Configure a caução de forma flexível e transmita confiança aos seus hóspedes
A caução é um recurso fundamental para proteger os seus alojamentos de danos ou incumprimentos. No entanto, uma gestão inadequada pode causar erros contábeis, confusão ou até conflitos com os hóspedes. O VRMS permite-lhe configurar a caução de forma flexível, adaptá-la a cada propriedade e automatizar a sua devolução, melhorando a eficiência e transmitindo maior confiança aos seus clientes.
Onde se configura a caução?
Conforme as suas necessidades operacionais, pode definir a caução em dois níveis:
Configuração global (para todos os alojamentos)
Configuração global (para todos os alojamentos)
Caminho: Tarifa → Extra → Caução (reembolsável)
Utilize-a se o montante e o procedimento forem iguais em todas as suas propriedades.
Configuração individual (por alojamento)
Configuração individual (por alojamento)
Caminho: Ficha do alojamento → Extra
Ideal se pretender aplicar montantes, métodos de cobrança ou prazos diferentes consoante o alojamento.
Como é paga a caução?
Momento do pagamento
Caminho: Ficha do alojamento → Quando se paga
Opções disponíveis:
Aquando da reserva.
Na chegada.
Com o último pagamento antes da chegada.
Sugestão útil
Recomenda-se configurar o pagamento da caução «na chegada» para uma melhor experiência do hóspede.
Método de pagamento
Caminho: Ficha do alojamento → Método de pagamento
Opções disponíveis:
Transferência bancária
Cheque
Cheque-férias
Numerário
Cartão (TPA físico ou virtual)
Bloqueio em cartão
PayPal (apenas para o primeiro pagamento a partir do sítio web)
Detalhes importantes
Se trabalhar com cobrança ou bloqueio em cartão, a devolução deve também ser efetuada por cartão.
Se utilizar o Avantio Payments, certifique-se de que usa sempre um único método de pagamento para cobrança e devolução:
Cobrança e devolução em cartão
Bloqueio e libertação em cartão
Cobrança ou bloqueio da caução em cartão
Quando utiliza cartões de crédito ou débito, o sistema oferece duas formas de gestão:
Cobrança em cartão: o montante é debitado diretamente no cartão do hóspede como qualquer outro pagamento.
Bloqueio em cartão (pré-autorização): o montante é temporariamente bloqueado sem ser cobrado. O dinheiro não é transferido; fica simplesmente retido até ser libertado ou capturado.
Como funciona o bloqueio em cartão?
A pré-autorização tem as seguintes características:
O montante não é cobrado, apenas bloqueado.
O prazo é limitado (entre 5 e 30 dias, conforme o banco ou a plataforma).
Se não for capturado, o banco liberta automaticamente o montante.
Detalhes importantes
O prazo é determinado principalmente pelo banco emissor do cartão;
Na ausência de uma configuração específica, aplica-se o prazo da plataforma adquirente;
Para cartões VISA e MasterCard, é geralmente entre 7 e 14 dias;
Apenas é possível libertar ou capturar o montante total — a libertação ou captura parcial não é possível.
Sugestão útil
Configure a data de devolução dentro do limite permitido pela plataforma de pagamento para evitar incómodos.
Quando é devolvida a caução?
Pode definir o prazo de devolução em função da data de saída do hóspede:
no próprio dia de saída,
entre 1 e 6 dias depois,
entre 1 e 2 semanas depois.
Caminho: Extra → Caução reembolsável → Método de devolução
Em caso de bloqueio, é libertado automaticamente de acordo com o prazo permitido pelo banco ou pela plataforma de pagamento:
O montante fica retido entre 5 e 30 dias, conforme a plataforma de pagamento ou o banco.
Se a transação não for capturada (autorizada), o banco liberta automaticamente o montante.
O prazo é determinado principalmente pelo banco emissor do cartão (do hóspede).
Na ausência de uma configuração específica, aplica-se o prazo do adquirente (ex. plataforma de pagamento ou banco).
Para cartões VISA e MasterCard, é geralmente entre 7 e 14 dias.
Detalhes importantes
Apenas é possível libertar ou capturar o montante total da caução pré-autorizada. A libertação ou captura parcial não é possível.
Sugestão útil
Se trabalhar com bloqueios em cartão, certifique-se de que o prazo de devolução não excede o limite permitido pela plataforma de pagamento.
Personalização do prazo de pré-autorização
Adapte o comportamento dos bloqueios à sua plataforma de pagamento e melhore a gestão das cauções.
O sistema inclui uma funcionalidade avançada para personalizar o prazo de bloqueio da caução, adaptável conforme a plataforma de pagamento.
Requisitos
Ter configurado o extra de caução reembolsável;
Escolher entre dois comportamentos possíveis:
Lógica combinada
aplica-se a configuração definida no extra como mínimo;
aplica-se o valor máximo permitido pela plataforma como limite.
Se o prazo do extra for cumprido → aplica-se a configuração do extra.
Se não for cumprido → aplica-se o máximo da plataforma.
Exemplo:
Plataforma: pré-autorização até 30 dias;
Extra de caução: devolução 14 dias após o check-out;
Reserva:
Check-in: 01/10/2025
Check-out: 22/10/2025
Data de bloqueio: 01/10/2025
Disponibilidade da pré-autorização segundo a plataforma: até 30/10/2025
Data de libertação segundo o extra: 05/11/2025
Neste caso, como a data de libertação da caução ultrapassa o limite permitido pela plataforma, será aplicada a configuração personalizada.
Lógica predefinida
Aplica-se sempre o prazo definido pela plataforma de pagamento, independentemente da configuração definida no extra.
É a opção ideal para administradores que pretendem uma gestão padronizada e automática, sem ajustes específicos por propriedade.
Gerir a caução no VRMS permite-lhe combinar controlo operacional e flexibilidade, quer configurando-a de forma global ou individual, definindo métodos de pagamento distintos ou automatizando a devolução.
Com as opções de cobrança, bloqueio e personalização de prazos, a sua agência ganha em eficiência, segurança e transparência, oferecendo simultaneamente aos seus hóspedes uma experiência mais clara e de confiança.