Coordena fornecedores e colaboradores a partir de um único módulo com controlo e agilidade
Gerir uma equipa mista de fornecedores externos e pessoal interno pode ser complexo sem um sistema adequado. O Gestor de Operações simplifica esta tarefa ao proporcionar controlo e agilidade na gestão diária, reduzindo incidentes, melhorando a colaboração e garantindo que tudo decorre sem necessidade de supervisão constante.
Explora o módulo Gestor de Operações
A configuração inicial é intuitiva. Para começar, acede ao VRMS e entra na secção «Operações». A partir daí, explora os diferentes separadores: desde o acesso do responsável até à lista de tarefas, passando pelas notificações específicas, para tirares o máximo partido do módulo.
Ao abrir a secção, vais ver todas as operações e incidentes agendados para o dia, funcionando como um hub central que reúne tanto tarefas automáticas como manuais.
Principais benefícios
Automatização inteligente: sempre que uma reserva incluir um extra com responsável atribuído, é automaticamente criada a tarefa correspondente no módulo de Operações.
Sempre que uma reserva inclui um extra/serviço, é automaticamente criada a tarefa correspondente no módulo de Operações.
Flexibilidade total: cria tarefas manuais para revisões gerais ou incidentes e atribui-as a um ou vários alojamentos conforme necessário.
Cria tarefas manuais para revisões gerais, incidentes ou serviços pontuais que não estejam associados a uma reserva, e atribui-as a um ou mais alojamentos conforme necessário.
Controlo total: cada tarefa reúne informação detalhada da reserva, do alojamento e do responsável, com separadores para comentários e notificações.
Acompanhamento em tempo real: altera estados, consulta o histórico e comunica incidentes diretamente no sistema.
Vista em lista
Por defeito, será apresentada a vista em lista
com as operações e incidentes agendados para hoje, com a opção de consultar também os de amanhã ou dos próximos 7 dias. Nesta vista, é apresentada a seguinte informação:
Nome da tarefa ou operação: pode resultar de um extra/serviço associado a uma reserva ou de uma tarefa criada manualmente.
Responsável: fornecedor externo ou colaborador com acesso ao VRMS.
Alojamento associado: se aplicável.
Número da reserva: se aplicável.
Estado: realizado ou pendente.
Desta forma, tens uma visão global sem perder tempo com detalhes desnecessários.
Benefícios chave
O sistema permite:
Anexar informação às tarefas.
Associá-las a um alojamento específico ou mantê-las como gerais.
Atribuir responsáveis, sejam utilizadores internos do VRMS ou fornecedores externos com acesso autorizado.
A interface é totalmente responsive, adaptando-se a telemóveis e tablets. Além disso, os filtros permitem criar vistas personalizadas e guardá-las para acessos futuros.
Dica útil
Aproveita os filtros para criar vistas personalizadas e guarda-as para acederes rapidamente no futuro.
As tarefas podem ser geridas individualmente ou em bloco. Para isso, seleciona a data, escolhe as tarefas pretendidas e clica em «Mais ações». A partir daí podes:
Editar os detalhes de cada tarefa.
Configurar extras geríveis.
Eliminar tarefas desnecessárias.
Exportar a informação em CSV, Excel ou PDF.
Atenção aos detalhes
Ao exportares, verifica se os filtros aplicados estão refletidos no ficheiro para evitar incluir dados indesejados.
Vista Planning: uma perspetiva em calendário
Para alterar a visualização, clica no botão vista Planning
. Esta opção complementa a vista em lista, mostrando as tarefas por alojamento e por dia, juntamente com as reservas. Trata-se de um calendário visual que facilita a identificação de possíveis conflitos ou lacunas no planeamento.
Nesta vista podes:
Consultar os detalhes das reservas ou alojamentos com um clique.
Ver os dados essenciais de cada tarefa diretamente no calendário.
Criar novas tarefas a partir de um dia específico.
Arrastar tarefas horizontalmente para alterar a data.
Boas práticas
Inclui esta vista na tua rotina semanal para equilibrar cargas de trabalho e reduzir reagendamentos manuais.
O Gestor de Operações centraliza e organiza as tarefas de fornecedores e colaboradores, oferecendo controlo, flexibilidade e eficiência.
Com este módulo geres tanto operações programadas como imprevistos, mantendo uma visão clara e simplificada da tua operação diária.
Perguntas frequentes
Posso criar tarefas sem as associar a um alojamento?
Posso criar tarefas sem as associar a um alojamento?
Sim. É útil para operações gerais como inventários. Ao criar a tarefa manualmente, seleciona a opção correspondente para a manter independente.
Como são notificadas as alterações nas tarefas?
Como são notificadas as alterações nas tarefas?
De forma automática, por email ou através do sino de notificações do VRMS. Fornecedores e colaboradores recebem alertas imediatos.
É necessário dar acesso a fornecedores externos?
É necessário dar acesso a fornecedores externos?
Sim, se quiseres atribuir-lhes responsabilidades. Configura as permissões na secção de fornecedores para garantir um fluxo de trabalho sem interrupções.
O módulo funciona em dispositivos móveis?
O módulo funciona em dispositivos móveis?
Sim, é totalmente responsive. Permite aceder a partir de qualquer dispositivo sem perder funcionalidades, ideal para operações no terreno.