Começa a usar a lista de documentos contabilísticos
A contabilidade da tua empresa não depende apenas da emissão de faturas: também exige o controlo de notas de crédito, recibos, proformas e comprovativos de pagamento. Até agora, estes documentos eram geridos de forma fragmentada na antiga «lista de faturas». Com a nova lista de documentos contabilísticos, tens num único local todos os registos financeiros das tuas operações. Isto permite-te encontrar informação mais rapidamente, verificar o estado dos pagamentos e exportações oficiais, e ganhar segurança na gestão diária.
Passo 1. Aceder à lista
Segue o caminho Contabilidade → Facturação → Lista de documentos contabilísticos.
Vais ver uma tabela que reúne todos os documentos associados à tua empresa.
Passo 2. Compreender os tipos de documentos
Na lista aparecem diferentes tipos de documentos, cada um com uma função específica:
Fatura: comprova a venda de um serviço ou reserva.
Nota de crédito: corrige uma fatura emitida.
Recibo: certifica a receção de um pagamento parcial ou total de uma fatura.
Proforma: documento prévio, sem validade fiscal, usado como orçamento.
Comprovativo de pagamento: confirma que o hóspede efetuou um pagamento.
Passo 3. Interpretar a informação chave
Cada linha da lista mostra dados relevantes:
Recetor: quem recebe o documento (hóspede ou proprietário).
Data de emissão: quando foi gerado.
Razão social e número: a entidade emissora (nome da empresa ou proprietário) e o número de série.
Estado do pagamento: pendente, parcialmente pago ou pago.
Estado de envio: enviado ou não enviado por email.
Exportações fiscais: cumprimento de normas como Veri*factu ou Ticketbai (exportado, com erros, em progresso, não requerido).
As cores ajudam a identificar o estado:
Laranja → erro na exportação.
Cinzento → não requer envio.
Verde → documento enviado ou com erros já resolvidos.
Passo 4. Usar filtros e pesquisas
Para facilitar a gestão, podes filtrar por:
Tipo de documento (faturas, recibos, etc.).
Conteúdo (serviços extra, reservas, despesas).
Estado de pagamento, envio ou exportação.
Datas (de emissão ou de operação).
Alojamento, número de reserva ou portal de origem.
Isto evita pesquisas manuais e concentra a informação de que realmente precisas.
Passo 5. Ações sobre os documentos
Em cada documento podes realizar diferentes ações:
Descarregar em PDF.
Enviar por email.
Criar um recibo (apenas em faturas).
Emitir um abono/nota de crédito (quando aplicável).
Também podes exportar toda a lista para Excel ou CSV para análise externa.
A nova lista de documentos contabilísticos centraliza e simplifica a gestão financeira. Graças aos seus filtros avançados, estados claros e funções de exportação, vais poder trabalhar com mais segurança e eficiência.
Esta mudança não só unifica, como também otimiza o controlo sobre o teu negócio, garantindo transparência e rastreabilidade em cada operação.
Perguntas frequentes
O que acontece se um documento aparecer com o estado «Com erros» na exportação?
O que acontece se um documento aparecer com o estado «Com erros» na exportação?
Isto significa que não foi possível enviá-lo corretamente para a autoridade fiscal. Na coluna de exportação podes aceder ao detalhe do erro e corrigi-lo antes de reenviar.
Porque é que alguns documentos aparecem a cinzento e sem opção de envio?
Porque é que alguns documentos aparecem a cinzento e sem opção de envio?
Nem todos os documentos requerem exportação ou envio oficial. Por exemplo, um comprovativo de pagamento pode ficar marcado como «não requerido».
Posso consultar a lista no telemóvel?
Posso consultar a lista no telemóvel?
Sim. A interface foi redesenhada para ser responsiva, permitindo-te consultar documentos a partir de qualquer dispositivo.
Como distingo um recibo de um comprovativo de pagamento?
Como distingo um recibo de um comprovativo de pagamento?
O recibo é emitido pelo teu sistema de gestão ao registar um pagamento. O comprovativo de pagamento é normalmente gerado pela entidade bancária ou pela plataforma de pagamento como confirmação da transação.