapassa a sua data de realização, é apresentada visualmente como expirada.
Isto não altera o estado real da tarefa: apenas altera a sua representação visual para facilitar a sua identificação.
Quando a mesma célula contém várias tarefas em dispositivo móvel, aplica-se a seguinte ordem de prioridade visual:
Expirada → Incidente → Pendente/Em curso → Realizada
Consultar a ocupação dos alojamentos
O planning também mostra a ocupação dos alojamentos para ajudar o fornecedor a saber quando existe uma reserva.
As informações apresentadas dependerão das suas permissões:
Se tiver ativa a permissão Ver informações do turista, poderá consultar o nome do hóspede.
Se não tiver esta permissão, verá apenas o número de ocupantes.
As reservas são visíveis por defeito, mas podem ser ocultadas através do filtro Ocultar reservas.
Se o alojamento tiver um bloqueio de disponibilidade e não puder ser reservado, a célula será apresentada como Não disponível, sem informações de reserva.
Alternar entre a vista lista e o calendário
A partir do cabeçalho, o fornecedor pode alternar entre:
A vista lista diária.
A vista calendário semanal.
Além disso, ao clicar num dia no calendário, acede diretamente à vista lista correspondente a essa data.
Cada vista mantém os seus próprios filtros.
Utilizar os filtros do planning
O fornecedor pode ajustar as informações apresentadas no calendário utilizando os seguintes filtros:
Ocultar reservas: permite mostrar ou ocultar a ocupação dos alojamentos.
Data: permite selecionar a data de início do planning.
Alojamento: permite selecionar um ou vários alojamentos e pesquisar dentro da seleção.
Localização: filtra alojamentos por localização.
Edifício/Urbanização: filtra por edifício ou urbanização.
Barra de pesquisa do cabeçalho: permite localizar alojamentos por nome dentro do conjunto já filtrado.
Os filtros são mantidos durante a sessão e incluem apenas os alojamentos atribuídos ao fornecedor.
Consultar o detalhe das tarefas
Quando uma célula contém várias tarefas, o fornecedor pode abri-la para consultar todas as tarefas correspondentes a esse alojamento e dia.
A partir do detalhe poderá visualizar:
Nome da tarefa.
Data e hora de realização.
Estado.
Número de comentários.
Acesso ao detalhe completo da tarefa.
Opção para enviar uma mensagem a partir do menu da tarefa.
Se tiver a permissão Ver endereço do alojamento, também poderá consultar o endereço e aceder à sua localização no Google Maps.
Utilização a partir de móvel e computador
A partir do móvel
A vista foi especialmente concebida para fornecedores que trabalham no terreno.
A partir de um dispositivo móvel é possível:
Deslizar horizontalmente para navegar entre semanas.
Fazer scroll vertical para consultar os diferentes alojamentos.
Expandir um alojamento para visualizar o seu nome e endereço.
Os alojamentos aparecem inicialmente recolhidos, mostrando apenas a sua imagem.
A partir do computador
A partir do ambiente de trabalho, o fornecedor pode:
Utilizar as setas para navegar entre semanas.
Fazer scroll vertical para consultar mais alojamentos.
Expandir ou recolher os alojamentos.
Expandir ou recolher as tarefas agrupadas numa mesma célula.
Os alojamentos aparecem inicialmente expandidos.
Limitações e considerações
Tenha em conta que:
O fornecedor só pode consultar os alojamentos que lhe estão atribuídos.
A vista de planning é apenas de consulta: não permite criar, editar nem arrastar tarefas.
As permissões existentes Ver informações do turista e Ver endereço do alojamento determinam os dados que podem ser consultados.
Os filtros da vista lista e do calendário funcionam de forma independente.
Se o fornecedor não tiver a permissão Ver planning de tarefas ativada, não verá o seletor para aceder ao calendário.
A experiência está especialmente otimizada para dispositivos móveis.
Boas práticas
Ative o planning apenas para os fornecedores que precisam de consultar o seu planning semanal.
Verifique que cada fornecedor tem os seus alojamentos corretamente atribuídos.
Configure as permissões de informação do hóspede e de endereço de acordo com as necessidades de cada fornecedor.
Incentive os fornecedores que trabalham no terreno a utilizar a vista móvel para consultar rapidamente a sua agenda.
Utilize os filtros para facilitar a consulta quando um fornecedor gere um número elevado de alojamentos.
Caso prático
Um fornecedor de limpeza tem várias tarefas atribuídas a diferentes alojamentos durante a semana.
Ao ativar a permissão Ver planning de tarefas, pode aceder a partir do seu telemóvel ao calendário semanal, consultar quais os alojamentos que precisam de intervenção em cada dia e verificar se têm hóspedes alojados.
Desta forma, pode organizar o seu percurso de trabalho sem necessidade de solicitar continuamente informações sobre a sua agenda ao Property Manager e reduzir o risco de aceder a um alojamento enquanto está ocupado.
Erros frequentes
O fornecedor não vê a vista calendário: verifique que tem a permissão
Ver planning de tarefasativada.
Não aparece um alojamento: verifique que o alojamento está atribuído ao fornecedor.
O fornecedor não vê o nome do hóspede: verifique se dispõe da permissão
Ver informações do turista.
Não consegue consultar o endereço do alojamento: verifique que tem a permissão
Ver endereço do alojamentoativada.
Não consegue modificar uma tarefa a partir do planning: este comportamento está correto. A vista calendário é apenas de consulta.
Se algo não funcionar
Se o planning não se comportar como esperado, verifique estes pontos antes de contactar a nossa equipa de apoio ao cliente:
Verifique que a permissão Ver planning de tarefas está ativada para o fornecedor.
Verifique que os alojamentos e tarefas estão corretamente atribuídos.
Reveja as permissões Ver informações do turista e Ver endereço do alojamento.
Verifique se existem filtros ativos que possam estar a ocultar determinados alojamentos ou reservas.
Atualize a página e verifique novamente o resultado.
Se o problema persistir, contacte a nossa equipa de apoio ao cliente e inclua, sempre que possível, capturas de ecrã, o fornecedor afetado, o alojamento ou tarefa correspondente e as datas em que o problema ocorre.
Perguntas frequentes
Os fornecedores vêem todos os alojamentos da empresa no planning?
Os fornecedores vêem todos os alojamentos da empresa no planning?
Não. Cada fornecedor só pode consultar os alojamentos que lhe estão atribuídos.
O que acontece se o fornecedor não tiver a permissão Ver planning de tarefas ativada?
O que acontece se o fornecedor não tiver a permissão Ver planning de tarefas ativada?
O seletor para aceder ao calendário não será visível e o fornecedor continuará a utilizar apenas a vista lista diária.
O fornecedor pode criar ou modificar tarefas a partir do calendário?
O fornecedor pode criar ou modificar tarefas a partir do calendário?
Não. O planning semanal é uma vista de consulta. O fornecedor não pode criar, editar nem arrastar tarefas a partir dele.
Que informações das reservas pode o fornecedor consultar?
Que informações das reservas pode o fornecedor consultar?
Depende das suas permissões.
Se tiver ativa a permissão Ver informações do turista, poderá consultar o nome do hóspede. Se não tiver esta permissão, verá apenas o número de ocupantes.
Pode ocultar as reservas do calendário?
Pode ocultar as reservas do calendário?
Sim. Pode utilizar o filtro Ocultar reservas para deixar de mostrar a ocupação dos alojamentos.
Pode consultar o endereço do alojamento a partir do planning?
Pode consultar o endereço do alojamento a partir do planning?
Sim, desde que tenha a permissão Ver endereço do alojamento ativada. Nesse caso, também poderá aceder ao link do Google Maps a partir do detalhe das tarefas.
Os mesmos filtros são mantidos ao mudar entre a vista lista e o calendário?
Os mesmos filtros são mantidos ao mudar entre a vista lista e o calendário?
Não. Atualmente, cada vista mantém os seus próprios filtros de forma independente.